Современные компании стараются выстраивать систему документооборота и переводить документы в цифровой формат. Во-первых, это удобно - не надо использовать тонны бумаги для распечатки, копирования и хранения информации, а, во-вторых, позволяет вовремя, еще на первых этапах заполнения документов, сократить ошибки, так как используются предустановленные шаблоны, а ряд полей вообще заполняется автоматически. Собрала основные ошибки, которые наиболее часто встречаются при заполнении документов, которые могут превратить обычный рабочий день сотрудника - в день сурка, если процессы не налажены.
1. Наименование компании
Наименование организации является обязательным реквизитом, который указывается в первичном документе. Варианты ошибок бывают разные — от некорректного указания самого названия, например, вместо ООО «Ромашка» можно увидеть ООО «Ро-машка» или ООО «Ромашишка», так и LLC «Сhamomile» вместо LLC «Romashka», если документ на английском языке. В общем, вариантов может быть множество, ясно одно — название должно быть указано ровно так, как прописано в учредительных документах: оно может кратким, полным или на иностранном языке в соответствии с тем, как его зарегистрировали.
2. ИНН (Идентификационный номер налогоплательщика) и КПП (Код причины постановки на учёт в ИФНС)
ИНН и КПП, представляющие собой цифровые коды из 10 цифр, являются важными реквизитами наряду с наименованием компании. По ним можно идентифицировать контрагента. Ошибки могут возникать, когда название компании не является уникальным или имеется широкая сеть филиалов. Например, в России более 16 тысяч юридических лиц с названием ООО «Альянс» и у каждого свой ИНН, а также около 5 тысяч организаций с названием ООО «Союз».
3. Дата документа
Дата документа, также как наименование и реквизиты организации, — неотъемлемая часть документа, по которой можно идентифицировать, когда именно был осуществлен факт хозяйственной деятельности. Ошибки бывают связаны с тем, что заполнять документ начали еще два месяца назад, а передали на подпись только сейчас и просто забыли актуализировать текущую дату. Особенно это ярко проявляется на стыке перехода от старого к новому году — в январе работы по переделке документов, которые не относятся к прошлому периоду, существенно прибавляется.
4. Расшифровка подписи и ссылка на конкретную доверенность
Казалось бы, абсолютная придирка к заполнению первичного документа: «Ну что тут не ясного, кто подписал. Ты что, подпись самого «Мистера Х» не знаешь?» Но тут есть несколько нюансов. Во-первых, подписание документов возможно при наличии определенного объема полномочий, а во-вторых, эти полномочия должны быть действующими на дату подписания документа. Иначе сделка считается ничтожной.
Типичные ошибки: подпись есть, нет информации о том, чья это подпись — не указана должность и ФИО лица, подписавшего документ, или такая ситуация — подпись, должность, ФИО есть, но подписант по доверенности, а информация об основании полномочий — доверенности — не указана или указана ссылка на старую, неактуальную доверенность.
5. Банковские реквизиты контрагента
Обычно реквизиты контрагента закрепляются в договоре, который заключается с контрагентом. Они нужны для осуществления оплаты за оказанные услуги, выполненные работы или поставленный товар. Реквизиты содержат данные, без которых платеж не сможет быть осуществлен, и их перечень может быть разным — в зависимости от того, является ли контрагент резидентом или нерезидентом, а также в какой валюте осуществляются расчеты.
Типичные ошибки в указании банковских реквизитов:
- вместо рублевого счета может быть указан валютный и наоборот,
- количество знаков в расчетном счете меньше или больше положенных 20 цифр,
- указан счет контрагента, который был ранее закрыт, и у контрагента уже давно открыт новый,
- наименование банка или его БИК не соответствуют друг другу.
Все это, конечно, приводит к тому, что платеж не может быть осуществлен без уточнения реквизитов и внесения изменений в документы.
Послесловие, или о пользе ЭДО
Для того, чтобы первичный документ имел законную силу, был принят к учету или по нему были осуществлены какие-то действия, он должен быть корректно оформлен. Наличие хорошо выстроенной системы документооборота позволяет сократить трудозатраты там, где их вообще не должно быть - при проверке и исправлении ошибок в документах.
Мне, как финансисту, который постоянно работает с документами, читает их, согласовывает или осуществляет какие-то действия, очень облегчает жизнь автоматизация процесса от инициации документа до передачи на подпись. Сперва важно описать протоки движения документов, определить задачи инициаторов, порядок запуска разных типов документов на согласование, зону ответственности подразделений, а также требования к передаче документов на подписание. Параллельно подбирается ПО, которое обязательно должно стыковаться с действующими системами учета, синхронизируются справочники как по договорам, так и по контрагентам и их реквизитам, закрепляется порядок обмена данными.
Если отстроить этот процесс правильно, проблема с потоком некорректных документов купируется сразу и существенно сокращает трудозатраты, позволяя сотрудникам заниматься более важными вещами вместо поиска и корректировки ошибок.
Понравилась статья - ставь лайк, подписывайся на канал, пиши комментарии!
