-- Как тебе удается в ноябре приходить на занятия в белых брюках, не заляпанных снизу грязью?
Ну что сказать... Ведь не могла же я ответить, что они - просто единственные в гардеробе и я вынуждена их беречь. Мне тогда был 21 год, но я успела стать мамой. Училась на очном отделении, но параллельно подрабатывала репетитором. У меня был (и есть) любимый человек, но он тогда служил в армии. Я была обременена кучей забот, но хотела иметь время и на естественные для юности развлечения.
И именно поэтому я приходила на учебу в чистых брюках даже в дождливый ноябрьский питерский день. Всего лишь выходила из дома сильно заранее: чтобы идти спокойно, обходя лужи. Я училась планировать время.
Тогда еще не было интернета, и мне приходилось выстраивать свою систему методом проб и ошибок.
Теперь у нас - море возможностей: книги, ресурсы во Всемирной паутине. Казалось бы, всё в наших руках! Но в таком объеме можно и потонуть. Что со мной в итоге и произошло. Перепробовав по тайм-менеджменту всё самое нашумевшее - от женских систем планирования до Глеба Архангельского - я зашла в тупик. И практически возненавидела ежедневники. Гора которых теперь покоится в нашей первой квартире и уже пытается вырасти в новом доме.
Моя тяга к планированию прошла несколько стадий: от фанатичной приверженности неофита до полной анархии дауншифтера.
Так было, пока мне не встретилась книга Стивена Кови "7 навыков высокоэффективных людей". Где вскрылся главный секрет: я просто не умею планировать, потому что застряла на 3 уровне. А есть еще четвертый!
1. Первый уровень планирования. Списки и памятки
О нем я уже писала тут:
Как научиться планировать? Начнем со списков
2. Второй уровень планирования. Ведение ежедневников
Этот способ многим знаком. Мы просто распределяем дела по категориям и разносим их по дням недели.
Я начинала с ежедневника в обычном школьном дневнике: вместо названия предметов писала категорию (например, Дом, Работа, Дети, Красота), вместо домашних заданий - саму задачу, в графе с отметкой ставила галочку✔, крестик ❌ или стрелку ➡ (перенос).
Затем пользовалась датированными и недатированными ежедневниками, а также авторскими изданиями (того же Глеба Архангельского и разных представительниц Флайледи).
Однако с каждым днем объем важных и срочных задач словно только вырастал. И получается, будто не ты сам управляешь делами, а они управляют тобой. И ты живешь как белка в колесе. Периодически срываешься и забрасываешь ежедневник куда подальше. Но потом опять к нему возвращаешься, ведь иначе - совсем хаос.
3. Третий уровень планирования. Приоритеты
Помню, как узнала о том, что делам на день можно присваивать приоритет: ставить буковки A, B, C. И в первую очередь делать то, что обозначено А - дела первостепенной важности.
Постепенно я заметила, что удовлетворения и такой подход не приносит. Потому что сначала делаешь срочные дела, навязанные расписанием, экстренными ситуациями, горящими сроками и чем-то забытым. И только потом руки доходят до других задач, которые откладываются и откладываются до бесконечности. Ведь кто же, например, возьмется рисовать картину для собственного удовольствия вместо того, чтобы везти ребенка на тренировку?
И я уже похоронила идею эффективного планирования. Пока вдруг не встретила у Кови теорию о квадратах.
4. Четвертый уровень планирования. Еженедельное, с акцентом на квадрат II
Для иллюстрации использую собственную работу:
Расшифровка написанного на этих квадратах - тут, чтобы не повторяться:
Как научиться планировать? Начнем со списков
Все дела можно классифицировать по двум критериям:
✔ важность;
✔ срочность.
Честно признаюсь: была уверена, что важные срочные дела - это именно то, на чем нужно делать упор. Ведь если не сдашь вовремя работу, не встретишь сына после занятий - последствия не заставят себя ждать.
Каково же было мое удивление, когда Кови предложил сместить акцент на квадрат с несрочными, но важными делами. Уделяя больше времени этим задачам, мы в итоге сводим к минимуму вероятность появления дел в квадрате I. Например, если заранее позаботиться о графике или выстроить отношения в семье, то забрать ребенка с занятий можешь не только ты.
Пример дел, которые относятся к квадрату II:
- выстраивание отношений;
- написание личной миссии;
- долгосрочное планирование;
- физические упражнения;
- профилактика;
- подготовка.
Почему сосредоточенность на квадрате II помогает уменьшить в итоге количество дел в квадрате I? Потому что авральные ситуации становятся реже.
Простой пример:
Просыпаетесь вы утром, а колени болят так, что ногу на пол не поставишь. Приходится отменять работу, ехать к врачу и заниматься лечением. Это - срочное дело? Да, еще какое! Это - важное дело? Вне всяких сомнений!
И вот мы потеряли несколько тысяч рублей (если не десятков) и несколько рабочих дней. Потому что вынуждены заниматься делом из квадрата I. Повышает ли это нашу эффективность? Ни на грамм.
А если бы мы уделяли внимание профилактике - ездили на велосипеде, практиковали даосскую ходьбу, пили достаточно воды - необходимости бежать к врачу и выпадать на несколько дней из жизни не возникло бы.
Делать физические упражнения - это срочное дело? Нет. Вот почему многие и откладывают посещение спортзала или даже обычные прогулки. Ведь некогда же. А делать физические упражнения - важное дело? Да. И такая профилактика повышает нашу эффективность.
Квадраты III и IV
Нужно всеми силами отучать себя от привычки хвататься за такие дела. Как говорит Кови:
живите к северу от линии в матрице времени. То есть в квадратах II (преимущественно) и I (выборочно).
Часто люди думают, что вместо квадрата III находятся в квадрате I. И принимают за важное и срочное дело, например, телефонный звонок. Прерывают ради ответа разговор с близким человеком или отрываются от важного дела по работе.
На самом же деле телефонные звонки - это чаще всего пожиратели времени, хронофаги. Возвращаясь вечером домой, есть смысл отключить звук в телефоне. Всегда можно перезвонить человеку или ответить ему сообщением - это в большинстве случаев не приведет к катастрофе, если только речь не идет о чем-то экстренном. А вот время, проведенное в общении с сыном, без отвлечения на внешние раздражители - это ценное дело в квадрате II, которое укрепляет отношения, пополняет эмоциональный банк доверия и избавляет от многих неприятных ситуаций в будущем.
Что еще может относиться к бестолковым делам в квадрате III:
- сообщения, уведомления, электронные письма;
- составление бюрократических отчетов;
- незапланированные визиты;
- пустые совещания для галочки;
- всё, что отвлекает нас и сразу занимает внимание.
Про квадрат IV, наверное, ничего не нужно добавлять? Это просмотр телевизора, бесцельный серфинг в интернете, треп в соцсетях и прочее.
Как планировать дела для квадрата II
И тут наступает новый ступор. Какие же дела считаются несрочными и важными? Как же их планировать, если они - не горят? Мы так привыкли заносить в ежедневник то, что надо обязательно сделать к определенному сроку.
Чтобы научиться управлять временем, акцентируя внимание на квадрате II, нужно вернуться к ролям:
Как найти смысл жизни? 5 шагов
У каждого из нас есть свои основные функции в жизни. У меня, например, их - 9. Не жизней, конечно, а ролей. 😆
И Кови предлагает, ориентируясь на личную миссию и роли, планировать неделю. И вести не ежедневник, а органайзер.
Как запланировать неделю в соответствии с ролями?
Напишите по каждой из них не более 2-3 задач, рассчитанных на перспективу. Еще более ценный совет: какие 2 дела, выполняемые ежедневно, могли бы изменить вашу жизнь через год? Помню, как тогда я ответила: вставать в 6 утра и писать каждый день по странице для книги.
Какие дела по ролям могут относиться к квадрату II на неделю. Например:
Для роли Хозяйка:
✔ Сделать эскизы цветника для сада (это позволит потом не получить дела из квадрата I, когда придется спасать растения, посаженные в неподходящем месте).
✔ Подобрать ткань для штор (это позволит не потратить лишние деньги и нервы, когда придется в спешке оформлять окно перед приездом гостей).
Написав по 2 дела для каждой роли, я проставляю справа цифры по порядку. И затем разношу эти цифры по дням недели.
В итоге получается, что каждый день вы делаете как минимум одно дело из квадрата II. Постепенно входите во вкус и начинаете замечать результаты: нет прежней загруженности всякими срочными делами, удалось решить больше задач из категории "давно желаемое". И в итоге вы ловите себя на том, что занимаетесь любимыми вещами, налаживаются отношения с близкими, и в целом во всех сферах словно происходит сдвиг с мертвой точки.
Вот так обычно выглядит мое недельное планирование. Формат я выбрала самостоятельно, с опорой на предложенное у Стивена Кови. В других статьях я расскажу, почему составила именно такой вариант.
Уход от ежедневного планирования к еженедельному для меня был настоящим "сдвигом парадигмы", как говорит Кови. То есть полной переоценкой взглядов на планирование в принципе.
Я пока недолго еще следую матрице управления временем по квадратам. Но хочу сказать, что впервые за свои 40 лет обнаружила себя, исполняющую собственные мечты.
Желаю успехов и вам! Продолжение следует...
***
Понравилась статья? Нашли в ней что-то полезное или новое? И вы в ответ можете сделать для меня многое:
✔ поставить лайк 👍;
✔ поделиться в соцсетях;
✔ подписаться на канал.
Всё это - совершенно бесплатно и помогает развивать блог.
Материалы по теме:
Как найти смысл жизни? 5 шагов
Что делать, если все не так, как хочется?
Как перестать винить всех вокруг и начать жить? О проактивности
