Если вы занимаетесь охраной труда на предприятии, то знаете: бумажной волокиты хватает с лихвой — журналы, акты, приказы, инструкции, подписи под каждым документом... А теперь представьте, что всё это можно перевести в электронный вид. Без кип бумаг, папок и потерь времени. Реально? Более чем.
Разберёмся, что именно можно оцифровать, а какие документы пока обязаны оставаться на бумаге, и как безболезненно перейти на ЭДО — электронный документооборот — в сфере охраны труда.
Почему стоит внедрять ЭДО в охране труда?
Цифровизация охраны труда — это не только модно, но и выгодно. Вот чем ЭДО может упростить жизнь специалисту по ОТ:
🔹 Экономия ресурсов. Больше не нужно тратиться на бумагу, принтеры и архивы.
🔹 Быстрая и удобная подпись. Документ можно отправить на подпись сотруднику в любом городе — всё работает онлайн. Даже массовая рассылка займет минуты.
🔹 Работа через привычные программы. Например 1С.
🔹 Надёжное хранение. Документы находятся на защищённых серверах, а фильтры позволяют найти нужное за секунды.
🔹 Контроль сроков. Видно, кто подписал документ, а кто ещё даже не открыл.
🔹 Минимум рутины. Специалист по ОТ освобождает время для действительно важной работы — создания безопасной рабочей среды.
Что входит в документы по охране труда?
Чёткий перечень законом не установлен, но на практике формируется внушительный набор. Всё зависит от специфики работы и уровня опасности производства.
Вот основные группы и примеры:
- Акты о несчастных случаях, проверках, расследованиях
- Приказы о назначении ответственных лиц, создании комиссий
- Положения о СУОТ, обеспечении СИЗ, комитетах по ОТ
- Прочее журналы инструктажей, программы обучения, отчёты по СОУТ
Чем выше риск на производстве — тем больше объём необходимой документации. Все документы должны быть оформлены правильно и своевременно — за ошибки грозит ответственность.
Какие документы можно перевести в электронный вид, а какие — пока нет?
Большинство документов по охране труда можно перевести в цифровой формат. Закон это разрешает: статьи 22.1 и 214.2 ТК РФ прямо говорят об этом.
Но есть исключения:
❌ Нельзя перевести в электронный вид:
- Документы о прохождении инструктажей — пока фиксируются только на бумаге.
- Акты о несчастных случаях (формы Н-1, Н-1ПС, Н-1ЧС) — составляются строго на бумаге и передаются комиссии по расследованию. Остальные сопроводительные документы могут быть цифровыми. Основание: п. 29 Положения об особенностях расследования несчастных случаев, (Приказ Минтруда № 223н от 20.04.2020).
✅ Всё остальное можно переводить в цифру — с соблюдением требований Приказа Минтруда от 20.09.2022 № 578н.
Как перейти на ЭДО в охране труда: пошаговая инструкция
Переход — это не просто нажать кнопку. Но и ничего сверхсложного. Главное — всё организовать правильно.
🔹 Шаг 1. Выпустите электронные подписи
- Руководителю и его замещающим нужна квалифицированная ЭП (КЭП).
- Остальные сотрудники могут использовать неквалифицированную ЭП (НЭП), если нет КЭП.
🔹 Шаг 2. Утвердите правила и документы
- Разрабатывается внутренний регламент, где прописано: какие документы переводятся в ЭДО, как часто обновляются, кто за что отвечает.
- Одновременно выбирается сервис для ЭДО.
🔹 Шаг 3. Получите согласие сотрудников
- Никто не обязан сразу переходить на ЭДО — это личный выбор.
- Сотрудник подписывает согласие и может в любой момент его отозвать или наоборот — присоединиться.
🔹 Шаг 4. Запустите пилотный проект
- Начните с группы лояльных сотрудников.
- После успешного запуска — масштабируйте на всех.
Какие нормативные акты пригодятся
Чтобы не ошибиться с цифровыми документами в охране труда, ориентируйтесь на официальные источники:
- ФЗ от 28.12.2013 № 426-ФЗ — о спецоценке условий труда;
- Приказ Минтруда № 650н от 22.09.2021 — по обучению ОТ;
- Постановление Минтруда № 37 от 31.01.2022 — по СОУТ;
- Приказ Роструда № 77 от 21.03.2019 — рекомендации по ведению ОТ;
- Приказ Минтруда № 578н от 20.09.2022 — правила оформления цифровых кадровых документов;
- Постановление Правительства РФ № 2464 от 24.12.2021 — ключевые правила работы с КЭДО.
В итоге
Переход на электронный документооборот в сфере охраны труда — не просто шаг к цифровизации, а способ сократить рутину, повысить контроль и снизить риски. Главное — соблюдать правила и не забывать о тех документах, которые по-прежнему требуют бумажного оформления.
Если вы готовы перестроить процессы — начните с пилотного проекта и продвигайтесь шаг за шагом. А если не готовы — сохраните статью, она ещё пригодится!
В телеграмм канале можно найти подборку нормативных актов по охране труда, которые обязательно пригодятся при переходе к ЭДО - https://t.me/ot_i_prb
