Чаще всего CRM в компаниях применяется для продаж. Как по опыту, так и по статистике. Интернет — не врёт.
Но, понимая сущность CRM-систем, а также пообщавшись по своей профессиональной деятельности со многими владельцами и руководителями компаний, могу заявить: CRM, с не малой для компании выгодой, может применяться далеко не только для продаж.
Например, с помощью CRM-системы можно автоматизировать процесс закупа для собственных нужд. В этом случае некоторые привычные для нас в CRM сущности, такие, как Сделка и Компания клиента, поменяют для нас свою суть. Называться они будут также: Сделка и Компания клиента, но мы будем понимать под ними в воронке закупа — Предложение на закуп от поставщика и Компанию поставщика.
Чтобы отделить клиентскую базу от базы поставщиков, нужно в наборе свойств для сущности Компания задействовать свойство Тип компании, чтобы можно было помечать каждую новую компанию — кто она, клиент или поставщик.
Далее мы создаём новую воронку закупа, исходя из существующих в реальности компании-заказчика рабочих процессов по согласованию счетов на оплату и закупа чего-либо для нужд компании. В каждой компании этот процесс будет выглядеть по-своему и состоять из своего набора этапов.
Стадии сделки (стадии обработки предложений на закуп от поставщиков) могут быть, как вариант, такие:
- Запрос сформирован
- Запрос разослан поставщикам
- Предложение получено
- Отобран к согласованию у начальника МТО (материально-техническое обеспечение
- Передан на согласование Ген. директору
- Счёт подписан
- Счёт запланирован в бухгалтерии
- Оплачен
- Заказ в работе у производителя
- Отправлен ТК (транспортной компанией)
- Доставлен на наш склад
- Сопроводительная документация подписана
- Сопроводительная документация отправлена
Внутри самой сделки (предложения/счёта на закуп) для этой воронки нужно также предусмотреть специальные свойства, такие, как:
- № счёта (текст)
- дата счёта (дата)
- скан счёта (файл)
- 100% предоплата (да/нет)
- плановая дата доплаты (дата)
В скобках указан тип свойства. Свойство 100% предоплата (да/нет) нужно для отметки тех счетов, оплата по которым будет разделена на предоплату и доплату, по умолчанию оно должно быть со значением «да».
Помимо видимой части, которую мы уже обсудили, воронка закупа также должна иметь некую скрытую часть, отвечающую за автоматику продвижения предложений/счетов на закуп по воронке от стадии формирования запроса и до оплаты, и даже до отгрузки оплаченного товара и подписания закрывающих документов.
У разных CRM разные возможности автоматизации, можно даже доавтоматизировать закуп до такой степени, что сделку не надо будет перемещать вручную от одной стадии к другой — вручную менеджеру по закупу надо будет только инициализировать процесс, то есть создать новую сделку в первой стадии, дальше — всё сделает автоматика:
- CRM напомнит менеджеру через заданное время, что по сформированному запросу надо получить подтверждения от начальников соответствующих отделов,
- Из согласованного всеми запроса на закуп появится задача — разослать запросы счетов по поставщикам,
- Затем появится задача на выбор счёта к оплате,
- Запустится бизнес-процесс по согласованию выбранного счёта у начальника отдела МТО — он получит соответствующее задание — согласовать или отклонить с комментарием,
- Затем бизнес-процесс перейдёт на следующий шаг — согласование у Генерального директора,
- Затем соответствующее задание получит бухгалтер...
И так далее, автоматикой CRM мы сопровождаем наш счёт на каждом этапе работы с ним и всё это время сделка сама может перемещаться по стадиям после совершения действия ответственных лиц, например после закрытия задачи. Таким образом, с качественно настроенной в CRM воронкой закупа в компании ничего не забудется, а если забудется, то сама система напомнит об этом.
Возможна также и настройка отчётов по закупу: чего и сколько компания закупила за тот или иной период времени, да ещё и с разбивкой по категории номенклатуры, поставщикам, ответственным за закуп менеджерам и так далее.
На всякий случай упомяну ещё раз, что в разных CRM глубина возможной автоматизации процессов — отличается.
Какие ещё не продажные воронки могут быть настроены в CRM, читайте в этой статье.
Используйте вашу CRM на полную мощность не только для продаж, но также и для автоматизации других повседневных процессов.
