В настоящее время навык делегирования требуется не только исключительно для руководителей среднего и высшего звена, но и для большинства сотрудников. Что он в себя включает, как и зачем его развивать – читайте в сегодняшнем посте.
А если хотите узнать больше о мягких навыках и развитии карьеры, подписывайтесь на наш телеграм-канал.
Умение управлять людьми и ресурсами – целое искусство. Но главным его компонентом является навык делегирования. Не путайте его с простым перекладыванием своей работы на других людей - это не наш метод :)
Что такое делегирование?
В английском языке есть 2 похожих термина - delegation и allocation.
Первое - это делегирование в чистом виде: когда вы распределяете какую-то задачу, которую дали именно вам и за результат выполнения которой отвечать будете тоже вы, на других людей. Это обычно характерно для взаимоотношений "начальник - подчиненный".
Второе понятие, allocation, - это распределение задач между людьми в команде, когда за результат отвечает вся команда. Например, это консалтинговые проекты, подготовка к докладам в университете и пр.
Идеальная ситуация, к которой нужно стремиться в любой работе с людьми, - когда все понимают конечную цель работы целой команды, знают свою зону ответственности и выполняют свои задачи, получая обратную связь. Это называется грамотным делегированием.
Данный навык подразумевает умение эффективно распределять имеющиеся ресурсы, в том числе и трудовые, тогда, когда этого требует ситуация.
Почему это важно?
Почему этот навык так важен как при трудоустройстве, так и в повседневной жизни? На это есть несколько причин.
Важность делегирования для руководителей
Любой руководитель в идеале должен мыслить как бизнесмен. О чем идет речь?
Если вы самостоятельно выполняете все задачи, когда-то у вас закончится время, потому что у вас есть 24 часа в день и 7 дней в неделю. Вам нужно спать, есть, отдыхать и пр.
Например, вы делаете мягкие игрушки вручную. Сколько игрушек вы можете сделать за день? Не больше 1-2. Соответственно, даже при работе 7 дней в неделю за месяц вы сможете сделать не больше 60 игрушек. Дальше вы упираетесь в свой потолок.
В этой ситуации вы - ремесленник. Напротив, бизнесмен делегирует свои задачи по производству и продаже игрушек, платя другим людям деньги. И его бизнес растет до 100 - 1 000 - 10 000 игрушек в месяц.
А что же с руководством людьми?
Если вы уже являетесь руководителем или претендуете на эту должность, делегирование становится неотъемлемой частью вашей повседневной работы.
От успешного руководителя ожидается рациональное распределение задач, чтобы самому сосредоточиться на более глобальных делах, а также чтобы сформировать у подчиненных качественный профессиональный опыт.
Если руководитель будет брать на себя значительное большинство поставленных задач, работники, находящиеся в его подчинении, не получат необходимый опыт и не смогу развивать и совершенствовать свои профессиональные навыки.
Важность делегирования для работников
Многие компании при трудоустройстве нового сотрудника рассчитывают на его продвижение по карьерной лестнице, и в сотруднике с потенциалом видят будущего руководителя.
Таким образом, правильное делегирование в коллективе проверяет способности работников к управлению, развивает инициативность и готовность к решению разносторонних задач, которые понадобятся впоследствии для карьерного роста.
Важность делегирования в повседневной жизни
Навык делегирования важен не только в профессиональной среде. Его также можно и нужно уметь применять для решения ежедневных задач, с которыми сталкивается каждый.
Самый простой пример - приготовление еды на завтрак, обед и ужин. Ни для кого не секрет, что готовка зачастую отнимает слишком большое количество сил, времени и денег. Как в этом случае эффективнее применить имеющиеся ресурсы и с помощью навыка делегирования оптимизировать их?
Рассчитайте стоимость вашей трудовой силы в час (исходя из вашей текущей заработной платы), и если полученная цифра выше стоимости еды, купленной в сервисе доставки, смело делегируйте! Так в долгосрочной перспективе вы сэкономите свои денежные, трудовые и жизненные ресурсы. Попробуйте воспользоваться этим правилом и посмотрите, как оно будет работать!
Почему не все делают это?
Множество предубеждений зачастую препятствует эффективному применению данного навыка на практике. Мы выбрали топ-4 самых популярных.
1. Я лучше сделаю работу сам: это быстрее и надежнее.
Это характерная черта для любой групповой задачи, когда в группе есть один неформальный лидер. Он чувствует свою ответственность за результат и часто думает, что остальные члены команды не так уж мотивированы/умны/способны.
В результате, он взваливает на себя все возможные задачи, отдавая только самые простые своей команде.
2. Я не смогу контролировать ситуацию.
В целом, это утверждение довольно справедливо: если вы выполняете какую-то задачу не самостоятельно, вам тяжелее контролировать ситуацию.
Но на практике, если вы выполняете слишком много дел, вы также перестаете контролировать качество - ресурсы мозга ограничены.
3. Я не знаю, какие задачи и в каком объеме можно делегировать.
Часто люди понимают, что "зашиваются" и им нужно делегировать часть дел другим. Но в результате все задачи кажутся важными и уникальными, а еще очень сложными.
И тут вы видите, что у Маши на завтра куча других дел, а Петя вообще уезжает в командировку, Ваня заболел, а Ира итак выполняет какую-то часть проекта. И вы снова решаете сделать все в одиночку.
Хорошая новость состоит в том, что делегирование - это такой же навык, который можно и нужно развивать. Страхи и предубеждения действительно мешают оптимально оценить объем работы и эффективно распределить среди исполнителей, но по мере наработки опыта от них можно избавиться.
Делегировать нельзя выполнить самому - где правильно поставить запятую?
Общее правило – делегировать можно любую задачу, если до этого исполнитель справился с аналогичной не менее, чем на 65-70%.
Лучше всего не делегировать:
- Задачи, связанные с мотивацией (руководитель/неформальный лидер сам должен уметь правильно мотивировать сотрудников);
- Узкоспециализированные задачи, а также задачи, требующие риска;
- Стратегические задачи (планирование долгосрочной стратегии – это непосредственная работа руководителя).
Пять шагов к эффективному делегированию
1) Делегируйте задачи постепенно.
Эффективное делегирование – процесс планомерный. Следует не только выбрать сотрудника с нужной компетенцией, который справится с поставленной задачей, но и выделить время, чтобы доходчиво ему объяснить объем предстоящей работы. Также разбивайте делегирование на этапы, чтобы не нагружать исполнителя сразу масштабным проектом.
2) Не забывайте делегировать ответственность.
Даже если это небольшое задание, подчиненному всегда важно осознавать, что ее выполнение находится полностью в его зоне ответственности. Такой подход способствует тому, что исполнители чувствуют свою значимость и серьезнее подходят к выполнению своей работы.
3) Обозначьте конкретный результат.
Один из ключевых моментов в делегировании – четкое представление ожидаемого результата. Все сотрудники должны понимать, что и в каком объеме от них ожидается. Для этого нужно уметь грамотно и четко донести до каждого, какой результат вы хотите получить.
4) Обеспечьте возможность обратной связи.
У исполнителей всегда должна быть возможность обратиться к руководителю при наличии проблемы. Своевременная консультация по неоднозначному вопросу поможет в будущем сэкономить время и ресурсы для его исправления.
5) Ненавязчиво контролируйте исполнение.
Делегирование предполагает доверие - руководитель не должен (и не обязан) ежедневно требовать отчетов о выполнении задач. Тем не менее, можно выбрать оптимальные промежутки времени (раз в неделю), когда исполнители будут кратко отчитываться о проделанной работе.
Напоследок – подборка полезных материалов, чтобы вы могли узнать о навыке делегирования немного больше.
1. Брайан Трейси «Делегирование и управление»
Из книги от мирового эксперта вы узнаете о правильной постановке задач, основных принципах делегирования, а также о том, как освобождать время для личного профессионального развития. Книга написана простым языком, что позволяет сразу пробовать советы на практике.
2. Мария Урбан «Успех чужими руками. Эффективное делегирование полномочий»
В этой книге рассказывается о процессе делегирования, анализируются распространенные ошибки, приводятся советы и рекомендации. После прочтения, вы посмотрите на делегирование с двух сторон: как на развитие личной эффективности, и как на повышение компетентности подчиненных.
3. Сергей Потапов «50 уроков на стикерах. Лучшая книга по делегированию полномочий»
Известный российский бизнес-тренер и ментор на практических примерах учит делегированию. После прочтения не остается сомнений в том, что без делегирования невозможен карьерный рост.
4. Видео-лекция в игровом формате на тему отличия делегирования от простого распределения задач.
Главный наш совет - не бойтесь делегировать!
PS: по некоторым причинам мы не можем добавить в эту статью Youtube видео с анекдотом про делегирование полномочий, рассказанным Радиславом Гандапасом на одной из лекций. А жаль, ведь в нем неплохо раскрыта опасность отсутствия делегирования :)
