Практически каждая компания в своей деятельности задействует основные средства, будь то оборудование, техника или здания. В этом материале мы подробно разберем, что именно относится к основным средствам, какие существуют виды ОС и каким образом рассчитывается амортизация для правильного отражения расходов. На конкретном примере обращения клиента покажем, как оформить поступление основных средств в программе 1С:Бухгалтерия, как учитывать амортизацию и какие бухгалтерские проводки формируются в системе.
Что такое основные средства?
Согласно ФСБУ 6/2020, утвержденному приказом Минфина РФ, к основным средствам относится имущество, которое используется в хозяйственной и производственной деятельности компании и способствует получению экономической выгоды. Иными словами, это объекты, благодаря которым бизнес может нормально функционировать, выполнять свои задачи и получать доход. Учет таких средств играет важную роль в организации финансового контроля, планировании расходов и амортизации, а также помогает своевременно оценивать необходимость ремонта, модернизации или замены оборудования. Правильное ведение учета ОС обеспечивает прозрачность финансовой отчетности и помогает принимать обоснованные управленческие решения.
Основные средства могут находиться в активной эксплуатации, участвуя в производственном или хозяйственном процессе компании, либо временно находиться в резерве, будучи законсервированными до момента необходимости их использования. Важно помнить, что для признания имущества основным средством оно должно планироваться к эксплуатации в течение не менее чем 13 месяцев. К основным средствам относят различные типы активов, которые организация использует для обеспечения своей деятельности и получения экономической выгоды:
Для целей налогообложения объект признается основным средством при начальной стоимости от 100 000 рублей (п.1 ст. 257 НК РФ). В бухгалтерском учете минимальную цену для ОС организация устанавливает самостоятельно (п.5 ФСБУ 6/2020).
Основные средства различают по нескольким признакам:
- по назначению: производственные или непроизводственные;
- по форме владения: собственные или арендованные;
- по применению: эксплуатируемые или находящиеся в запасе.
Все виды ОС учтены в Общероссийском классификаторе.
Группы основных средств
Все основные средства, независимо от назначения, распределяются по десяти амортизационным группам. Группы определяются сроком эксплуатации:
- краткосрочные — 1–2 года;
- долгосрочные — более 30 лет.
Именно на этот период начисляется амортизация и списывается в расходы для налогообложения прибыли.
Такой порядок закреплен в налоговом учете (ст. 258 НК РФ).
В бухгалтерском учете организация самостоятельно определяет сроки эксплуатации ОС, исходя из предполагаемого времени использования и износа (п. 9 ФСБУ 6/2020). Эти данные фиксируются в акте по форме ОС–1 и в инвентарной карточке по форме ОС–6. При этом могут возникать временные разницы между бухгалтерским и налоговым учетом (ПБУ 18/02).
После ввода ОС в эксплуатацию его срок службы можно увеличить, если проводится реконструкция, модернизация или техническое перевооружение. Новый срок фиксируется документально, при этом амортизационная группа и назначение объекта остаются прежними.
Если приобретённое ОС не попадает ни в одну амортизационную группу, руководитель или уполномоченный сотрудник устанавливает примерный срок его эксплуатации и фиксирует это документально.
Первоначальная стоимость основных средств
Для постановки ОС на учет необходимо определить его первоначальную стоимость. Она включает документально подтвержденные расходы на приобретение, строительство или изготовление объекта. Из этой суммы исключаются НДС и акцизы, за исключением случаев, предусмотренных п. 2 ст. 170 НК РФ. К затратам, формирующим первоначальную стоимость, относятся:
- цена приобретения;
- расходы на доставку и установку;
- затраты на монтаж и демонтаж;
- расходы на погрузку и разгрузку;
- затраты на пусконаладочные работы.
Начисление амортизации основных средств
Амортизация — это процесс постепенного переноса стоимости основных средств на расходы в течение срока их эксплуатации. Ее начисляют только организации и ИП на основной системе налогообложения, тогда как патентные режимы, упрощенка на доходах и самозанятые амортизацию не используют, поскольку расходы в их учете не отражаются.
Организации на УСН «доходы минус расходы» учитывают затраты на приобретение ОС согласно п. 3 ст. 346.16 и пп. 4 п. 2 ст. 346.17 НК РФ, при условии полной оплаты и начала эксплуатации объекта в производственном процессе.
Правильный учет основных средств обеспечивает корректный расчет налога на прибыль. Далее разберем, как отражать ОС в 1С:Бухгалтерии.
Как вести учет основных средств в 1С:Бухгалтерия
Рассмотрим учет основных средств на примере обращения пользователя 1С:Бухгалтерия. Сотрудника отправили в командировку, чтобы получить на заводе-изготовителе погрузчик и доставить его на предприятие автомобильным транспортом.
Пользователь проконсультировался с Scloud: нужно ли включать командировочные расходы в первоначальную стоимость основного средства и как отразить это в 1С:Бухгалтерия?
Специалисты Scloud пояснили, что сначала нужно определить, входят ли командировочные расходы в стоимость, по которой ОС принимается к учету. Поскольку сотрудник направлен в поездку по распоряжению предприятия, а цель командировки — доставка нового оборудования, такие расходы относятся к производственной необходимости и включаются в первоначальную стоимость.
На основании п. 1 ст. 257 НК РФ в первоначальную стоимость ОС включаются все расходы, связанные с его приобретением и доставкой. Поэтому командировочные затраты входят в учетную стоимость основного средства. Нужно оформить бухгалтерскую справку, где указать все дополнительные расходы, формирующие первоначальную цену, включая сумму командировочных.
Перед началом учета в 1С:Бухгалтерия нужно проверить, активен ли функционал работы с основными средствами. Перейдите по пути «Главное», затем «Настройки». После этого выберите «Функциональность», затем «Основные средства»и убедитесь, что функция включена.
Поскольку в нашем примере есть дополнительные расходы, погрузчик отражаем в учете с помощью документа «Поступление оборудования» на вкладке ОС и НМА. Документ «Поступление основных средств» использовать не следует, так как он предназначен для учета ОС без дополнительных расходов. Если покупка осуществляется с НДС, обязательно зарегистрируйте Счет-фактуру.
Создание номенклатуры возможно двумя способами. Первый способ — это заранее в разделе «Справочники», где вы выбираете «Товары и услуги» и «Номенклатура». Второй способ — во время оформления документа поступления.
После проведения документа о поступлении в 1С:Бухгалтерии автоматически формируются следующие проводки.
На основании проведенного документа о поступлении оборудования создайте документ с видом операции поступление дополнительных расходов.
Общую сумму дополнительных затрат внесите из составленной бухгалтерской справки. На вкладке «Товары» в документе наименование, стоимость и счета учета заполняются автоматически.
Проведите документ «Поступление доп. расходов» и проверьте по проводкам, на какой счет были отнесены дополнительные расходы.
Теперь можно принять ОС к учету через документ ОС и НМА — «Принятие к учету ОС». В шапке документа выберите подходящий вариант: просто принять к учету или сразу с вводом в эксплуатацию.
Обязательно заполните вкладки бухгалтерского и налогового учета. В бухгалтерском учете укажите способ начисления амортизации, срок использования ОС и счет, на который будет отнесена начисленная амортизация.
В налоговом учете укажите стоимость основного средства с учетом дополнительных затрат и срок эксплуатации по соответствующей амортизационной группе, так как сроки бухгалтерского и налогового учета могут различаться.
После принятия основного средства к учету формируются следующие проводки и записи по регистрам учета и начисления амортизации.
Начисление амортизации начинается с первого числа месяца, следующего после даты принятия ОС к учету. Проверьте выполнение операции «Закрытие месяца» в разделе «Операции».
Когда закрытие месяца завершится, наведите курсор на пункт «Амортизация и износ основных средств», в выпадающем списке выберите «Справку–расчет амортизации», чтобы просмотреть расчет.
В ходе эксплуатации ОС объекты не всегда функционируют идеально — они могут выходить из строя, требовать ремонтных работ, модернизации, различных улучшений, реконструкции или технического перевооружения. Правильное отражение этих операций в 1С позволяет вести актуальный учет, контролировать состояние имущества и планировать его дальнейшее использование, что особенно важно для поддержания эффективности работы компании и своевременного обновления оборудования.
Кроме того, основные средства периодически необходимо списывать с баланса компании. Причины выбытия могут быть разные: продажа, передача в подарок, моральный износ из-за устаревания оборудования или физический износ вследствие длительной эксплуатации. Каждое такое событие хозяйственной деятельности требует правильного отражения в программе 1С:Бухгалтерия. Корректное оформление операций позволяет поддерживать актуальный учет имущества, учитывать финансовые результаты, а также избегать ошибок в бухгалтерской и налоговой отчетности, что важно для контроля деятельности предприятия.
Так как в учете каждой операции есть свои особенности, рекомендуется обратиться за консультацией к специалистам Scloud. Они покажут, как правильно оформить документы в 1С:Бухгалтерия именно для вашего случая.
Это позволит минимизировать риск ошибок при ведении учета, которые могут быть обнаружены налоговыми органами при проверках, а также избавит от необходимости корректировать и подавать уточненные отчеты. Консультация специалистов помогает правильно оформить все документы в 1С:Бухгалтерия, учесть все нюансы операций с основными средствами и дополнительных расходов, что обеспечивает прозрачность и корректность бухгалтерского и налогового учета.
