В интервью CFO Russia Елена рассказала о том, как проходит анализ отклонений от целевого платежного процесса в ее компании.
Как проходит анализ отклонений от целевого платежного процесса в Tele2?
Мы задаем параметры целевого процесса и дальше отталкиваемся от него. Смотрим количество отклонений, их процент, причины, частоту по конкретным видам платежей. Можем также анализировать по другим критериям – например, по регионам: процент отклонений, материальность и так далее в зависимости от цели анализа.
На основе анализа к целевому процессу формируем список возможных исключений, чтобы впоследствии не анализировать эти виды отклонений, либо анализировать менее пристрастно.
Если отклонение не обосновано, мы проводим более глубокий анализ: рассматриваем причины с привлечением непосредственных участников процесса и выясняем, как нам его «выровнять». Затем в зависимости от результата мы либо включаем те или иные отклонения в перечень разрешенных, либо «чиним» сам процесс при помощи технического и административного контролей.
С какими сложностями вы сталкиваетесь при проведении анализа?
Основная сложность – выявление отклонений, которые сложно объяснить в рамках согласованных процессов компании. В этом случае нужен более глубокий анализ причин, условий и работы с бизнесом. Приходится отслеживать процесс до первого шага, общаться с исполнителями. Некоторые платежи могут быть часто повторяющимися, но не регулярными. Тогда нам нужно определить также их цикличность.
Более глубокий анализ всегда сложный и трудозатратный. Мы стараемся отталкиваться от больших рисков максимальных отклонений и в первую очередь закрывать их. Если отклонения нематериальные, мы оставляем их для последующего анализа. За них беремся только после того, как закроем крупные направления и риски.
Есть ли у вас инструменты для анализа отклонений от целевого платежного процесса?
Нам предложили опробовать Celonis – специальное ПО для анализа автоматизированных процессов, которое работает на данных системы. Для тестирования мы выбрали платежный процесс, поскольку его максимально автоматизировали и регламентировали. Пилот отлично показал себя на небольшом объеме платежей и на нескольких филиалах. Мы решили приобрести этот инструмент и сейчас настраиваем его для полноценного анализа процесса.
Задать свои вопросы Елене и узнать больше об опыте Tele2 вы сможете на Второй конференции «Автоматизация корпоративного казначействa», которая состоится 20-21 сентября 2018 года в Москве.
Анастасия Алешина, CFO Russia