Многофилиальная структура, большое количество объектов противопожарной защиты – территориально удаленных, со сложным оборудованием, и разрозненная бумажная документация – такими вводными обладал наш заказчик до проекта.
В статье рассказываем, как проходило внедрение "Системы безопасности и охраны труда" на базе 1С в части автоматизации пожарной безопасности:
- Как был автоматизирован учет по объектам защиты, а также обучения, инструктажи и противопожарные тренировки, хранение инструкций и подготовка отчетности по требованиям холдинга.
- С какими трудностями мы столкнулись в ходе проекта и как смогли их решить, чтобы система была запущена в промышленную эксплуатацию на предприятии с 15 тыс. сотрудников.
Предпосылки проекта автоматизации пожарной безопасности
Заказчик – многофилиальная организация с высокими требованиями к охране труда сотрудников из-за специфики своей деятельности. Численность персонала – порядка 15 тыс. человек.
Необходимость автоматизации пожарной безопасности у клиента назревала давно:
- Большой объём объектов защиты – не только административные здания, но и множество подконтрольных объектов с высокими требованиями к безопасности. Часть объектов защиты находится территориально удаленно. В состав каждого объекта защиты входит большое количество систем автоматики и технических устройств.
- Многие объекты защиты были запущены в эксплуатацию несколько десятилетий назад. За это время организация несколько раз претерпевала различные изменения, из-за чего не вся документация и информация, касающаяся объекта защиты, имелась у ответственного. Из-за большого количества объектов защиты такие упущения было невозможно отследить.
- Для каждого технического устройства существовал обязательный перечень регулярных мероприятий, которые требовали документального оформления.
- Каждое производственное отделение вело учет в текстовых и табличных документах, бумажных журналах, отсутствовал единый формат ведения учета. При различных вариантах ручного ведения большого объёма информации, она становится невозможной не только для контроля и проверки, но и для планирования.
Данные по пожарной безопасности непрозрачны, их сложно проверить, и ещё сложнее – организовать для объектов защиты проведение обязательных мероприятий и проверок.
Цели и задачи проекта
Цели проекта были сформулированы следующим образом:
- Цифровизация ведения учета – уход от текстовых и табличных документов;
- Консолидация данных в единой информационной системе;
- Увеличение прозрачности и проверяемости ведения учета.
- Автоматизация работы всех участников процесса;
- Сокращение трудозатрат и влияния "человеческого фактора";
- Оперативное и автоматическое получение управленческой отчетности по каждому объекту защиты.
Первой задачей стало формирование перечня объектов защиты и их состава.
Это не просто список с наименованием и адресом – для каждого объекта необходимо учитывать категорию и класс пожароопасности, размеры и этажность, численность персонала, состав систем противопожарной защиты, назначенных ответственных лиц, а также документы, договоры и декларации.
Каждый объект защиты включает значительное количество пожарной техники. По каждой единице требуется собрать данные: тип, инвентарные и заводские номера, даты изготовления и ввода в эксплуатацию, а также сведения о последних проведенных мероприятиях по техническому обслуживанию. На основании введенной информации журналы эксплуатации должны формироваться автоматически.
Следующим шагом стало автоматическое планирование мероприятий и проверок. Для каждой единицы техники законодательством установлен перечень обязательных процедур с различной периодичностью – от ежемесячных до ежегодных или реже. Система должна формировать план мероприятий на заданный период по каждому объекту защиты и обеспечивать контроль их своевременного и качественного выполнения.
Отдельное внимание было уделено противопожарным тренировкам, которые регулярно проводятся в холдинге. Ранее для каждой тренировки составлялся письменный акт, журналы велись вручную – эти процессы тоже требовалось автоматизировать.
Кроме того, сотрудники, ответственные за пожарную безопасность, обязаны проходить обучение по утвержденным программам и периодические инструктажи. Система должна регистрировать факты прохождения обучения, контролировать назначение ответственных лиц (только после подтвержденного обучения), а также отслеживать сроки проведения повторных курсов.
Также у нашего клиента существует внутренняя отчетность по утвержденным формам – от планирования затрат до фиксации фактических расходов на пожарную безопасность. Каждому филиалу необходимо оформлять документы в установленном виде, а головной организации – получать консолидированные данные по всей компании.
Внедряемая система должна была решить все эти задачи:
- Консолидация и актуализация информации по объектам защиты;
- Учет пожарной техники и систем автоматики;
- Ведение данных о техническом обслуживании и ремонте пожарной техники и систем пожарной автоматики;
- Электронное ведение журналов эксплуатации с контролем корректности их заполнения;
- Планирование и контроль выполнения мероприятий по пожарной безопасности;
- Автоматизация учета противопожарных тренировок;
- Ведение данных о работе пожарно-технической комиссии;
- Учет инструктажей, обучений и проверок;
- Автоматическое формирование плановых и фактических отчетных форм по утвержденным форматам.
Выбор системы автоматизации пожарной безопасности
Автоматизация пожарной безопасности рассматривалась как один из блоков комплексного проекта по автоматизации охраны труда и производственной безопасности в холдинге.
На этапе выбора программного решения сравнивались два продукта на базе 1С – это "Системы безопасности и охраны труда" и "1С:EHS Комплексная производственная безопасность". Для каждого из них был создан контрольный пример на основе реальных данных. В ходе тестирования оценивались:
- Возможность решения поставленных задач типовыми средствами,
- Удобство работы пользователей,
- Быстродействие системы.
Результаты показали, что оба продукта в части пожарной безопасности требуют значительных доработок и в базовом виде не обеспечивают необходимого функционала. Тем не менее, по совокупности факторов и опыту внедрения было принято решение использовать "Системы безопасности охраны труда" ("СБОТ").
Важно отметить: независимо от масштаба проекта всегда стоит заводить контрольный пример. Сегодня разработчики предоставляют бесплатный доступ к демо-базам, и это позволяет:
- Проверить, насколько качественно проработана методология,
- Оценить техническую грамотность и удобство интерфейса,
- Протестировать уровень поддержки со стороны разработчика при возникновении вопросов.
Реализация проекта и сложности при внедрении
Подход к внедрению и сроки проекта:
- Классическая проектная технология, в которую входят обследование, моделирование, техническое проектирование, разработка, инструктаж, опытная эксплуатация, ввод в промышленную эксплуатацию;
- Сроки: внедрение и обучение сотрудников – 1 год 6 месяцев;
- Сопровождение системы – ИТ-департамент заказчика.
Реализация проекта велась по классической проектной технологии, однако внедрение подсистемы пожарной безопасности потребовало значительных временных затрат.
Сложности возникли из-за отсутствия единой методологии ведения учета и оформления документации в производственных отделениях филиалов. Дополнительные трудности были связаны с невозможностью автоматической загрузки исторических данных: имеющаяся информация имела немашиночитаемый вид, что увеличило трудозатраты и сроки запуска системы.
Работа в системе предполагала участие большого количества пользователей. Изначально обучение планировалось проводить в формате видеоконференций с видеозаписью, однако для филиалов этого оказалось недостаточно. В итоге обучение проводилось индивидуально для каждого филиала, где пользователи самостоятельно заводили контрольные примеры.
Значительные неудобства вызвал ввод больших массивов однотипных данных: на каждом объекте защиты находятся десятки огнетушителей, извещателей и другой техники, которая в справочниках отображалась однотипно. Это потребовало доработки интерфейса и создания специализированных обработок ввода.
Кроме того, филиалы часто вносили данные об объектах в том объеме, который был у них "под рукой", из-за чего часть обязательной информации отсутствовала. Для решения проблемы были разработаны контрольные процедуры, блокирующие сохранение объектов с незаполненными ключевыми полями.
Отдельные проблемы возникли при загрузке сведений о пройденных обучениях и инструктажах из "1С:Зарплата и управление персоналом КОРП". Данные имели разрозненный и дублирующийся характер, что потребовало разработки системы соответствий между наименованиями обучений и инструктажей в "1С:ЗУП" и классификатором подсистемы "Пожарная безопасность".
Дополнительным усложняющим фактором стало то, что ключевые пользователи системы часто находились в командировках. Это замедляло согласование документов и получение обратной связи.
Несмотря на все озвученные сложности, запуск системы в тестовую эксплуатацию состоялся. Высокая продолжительность этого этапа проекта позволила привлечь к работе в "СБОТ" широкую группу пользователей и учесть особенности их работы в системе.
В ходе тестовой эксплуатации было проведено несколько итераций по переработке документации. Это обеспечило качественную подготовку системы и персонала к вводу в промышленную эксплуатацию уже без привлечения нашей помощи. Текущая поддержка системы осуществляется силами ИТ-департамента заказчика.
Интеграция СБОТ и 1С:ЗУП через корпоративную шину данных
В рамках проекта были разработаны правила обмена с системой "1С:Зарплата и управление персоналом КОРП". Обмен данными осуществляется через корпоративную шину данных.
Из "1С:ЗУП" в "СБОТ" поступают:
- Данные о подразделениях, которые используются для указания местоположения объектов защиты и пожарной техники;
- Сведения о сотрудниках с актуальными должностями, разрядами и подразделениями, где они числятся. Эти данные необходимы для закрепления ответственности;
- Информация о кадровых изменениях и длительных отсутствиях, что позволяет отслеживать уволенных и переведенных сотрудников, а также использовать актуальные должности в отчетных формах;
- Данные о прохождении обучения и инструктажей по пожарной безопасности.
Загрузка выполняется автоматически и происходит сразу после внесения изменений в 1С:ЗУП.
Автоматизированные процессы пожарной безопасности
Карточка объекта защиты
Работа с блоком "Пожарная безопасность" в "СБОТ" начинается с карточки объекта защиты. Для каждого объекта выводится полный состав систем защиты и пожарной техники, входящих в его структуру.
Объект защиты может включать большое количество систем, каждая из которых содержит десятки единиц пожарной техники. Чтобы упростить работу пользователей, в элемент справочника "Объект защиты" была добавлена дополнительная табличная часть, позволяющая видеть весь состав объекта в одной экранной форме.
Также мы реализовали визуальное выделение строк с неполностью заполненными данными в карточке.
Также для объектов защиты была разработана печатная форма "Паспорт объекта защиты". Она содержит полный набор сведений в удобном и наглядном виде. Поскольку карточка объекта включает множество закладок, где не всегда сразу заметно незаполненные или ошибочные данные, единая сводная печатная форма значительно облегчает проверку и контроль качества информации.
Системы защиты в составе Объекта защиты
Для упрощения и ускорения ввода систем защиты, входящих в объект, была разработана специализированная форма. Она открывается по кнопке "Создать".
В форме пользователю достаточно отметить галочками системы защиты, которые входят в состав объекта. После закрытия формы элементы справочника создаются автоматически, при этом они сразу заполняются основными данными объекта защиты, из которого были сформированы.
В типовом варианте пользователю пришлось бы вручную создавать каждый элемент справочника "Система защиты" и заполнять в нём не менее пяти полей. Кроме того, возникала сложность с выбором нужного типа из предложенного списка. Новый механизм позволяет избежать этих затруднений и значительно ускоряет ввод информации.
Типовой вариант заполнения:
Пожарная техника в составе Объекта защиты
Для удобства ввода пожарной техники в составе Объекта защиты разработаны формы ввода. Формы открываются по кнопкам с интуитивно понятными подписями.
В открывшемся окне содержится базовый необходимый перечень полей для заполнения. Также в них ограничен выбор данных для заполнения. Таким образом увеличилась скорость ввода данных и минимизированы ошибки в заполнении.
В зависимости от выбранного типа пожарной техники изменяется количество обязательных полей заполнения, но сохраняется общий принцип отображения всей необходимой информации в одном окне.
Для каждого типа пожарной техники известен список обязательных мероприятий и их периодичности – они отображаются при его создании.
Пользователям необходимо указывать даты последнего проведения мероприятия, чтобы при создании нового элемента пожарной техники, система автоматически создавала документы, которыми зафиксирует последние проводимые мероприятия.
Эти даты и мероприятия отразятся в журналах и исходя из них будет формироваться план следующего проведения проверок, обучений и других мероприятий.
Отображение принадлежности к Объекту защиты
В типовые документы подсистемы добавлен вывод информации о том, к какому Объекту защиты относится проверяемый элемент. Это позволяет сократить количество ошибок при выборе объекта для проведения необходимых мероприятий.
Необходимость такой доработки связана с тем, что многие объекты имеют схожие наименования, а порядковые (учетные) номера присваиваются независимо в каждом филиале.
Разработанные выходные формы
В рамках проекта разработаны печатные формы первичных документов и отчеты по макетам заказчика. Поскольку у нашего клиента используются только утвержденные макеты выходных форм, типовые формы документов и отчетов скрыты из интерфейса системы.
Противопожарные тренировки
Одной из задач проекта стало ведение данных по противопожарным тренировкам. Для этого был разработан специализированный документ "Противопожарная тренировка".
При его создании использовались предоставленные макеты печатных форм программ и протоколов, а также макеты журналов, которые были реализованы в системе.
На этапе разработки документ показался громоздким из-за большого количества закладок. Однако у пользователей не возникло вопросов или пожеланий по его доработке – форма оказалась удобной в работе.
Обработка "Навигатор по сотрудникам"
В системе реализована обработка "Навигатор по сотрудникам". Она позволяет в одном окне отобразить всю информацию по конкретному сотруднику:
- Перечень пройденных обучений и инструктажей с выделением красным цветом просроченных или непройденных обязательных мероприятий;
- Список объектов, где сотрудник назначен ответственным лицом;
- Состав комиссий, в которые он входит.
Хранение и актуализация инструкций
Пользователи высоко оценили типовой функционал для хранения инструкций по работе с программой, а также различных распорядительных документов в разделе "Документооборот".
Результаты проекта
- Все заявленные задачи внедрения подсистемы "Пожарная безопасность" реализованы;
- Информация по объектам защиты консолидирована и унифицирована;
- Реализовано автоматическое и оперативное формирование журналов по эксплуатации объектов защиты;
- У ИТ-службы заказчика есть планы по дальнейшему развитию системы.
Если у вашей компании есть потребность в автоматизации пожарной безопасности – оставьте заявку на нашем сайте, специалисты группы компаний "СофтБаланс" свяжутся с вами.
