Мечтаете о помощнике? В статье рассказали как коммуникаторы и функции в приложении KvantApp помогли убрать ежедневные утренние планёрки и наладили процесс адаптации новых сотрудников.
Привет! Я Сергей Якубовский, владелец компании «АкваТехСтрой», занимаемся строительно-монтажными работами по перекладке инженерных сетей, а также капитальным ремонтом жилых домов.
В штате около 100 человек, и основная проблема — оперативный контроль более 200 задач с моей стороны. Каждое утро начиналось с планерки, где мы обсуждали задачи каждого сотрудника, а после я приступал к своим задачам: работой с текущими проектами, партнерами и клиентами. При этом наблюдал за всеми задачами сотрудников, чтобы в случаи проблем мог подключиться и решить. Это съедало время, которое я мог бы вложить в развитие бизнеса.
После утренних планёрок начинался мой рабочий день, я погружался в работу над текущими проектами, общался с клиентами и партнерами.
Я много езжу по городам, провожу переговоры, офисной работы всего 5-10%. Но многие вопросы зависали на мне неделями, а от этого страдал результат.
Сергей Якубовский
Не было месяца, чтобы какие-то задачи по срокам не проваливались. Так работать было не эффективно, тем более в то время я готовился стать отцом, и мне нужно было проводить больше времени дома с семьёй, а не тратить время на контроль.
Я решил взять в штат помощника, который будет контролировать сроки. HR-менеджер даже начал поиски этого человека, но тут я случайно наткнулся на рекламу Кванта.
Сергей Якубовский
Через рекламу я попал на онлайн-экскурсию, где менеджер рассказал про личного помощника, который прилагается к таск-трекеру и контролирует сроки выполнения всех задач. Такой человек в Кванте называется коммуникатор.
Разница между коммуникатором и личным помощником.
На онлайн-экскурсии мне объяснили, почему система Квант ー упрощённая, в ней нет кучи дополнительных функций, которые не пригодятся. Всё необходимое есть, чтобы задачи на объектах своевременно выполнялись, обеспечивалось бесперебойное финансирование, поступление материалов и документооборот.
Поэтому я быстро решил установить и попробовать Квант. Даже отказался от совершенной платформы Битрикс 24, на которой моя компания работала несколько лет.
В Квант я добавил только офисных менеджеров, которые координируют работу и отвечают за внутренние процессы компании, ー это бухгалтерия, юристы, экономисты, менеджеры и администраторы офисов. Вышло около 20-ти человек.
Остальные члены команды ー это «полевые сотрудники», они ремонтируют здания, прокладывают каналы и провода на объектах, трудятся руками. Их нет смысла заводить в приложении KvantApp по двум причинам:
- Они работают среди стройки, повсюду краска и тонна пыли, поэтому пользуются кнопочными телефонами, которые не жалко уронить или испортить. Им будет неудобно пользоваться приложением.
- У них есть руководитель участка, который контролирует и организует работу, вот он включён в систему.
3 действия в Кванте, которые помогают мне в работе и позволяют больше отдыхать
Я отменил утренние планёрки и провожу больше времени с семьёй за счёт трёх действий:
- Установил приложение KvantApp, перенес туда все подразделения компании. Это называется организационно функциональная схема.
- У каждого подключённого сотрудника есть своя канбан-доска по проектам, в которых он участвует. На ней высвечиваются карточки с запросами и сроком реагирования на них. Также сотрудники могут самостоятельно создавать задачи, отправлять мне и коллегам.
- Как только дедлайн задачи просрочен, поступает сигнал в диспетчерскую компании «Квант». Диспетчер, его называют коммуникатором, получает общую информацию: название задачи и срок её выполнения. Связывается с ответственным сотрудником с помощью звонка, либо в любом удобном мессенджере.
Да. Самый ценный функционал системы – это коммуникаторы, которые не дают забыть о задаче. Напоминают в переписке или звонят на телефон, а если сотрудник не реагирует, подключается специалист по борьбе с заторами.
Сергей Якубовский
Специалист по заторам ー это диспетчер, компании Квант, который связывается с исполнителем задачи, если на напоминание не отреагировали в течение двух суток. Если по-прежнему сотрудник не отвечает, тогда специалист по заторам ставит об этом в известность руководителя.
Коммуникатор ー помогает сотруднику не забывать о задачах, а специалист по затором ставит в известность руководителя, если задачи игнорируются больше трёх дней после наступления дедлайна.
Только на мне система Квант отрабатывает на 200% — если посмотреть статистику, то я вхожу в тройку «лидеров», кому звонит коммуникатор». :) Меня не раздражают звонки, и я стараюсь учить этому сотрудников.
Сергей Якубовский
Запросы, которые, действительно нужно решить, ставятся в Кванте и не откладываются в долгий ящик, благодаря сочетанию функций дашборда и человеческого общения ー коммуникаторам.
А также с адаптацией сотрудников стало проще ー стажировки проходят без моего внимания.
Уже были ситуации, когда я замечал нарушение бизнес-процесса и возвращал человека к регламенту — вот такой-то пункт не выполняется. Прошу изучить заново и сделать акцент на этом пункте.
А также стараюсь убеждать сотрудников самим инициировать новые регламенты. Вам что-то не нравится? Распишите, пожалуйста, в формате регламента.
Сергей Якубовский
Повысилась самостоятельность сотрудников и я освободил своё утреннее время от планерок
Через четыре месяца после внедрения Кванта я понял, что можно приезжать на работу к обеду :) Больше не надо проводить утренние планёрки и ставить задачи на день.
Поэтому перенёс многие встречи и переговоры на более позднее время. И это меня не утомляет, так как появилось больше свободного времени, которое раньше уходило на ежедневный утренний контроль.
Смело можно сказать, что компания со штатом от 15 человек уже нуждается в такой системе.
Сергей Якубовский
__________________________________________________________________________________________
Если вы тоже хотите нанять личного помощника, распишите плюсы минусы и сопоставьте их с нашими коммуникаторами. А также приглашаем на нашу онлайн-экскурсию в Квант, где вы можете увидеть как работает Квант на примере успешных компаний.
