Знания - это сила, в том числе, в управлении персоналом. Грамотная адаптация - залог успешного прохождения испытательного срока.
Сотрудник должен на каждом этапе понимать, какие задачи он должен выполнять и иметь для этого все инструменты, основной из которых - информация.
Есть вполне конкретный перечень того, что должен узнать сотрудник после выхода на новое место работы.
Информация о коллективе
- Оргструктура. Даёт общее понимание о разделении функций между сотрудниками и зонах ответственности. Если ещё не нарисовали организационную структуру, обязательно сделайте - это поможет сэкономить время на разъяснениях, кто и чем занимается.
- Представление и знакомство. Представление сотрудника, очная или онлайн встреча - это обязательный пункт адаптации. Показать дружелюбие и открытость по отношению к новому сотруднику - значит заложить фундамент его адекватных отношений с коллективом в будущем.
Корпоративная культура
- Общие правила общения. Обращаться на "ты" или на "Вы", можно ли обращаться напрямую к руководителям компании, общий стиль общения - определяют дальнейшую коммуникацию с коллегами.
- Корпоративные мероприятия. Это отличная возможность для новичка интегрироваться в коллектив, а для компании - повысить его лояльность.
- Бонусы/"плюшки". Если сотрудник получает полис ДМС, абонемент в фитнес-клуб или на курсы английского языка после успешной адаптации, нужно организовать ему пробное занятие или показать эти преимущества, чтобы у появился дополнительный мотив успешно пройти испытательный срок.
Режим работы и отдыха
- Часы работы. Фиксированные они или нет для разных должностей важно знать, чтобы понимать, будут ли отвечать коллеги в неурочное время.
- Отпуск. ТК РФ регулирует этот вопрос, но специфика работы компании может определять нестандартные сроки отпусков (например, нежелательно брать в отпуск в декабре, т.к. это пик сезона).
- Больничные, отгулы. Работодатели определяют политику по поводу пропусков работы по состоянию здоровья и иным причинам по-разному. Важно дать разъяснения, что и непредвиденные ситуации компания понимает и учитывает.
- Праздники. Нужно ли быть на связи в праздники, назначаются ли дежурные - важная информация, необходимая для планирования личной жизни сотрудников.
Бытовые вопросы
- Офис. Если компания не удалённая, то нужно произвести экскурсию по офису и офисному зданию, чтобы сотрудник самостоятельно ориентировался и не терял время на поиск уборных, принтеров и пр.
- Чай, кофе, печеньки, фрукты. Перекусы - это дополнительное топливо, которое помогает переключаться и отдыхать от задач. Поэтому подобными, казалось бы, пустяками не стоит пренебрегать.
- Точки питания. В первые недели работы новички часто нарушают режим питания из-за стресса, множества задач и общей турбулентности. Важно помочь сотруднику наладить этот процесс. Также совместные обеды - это отличный способ познакомиться с коллективом.
Внутренние и внешние коммуникации/IT
- Корпоративные порталы, CRM и ERP- системы. Если у компании есть полноценная информационная система, важно интегрировать сотрудника, обозначив при этом правила работы в системе.
- Чаты. Компании по-разному решают вопрос оперативного общения, иногда с помощью чатов в мессенджерах. С одной стороны, это хаотично, с другой стороны, даёт возможность быстро решать вопросы.
- Task-менеджеры. Проектные команды, как правило, отслеживают прогресс в выполнении задач в системах типа Trello, Asana и пр. Задачи по изучению материалов и адаптации тоже нужно сразу добавлять, чтобы сотрудник привыкал к трекингу задач.
- Email и телефония. Чаще всего это интегрировано в корпоративные системы, но, если это не так, то нужно предоставить корпоративную почту и телефон, в том числе в целях обеспечения информационной безопасности.
Информация, касающаяся непосредственных функций сотрудника
- База знаний. Если сотрудник пришёл на позицию менеджера по продажам, ему необходимо предоставить Книгу продаж (инструкции, скрипты, карты рынка и прочие сведения, необходимые для понимания техники продаж продукта). Если сотрудник связан с IT, то ему необходима техническая документация по информационным системам, с которыми ему придётся работать. И так с каждым специалистом - ему нужна база знаний.
- Наставник. Очень важно, чтобы у новичка был наставник, т.е. человек, который сможет ответить на профильные вопросы. Это может быть руководитель подразделения или опытный сотрудник, который прошёл адаптацию и понимает процессы и их тонкости.
Финансовая дисциплина
- Зарплата и система мотивации. Когда и в какой пропорции начисляются деньги, нужно ли оформлять карту в зарплатном проекте конкретного банка, каким образом происходит расчет бонусов (это необходимо обговаривать на финальном собеседовании и фиксировать в job offer, но не будет лишним озвучить ещё раз) - всё это должно быть максимально прозрачно для сотрудника.
- Согласование договоров и оплата счетов. Каким образом, в какие сроки и кто согласовывает договоры и оплаты - важнейшие пункты, влияющие на скорость основным бизнес-процессов компании. Это касается и договоров с клиентами, и с поставщиками, т.к. деятельность сотрудника может быть связана и с теми, и с другими.
- Командировочные и представительские расходы. Безусловно, есть законодательство, регулирующее данные аспекты. Но некоторые компании выплачивают командировочные выше нормативов. Также важно понимать командировочные стандарты по проживанию, перелётам и оформлению, особенно если нет отдельных менеджеров, которые этим занимаются, а специфика работы нового сотрудника предполагает частые командировки.
