Принимая решение, вы вольно или невольно опираетесь на какие-либо принципы определения приоритетов. Их можно поделить на две категории: персональные, которые вы сформировали для себя сами, и универсальные — те, что признаны общепринятыми, например, матрица Эйзенхауэра.
Недавно я участвовала в создании публикации журнала «Генеральный директор»*. Обсуждали тему расставления приоритетов. И, конечно, я решила поделиться полезной информацией с вами. Сделаю серию статей по этой теме. Сегодня расскажу о том, как же выработать свои принципы определения приоритетов?
Вырабатываем свои критерии оценки
Создайте список всех критериев, которые помогут вам определить важность задачи. Исходный список может получиться довольно длинным. Обязательно запишите установленные приоритеты для наглядности. Потом вам будет проще анализировать задачи, а также это поможет понять, куда у вас тратится основное рабочее время. Чаще всего оно уходит не на задачи наивысшей важности: вы установили одни приоритеты, но занимаетесь совсем другим.
Специально для вас составила примерный список критериев оценки задач:
1. Значимость результата.
2. Кто поставил задачу.
3. Последствия невыполнения задачи.
4. Дедлайны.
5. Как задача соотносится со стратегическими целями организации или отдела.
6. Сколько времени осталось до срока сдачи.
7. Сколько времени требуется на выполнение.
8. Возможность передать выполнение другому.
9. Уровень сложности задачи.
10. Возможность изменения или отсрочки дедлайна.
У вас может быть этот список длиннее или короче. Но после того как составите его, выделите 3–4 ключевые для вас позиции. Если брать более пяти критериев, то это будет больше мешать, чем помогать. Чтобы убедиться, что вы не ошиблись с выбором, проранжируйте с помощью отобранных критериев задачи вчерашнего дня. Возможно, вы захотите внести коррективы.
Как пользоваться критериями приоритетности на практике?
Всякий раз, когда перед вами стоит много задач и нужно выбрать, за какую взяться в первую очередь, сверяйтесь со своими критериями.
Наиболее приоритетной будет задача, отвечающая большему количеству критериев. Однако может случиться так, что сразу несколько задач отвечают одинаковому количеству ваших критериев. Поэтому заранее присвойте каждому из критериев свой вес в процентном соотношении.
Это выглядит примерно так:
Шаг 1. Составьте список предстоящих задач.
Шаг 2. Напишите критерии, которые повлияют на ваше решение «здесь и сейчас».
Шаг 3. Присвойте каждому из критериев свой вес. Например:
Сколько времени осталось до срока сдачи — 70 процентов (вес 0,7);
Кто поставил задачу — 30 процентов (вес 0,3);
Последствия невыполнения задачи — 20 процентов (вес 0,2);
Возможность делегирования — 10 процентов (вес 0,1).
Тогда, если одна задача отвечает двум менее важным критериям (0,1 + 0,2), а другая — одному, но весомому (0,7), вторая будет приоритетнее.
В процессе развития вашего бизнеса одна и та же задача может требовать от вас разного количества времени. В начале пути, когда компания еще мала, многие собственники совмещают управленческие обязанности с выполнением работы обычных сотрудников. На начальном этапе это приемлемо, но по мере роста компании, владельцы бизнеса должны заниматься масштабированием, а остальные задачи делегировать. Самое главное — научиться расставлять приоритеты!
***
Если вам интересна тема масштабирования бизнеса, то заходите в мой тг-канал. Там я делюсь полезной информацией по управлению бизнесом. А ещё отвечаю на вопросы, провожу консультации и бесплатные конференции для предпринимателей, которым важно вывести свой бизнес на доход от 50 млн до 1 млрд в год. Пишите свои вопросы в телегу → ссылка
Есть вопросы? Увидимся в комментариях 👇