Большинство из нас живет в ритме, который вряд ли покажется спокойным и гармоничным. Цейтноты и авралы, сетования на нехватку времени – ежедневный вызов, с которым мы вынуждены справляться, каждый в меру своих способностей и возможностей, а их, к сожалению, хватает не всегда. Состояние «все валиться из рук, по той причине, что руки эти пытаются объять необъятное», конечно, не способствует росту личной эффективности.
Напряжение, эмоциональное и физическое, отрицательно сказывается на продуктивности. В результате мы быстрее переутомляемся и чувствуем апатию вместо прилива энергии.
Пребывание в постоянном стрессе может вести к синдрому хронической усталости. Верное средство в борьбе с такой дезорганизацией – управление временем.
Успешные люди временем управляют
Продуктивность и успеваемость синоним успешности. Люди, которые добиваются успеха, не только много работают – они многое успевают. Продуктивность есть результат, процесс лишь путь к достижению результата. Потому все начинается с принятие решения повысить производительность. Такое решение поможет избежать бесполезных временных затрат.
Повторение действий успешных личностей – ключ к успеху и формированию новых полезных навыков по управлению временем. Правильно распределять время – вот секрет высокой эффективности. Научитесь правильно расставлять приоритеты в рамках рабочего дня и сможете избежать незавидной участи заложника карьеры, а и то собственного дела.
Четкие планы – залог свободного времени
Главные инструменты планирования – шариковая ручка и блокнот с перечнем задач, выполнение которых ведет к задуманной цели. Полагаться на память не стоит – люди слишком часто теряют чувство времени, подводит так же склонность откладывать на потом неприятные дела, успокаивая себя, что время еще есть. Список же не даст сбиться с пути и запудрить себе мозги – сверяясь с ним, вы четко будете видеть, какие задания выполнены, а какие ждут своей очереди.
Привыкайте заносить задачи, срочные и не очень, в ежедневник и в первый же день работы с ежедневником, ваша производительность повыситься ровно на четверть. Каждый вечер посвящайте определенное время, чтобы обдумать, чем вы займетесь завтра, с чего день начнете и как закончите.
Такие списки – не святая корова, они могут и должны корректироваться вами же. Вносите в список новые задачи, учитывая срочность их выполнения и относительную важность.
Справились с очередной задачей из списка? Отлично! Смело ее вычеркивайте и наслаждайтесь приливом энергии и энтузиазма – ведь очередная веха на пути к цели пройдена.
Порядок планирования таков: от большего, того, что требует времени и усилий, к меньшему, с чем можно справиться за меньшее количество времени, возможно, даже играючи. Для выполнения каждой задачи назначайте фиксированные сроки.
Если задача требует больших временных и умственных затрат, разделите ее на подзадачи. Такая методика называется деревом решений – дерево символизирует поставленную задачу или возникшую проблему, а вот ветви являются подзадачами. Разветвлять можно до бесконечности, но как только придете к варианту, который будет прозрачен и предельно прост, остановитесь и принимайтесь за дело.
Возможно вы слышали о правиле 10/90, согласно которому всего 10% времени, потраченного на планирование перед тем, как приступить к выполнению задачи, обеспечит экономию времени выполнения на 90%.
Искусство расставлять приоритеты
Время, потраченное на выявление первостепенных задач, не считается потраченным. Ясность в понимании и расстановке приоритетов обеспечивают необходимую гибкость списку задач.
Критерием при расстановке приоритетов являются последствия, которые настигнут вас, как в случае выполнения задачи, так и в случае невыполнения. В первом это будут приятные последствия, во втором – отрицательные, в крайнем случае, пагубные. Чем серьезнее последствие, тем весомее задача в списке, и она не простит, если вы вдруг решите сдвинуть ее на задний план.
Простой метод планирования АБВГД прекрасно подойдет при присваивании приоритетов поставленным задачам. Задача А – задача исключительной важности, Б – задача рангом пониже, а вот буквой Д отмечают задачи незначительные.
Целенаправлен и сосредоточен
Два принципа – целенаправленности и сосредоточенности – означают, что вы начинаете с решения архиважных задач, обозначенных буквой А. Не позволяйте себе сбиться с курса, действуйте последовательно. Если будете бросаться от первостепенных задач к второстепенным уподобитесь старухи, оставшейся у разбитого корыта. Выполнять задачи следует в таком порядке:
Безотлагательные и важные.
Важные, но могут подождать.
Ждать не могут, но не настолько важны.
Могут подождать и не важны.
Проглотить горькую микстуру
Если этому суждено случиться, то так тому и быть – глотайте горькую микстуру, не скрывая отвращения, но делайте это честно.
Речь идет о делах, при мысли о которых волосы на затылке дыбом встают. Как правило, дела эти важны в той же степени, что и противны. С ними надобно разбираться сразу же, несмотря на то, что волосы на затылке шевелятся и во время выполнения.
Берись и делай – принцип, который поможет справиться с нелюбимыми делами без промедления и избежать ненужного напряжения.
Вежливое вовремя сказанное «нет» лучше неискреннего «да»
Отказывать надо учиться – делать это необходимо, коль скоро вы хотите распоряжаться своим временем. Такт – главное в искусстве говорить «нет».
Помните – вы отвергаете не человека, а всего лишь его просьбу. Отказ должен быть обоснован.
Следите так же за пожирателями времени – ими считаются занятия, которые отнимают много времени, но не способствуют вашему продвижению на пути к намеченным целям.
Порядок на столе – порядок в делах
Работа за столом, загруженным бумагами и канцелярскими принадлежностями можно, но работа в этом случае будет менее продуктивной. Документы следует разбирать своевременно, сортируя их по папкам и полкам. Дабы не пришлось тратить время на поиски нужных договоров или счетов.
Могу то, что могу
Делать все, что от вас зависит – важно, еще важнее – не пытаться исправить то, что зависит не от вас. В. Леви сравнил время с одеялом, которого вполне достаточно, чтобы укрыться им целиком. Не совершайте ошибку многих – не пытайтесь разорвать одеяло на кусочки, чтобы заткнуть дыры, из которых дует.
Эффективность это не только следование принципам тайм-менеджмента, но и уход за собой, любимым. Следите за своим здоровьем, правильно питайтесь, живите активно, общайтесь с друзьями и родными.
В общении с близкими нет никакой конечной цели – есть процесс, им надо уметь наслаждаться, привнося в жизнь как можно больше самой жизни.
Тайм менеджментом мы занимаемся, чтобы в итоге у нас было больше свободного времени, которое можно было бы провести с родными.
