Применение электронных накладных подразумевает возможность их корректировок при указании неправильных реквизитов или выявленных расхождениях при приемке товарно-материальных ценностей. Для изменений в уже готовой ЭН необходимо создать электронный акт приемки товаров по количеству и качеству. Когда необходимо создавать акт приемки и как вносятся изменения – читайте в этом материале.
Случаи использования электронных актов
Все о структуре и формате электронных накладных, а также других документов, необходимых для осуществления взаимной торговли, можно найти в Постановлении №9/75/35/26 от 18 декабря 2023 года. Под торговлей подразумевается не только внутренние перемещения товара внутри государства, но внешние. Согласно постановлению внесения изменений в уже подписанный документ возможно с помощью специального акта приемки, создаваемого в электронном виде. Это значительно упростило документооборот, ведь раньше неточности исправлялись только отменой документа. Если грузополучатель уже поставил свою подпись, то изменения становились невозможны.
Сегодня электронный акт можно использовать в таких случаях:
- если необходимо исправить найденный излишек/недостачу товара или если он ненадлежащего качества;
- при необходимости внести какие-либо изменения в электронную накладную или другой документ.
Также стоит учесть, что таким способом невозможно исправить накладную с товарами, подлежащими прослеживанию. В этом случае процесс корректировки подразумевает отмену накладной и создание новой, как это было раньше.
Процесс составления акта приемки
В постановлении четко указана структура и формат электронного акта приемки. Необходимые сведения, которые нужно включить в документ, расписаны в приложении 4 (табл.4.7) Постановления. В процессе обмена электронными актами приемки необходимо использовать ЭЦП, чтобы подписать документ. Передача документа осуществляется только через сертифицированного оператора.
Со стороны грузополучателя при внесении изменений нужно сделать такие шаги:
- подписать электронную накладную с помощью ЭЦП;
- создать электронный акт приемки, который обязательно должен ссылаться на первичную электронную накладную;
- вновь подписать электронный акт;
- передать акт грузоотправителю через EDI-провайдера и систему электронного документооборота.
Грузоотправитель должен выполнить такие шаги:
- Принять электронный акт, если он согласен со всеми положениями, поставить свою подпись. Если не согласен, необходимо отправить уведомление о корректировках. Последние следует в обязательном порядке указать.
- В случае согласия со всеми положениями электронный акт нужно передать грузополучателю через провайдера. Если есть какие несоответствия, необходимо на них указать и дождаться правильного акта, а после подписать его.
Электронный акт приемки считается полученным, если отправителю и получателю приходит уведомление от EDI-провайдера. Нужно отметить, что нет ограничений на составления актов приемки, однако действительным остается только последний. Поэтому необходимо вносить в него все изменения, которые были согласованы.
Такие действия значительно упрощают ведение электронного документооборота. Благодаря постоянно меняющемуся законодательству предприятия могут гораздо легче взаимодействовать с ЭДО.
Важно!
Если вы еще не перешли на электронный документооборот и не знаете, с чего начать, записывайтесь на консультацию в ЭДиН. Опытные специалисты ответят на все интересующие вопросы и помогут в переходе.
