Используете онлайн-кассу, формируете чеки для покупателей и уверены, что на этом требования 54-ФЗ выполнены? Но хранение чеков — важное условие закона!
В статье расскажем, какие чеки надо хранить, для чего они нужны налоговой и почему облачная касса — оптимальный вариант для автоматизации хранения чеков.
Нужно ли хранить кассовые чеки бизнесу
Да, ИП и ООО обязаны хранить кассовые чеки согласно закону 54-ФЗ. Они подтверждают факт совершения покупки и содержат информацию о продажах, налогах и проведенных кассовых операциях.
Сохранение чеков помогает бизнесу избежать внезапных проверок и штрафов со стороны ФНС. Госорганы таким образом контролируют прозрачность расчетов и соблюдение законодательства.
Сколько хранить чеки
Фискальный накопитель с данными о чеках нужно хранить 5 лет. Отсчет ведется с начала года, следующего за годом их завершения в делопроизводстве (п. 2 ст. 5 54-ФЗ).
Слип-чеки, сформированные эквайрингом, имеют свои сроки хранения, чаще всего 3 года (точные сроки указаны в договоре с банком). Их следует передать в банк не позднее 3 дней с момента получения запроса от банка.
В каком формате хранить чеки
Все чеки разрешено хранить в электронном варианте. Надо ли хранить чеки в бумажном варианте? Нет, по закону этого не требуется. Данные о пробитых чеках фиксируются на фискальном накопителе (ФН), установленном в онлайн-кассе. Его и следует хранить бизнесу по установленному сроку, даже после истечения срока годности.
Что такое фискальный накопитель и как его выбрать — рассказали в статье.
Минус бумажных чеков и в том, что они имеют ограниченный срок сохранности. Со временем бумага выцветает, стирается текст. Электронный формат удобнее и практичнее, поскольку они не подвержены физическому износу.
Где хранятся электронные чеки
Информацию о фискальных документах можно найти:
- в личном кабинете онлайн-кассы;
- в кабинете ОФД;
- на сайте ФНС.
Рассмотрим каждый вариант подробнее:
1. Личный кабинет облачной кассы
Хранит ли чеки онлайн-касса? Все данные о платежных операциях автоматически сохраняются в личном кабинете пользователя. К нему можно получить доступ с компьютера или мобильного устройства.
Например, в кабинете облачной кассы от Бизнес.Ру Онлайн-Чеки можно увидеть всю аналитику по чекам за определенный период, независимо от того, сколько хранится чек.
Облачная касса автоматизирует процесс хранения, что и делает ее удобным вариантом для работы с чеками.
2. Личный кабинет ОФД
Пользователь кассы должен заключить договор с ОФД для передачи данных об операциях согласно ст. 4.6 закона 54-ФЗ.
ОФД предоставляет личный кабинет, где хранятся все пробитые чеки. Можно проверить фискальный документ через фильтры: по кассе, смене, дате, точке продажи, сумме и признаку расчета.
3. Сайт ФНС
Хранение электронных чеков также происходит на сайте ФНС или в приложении «Мои чеки онлайн». Чтобы найти документ, нужно ввести его данные: дату и время формирования, информацию о кассе и фискальном накопителе, фискальный признак.
Добавить чек можно самостоятельно, отсканировав QR-код. Он появится в списке сохраненных чеков. Там отображаются чеки, полученные при покупках товаров, услуг и онлайн-заказах. Также туда попадают чеки, отсканированные в бесплатном приложении «Проверка чеков ФНС России».
Дополнительные пояснения ФНС
ФНС в письме от 08.04.2022 № АБ-4-20/4292@ разъяснила, где хранить чеки: кассовые документы можно хранить не только на бумаге, но и в электронном виде. Электронный чек без бумажной копии признается документом, подтверждающим расходы, если его можно найти через приложение «Проверка чеков ФНС России». Это правило также распространяется на скан с читаемым QR-кодом.
По словам начальника ФНС Андрея Бударина, чеки не надо хранить, если они не нужны бизнесу. Главное — сохранить фискальный накопитель в течении пяти лет.
Есть ли ответственность за несоблюдение сроков хранения
При нарушении сроков хранения чеков в 5 лет бизнес ожидают штрафы в размере:
- от 10 000 до 20 000 ₽ или дисквалификация на срок до 2 лет для должностного лица при повторном нарушении (ч. 2 ст. 15.11 КоАП РФ).
Также за несоблюдение правил хранения и оформления фискальных документов предусмотрены штрафы (ст. 13.20 КоАП РФ):
- от 1 000 до 3 000 ₽ для физлиц;
- от 3 000 до 5 000 ₽ для должностных лиц;
- от 5 000 до 10 000 ₽ для организаций.
Кроме того, существует налоговая ответственность. За серьезные нарушения в учете доходов и расходов компания может получить штраф от 10 000 до 30 000 ₽ (п. 1 2 ст. 120 НК РФ).