Как ИП могут упростить кадровый учет
- Предприниматели и их сотрудники имеют ряд льгот и дополнительных возможностей, предусмотренных трудовым кодексом. Однако, к сожалению, многие предприниматели не пользуются этими возможностями в полной мере.
По закону предприниматели могут упростить кадровый учёт, не платить пособия при сокращениях штата и увольнять работников по дополнительным основаниям. Это помогает сократить объём кадровых документов и сэкономить на выплатах.
Я работаю юристом по трудовому праву и часто общаюсь с собственниками малого бизнеса. Я спрашиваю у них, о каких льготах они знают. Большинство предпринимателей пользуются налоговыми льготами, упрощённой системой налогообложения и берут дешёвые кредиты для развития бизнеса.
Однако не все знают о возможностях ИП при найме сотрудников. Многие боятся бумажной работы и расходов, поэтому предпочитают оформлять работников не в штат, а по договору гражданско-правового характера (ГПХ), или вообще не оформлять. Это неправильно.
Я расскажу подробнее о трудовых льготах для ИП-работодателей и о том, как ими пользоваться.
ИП может вести упрощенный кадровый учет
Согласно Трудовому кодексу, работодатель обязан создавать локальные нормативные акты, регулирующие трудовые отношения. К таким актам относятся, например, правила внутреннего распорядка, положение об оплате труда, положение о премировании и график сменности.
Однако индивидуальные предприниматели имеют право не разрабатывать все эти документы, а включить все условия работы непосредственно в трудовой договор. То есть ИП может сразу прописать все условия труда в трудовом договоре, не создавая отдельные локальные акты.
- Кто может пользоваться льготой.
По закону вести упрощённый кадровый учёт могут индивидуальные предприниматели и организации, которые относятся к микропредприятиям:
* В их штате работает менее 15 человек.
* Их годовой доход не превышает 120 миллионов рублей.
Упрощённый кадровый учёт подойдёт тем, у кого в штате не более 4–5 сотрудников и редко меняются условия работы. Если условия работы изменятся, работодателю придётся заключать дополнительные соглашения к трудовым договорам с каждым сотрудником, а это только увеличит объём бумажной работы. В обычной ситуации, если есть локальный акт, достаточно приказа об изменениях, с которым сотрудники ознакомятся под роспись.
Упрощённый кадровый учёт можно использовать частично. Например, график отпусков удобнее составлять отдельным документом, а не включать его в трудовой договор и обновлять каждый год. Но правила внутреннего трудового распорядка, если они стабильны и работодатель не собирается их менять, можно заменить на условия работы в трудовом договоре.
Таким образом, предприниматели могут использовать упрощённый кадровый учёт в той мере, которая им необходима, и убрать только те документы, которые посчитают нужными.
- Как воспользоваться льготой.
В трудовом договоре необходимо отразить все условия работы, которые обычно прописываются в локальных актах. Например, если речь идёт о режиме рабочего времени, нужно указать время начала и окончания работы, а также продолжительность рабочего дня и перерывов. В этом случае отпадает необходимость в Правилах внутреннего трудового распорядка.
Чтобы не тратить время на то, чтобы вспомнить, какие условия нужно включить в трудовой договор, а затем не создавать локальные акты по нерешённым вопросам, можно воспользоваться типовой формой трудового договора. В ней уже содержатся все необходимые условия.
- Плюсы для работодателя.
Предприниматели с небольшим штатом сотрудников (до пяти человек) и редко меняющимися условиями работы смогут оценить преимущества упрощённого кадрового учёта.
Почти все кадровые вопросы можно будет урегулировать в рамках одного документа — трудового договора. Однако, если в трудовых отношениях произойдут изменения, например, работнику будут добавлены новые обязанности, это потребует оформления дополнительного соглашения к договору, а не просто изменения локального акта.
Если во время проверки трудовая инспекция запросит локальные документы, регулирующие трудовые отношения, то предприниматель может законно не предоставлять их. Однако обязанности по изданию приказов о приёме на работу и увольнении, внесению записей в трудовые книжки или передаче сведений о трудовой деятельности в ПФР в случае использования электронных трудовых книжек всё равно остаются. В любом случае необходимо сдавать отчётность за работников в ПФР, ФСС и ИФНС. Также ИП должны оформлять документы, связанные с охраной труда, например, журналы о проведении инструктажа.
Трудовой договор можно сделать срочным
По умолчанию трудовые договоры заключаются на неопределённый срок. Однако иногда работодателю требуются сотрудники на определённый период времени, и тогда он может предложить им заключить срочный трудовой договор. Максимальный срок такого договора – пять лет.
Трудовой кодекс предусматривает возможность установления срока действия трудового договора в двух случаях.
Первый случай – это когда работа по своей сути является временной или сезонной. Например, если требуется выполнение определённого проекта, который должен быть завершён в течение ограниченного периода времени.
Второй случай – это ситуации, когда стороны могут договориться о сроке договора по взаимному согласию. Например, это может быть актуально, если работник является студентом очной формы обучения или пенсионером по возрасту.
Также существует возможность заключения срочных трудовых договоров для работодателей, которые относятся к субъектам малого предпринимательства.
- Кто может пользоваться льготой.
Субъекты малого предпринимательства — это индивидуальные предприниматели (ИП) и организации, в штате которых работает менее 35 человек.
Если ИП или компания занимаются розничной торговлей или бытовым обслуживанием, например, имеют магазин, кафе или химчистку, то в их штате может быть не более 20 сотрудников.
- Как воспользоваться льготой.
Если вы только открыли новую точку и не уверены, что она будет успешной, то в трудовом договоре с продавцом можно указать срок его действия.
Условие о сроке может быть сформулировано следующим образом:
«Настоящий договор заключается на срок один год в связи с поступлением на работу к работодателю-субъекту малого предпринимательства. Численность работников не должна превышать 35 человек (абзац 2 части 2 статьи 59 Трудового кодекса Российской Федерации). Для сфер розничной торговли и бытового обслуживания данное количество не должно превышать 20 человек».
Если работник решит оспорить законность срочного договора, индивидуальному предпринимателю придётся доказывать два обстоятельства.
Первое — это то, что он включён в реестр субъектов малого предпринимательства. Подтвердить это можно данными из реестра субъектов малого и среднего предпринимательства.
Второе — это количество работников. Напомним, что льготой могут воспользоваться работодатели, у которых в штате не более 35 человек или 20 сотрудников в сфере розничной торговли и бытового обслуживания. Если, например, у индивидуального предпринимателя не более 15 человек в штате, то в реестре будет указано, что ИП относится к микропредприятию. Этого достаточно, чтобы обосновать, почему с работником заключили срочный договор.
Если в штате компании больше 15 сотрудников, то она будет считаться малым предприятием, даже если фактически работает только 30 человек. В этом случае для подтверждения численности можно использовать штатное расписание.
Важно отметить, что если у вас возникнет спор с сотрудником, суд может запросить расчёт по страховым взносам, чтобы убедиться в достоверности штатного расписания.
Если после подписания договора с временным сотрудником численность изменится, это не будет нарушением. Когда срок договора закончится, его можно будет расторгнуть.
По такому срочному трудовому договору работала бухгалтер в одной небольшой компании. Когда срок договора истёк, её уволили.
Бухгалтер попыталась оспорить увольнение в суде. Она утверждала, что на момент увольнения компания уже не относилась к субъектам малого предпринимательства и поэтому не имела права её увольнять.
Однако суд указал, что главным является статус малого предприятия на момент заключения договора. И поскольку на момент заключения договора компания была малым предприятием, увольнение было признано законным.
Чтобы законно уволить сотрудника после того, как работа будет завершена, необходимо:
1. Указать срок в трудовом договоре.
2. Прописать в приказе об увольнении причину срочности договора, как это было сделано в трудовом договоре, и сослаться на истечение этого срока.
Тогда никаких проблем не возникнет.
- Плюсы для работодателя.
Предприниматель может провести проверку своего бизнеса и сотрудников в течение определённого периода времени. Если результаты проверки будут положительными, он может заключить с сотрудниками бессрочные трудовые договоры. В случае же неудовлетворительных результатов, предприниматель имеет право прекратить действие договоров без дополнительных выплат.
Ещё одно преимущество заключается в том, что даже при многократном перезаключении срочного трудового договора, его нельзя будет признать бессрочным через суд. Это означает, что после истечения срока действия срочного трудового договора, его можно будет заключить снова. И так можно делать несколько раз, пока не будет достигнуто соглашение о бессрочном характере договора.
Условия договора можно изменить через две недели после уведомления.
Если в компании происходят технологические или организационные изменения, работодатель может изменить условия трудового договора. Например, это может быть новый режим работы или размер заработной платы.
О таких изменениях организация должна предупредить сотрудников за два месяца. Если работник не согласен работать в новых условиях, то по истечении двух месяцев его могут уволить. Для индивидуальных предпринимателей, которые являются работодателями, установлены сокращённые сроки предупреждения — две недели.
- Кто может пользоваться льготой.
Все предприниматели.
- Как воспользоваться льготой.
**О новых правилах работы**
За две недели до того, как новые правила работы вступят в силу, предупредите сотрудника об изменениях в условиях трудового договора.
Сообщите ему, что в связи с организационными изменениями, связанными с необходимостью работодателя осуществлять свою деятельность в ежедневном режиме, начиная с 6:00, условия его трудового договора изменятся.
Сообщите сотруднику, что с 20 апреля 2021 года его рабочий день будет начинаться в 6:00 и заканчиваться в 15:00. Остальные условия трудового договора остаются без изменений.
Если сотрудник не согласен с новыми условиями работы, трудовой договор с ним будет прекращён на основании пункта 7 части 1 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации.
Если же сотрудник согласен на новые условия, с ним будет подписано дополнительное соглашение к трудовому договору. В противном случае после вручения уведомления ему будут предложены имеющиеся вакансии. Возможно, вместо отказа от новых условий сотрудник решит перейти на другую должность.
Если сотрудник откажется от новых условий работы и не захочет переходить на другую должность, вы вправе уволить его через две недели.
**Пример формулировки в приказе:**
«Отказ работника от продолжения работы в связи с изменением определенных сторонами условий трудового договора, пункт 7 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации».
Помните, что увольнять сотрудников, которые отказались от новых условий работы, можно только в том случае, если эти изменения вызваны технологическими или организационными причинами.
Например, предприниматель решил, что его кофейня будет работать с шести утра, чтобы продавать кофе офисным сотрудникам, идущим на работу. Или из-за введения новой CRM системы управления работы с клиентами отпала необходимость в части функций администратора, и ему решили платить меньше.
Если ИП будет ссылаться на финансовый кризис или уменьшение потока клиентов, то сотрудник может оспорить изменение условий трудового договора, но не всегда. Какое примет решение суд, зависит от конкретной ситуации.
Например, одни суды считают, что предприниматель не вправе перекладывать свои коммерческие риски на сотрудников. Другие — работодатель может менять условия трудового договора, если объём работ или должностных обязанностей сотрудника уменьшился.
Какое будет решение суда в вашем случае, предсказать невозможно.
Ничего не указывать в уведомлении нельзя, закон требует, чтобы работодатель сообщил сотруднику о причинах изменения условий работы.
- Плюсы для работодателя.
Предприниматель способен быстро адаптироваться к изменениям на рынке и оперативно корректировать условия работы сотрудников в соответствии с текущей ситуацией.
Сокращение штата может быть проведено за две недели или даже раньше.
О грядущем сокращении штата компания обязана предупреждать сотрудников минимум за два месяца до увольнения.
Однако предприниматели могут уведомить сотрудников о сокращении и раньше — более короткий срок можно прописать в трудовом договоре.
- Кто может пользоваться льготой.
Все индивидуальные предприниматели.
- Как воспользоваться.
В трудовых договорах с работниками обязательно укажите срок, за который вы будете предупреждать их об увольнении в случае сокращения штата или закрытия ИП.
Срок предупреждения может быть любым, но рекомендуется указывать «за две недели», как и при изменении условий трудового договора.
По закону ИП должен предупредить о сокращении или закрытии бизнеса в местный центр занятости за две недели до увольнения работников. Чтобы не запутаться в сроках и датах увольнения, лучше сделать всё одновременно — предупредить центр занятости и работников.
Можно за две недели уведомить центр занятости, а за неделю до увольнения сообщить об этом самому работнику. В трудовом договоре также можно указать срок — одна неделя до увольнения.
Пример формулировки в трудовом договоре:
«Об увольнении в связи с сокращением численности или штата работодателя, а также прекращением деятельности работодателя в качестве индивидуального предпринимателя работник предупреждается не менее чем за 14 дней до увольнения или иной срок, выбранный индивидуальным предпринимателем».
В отличие от изменения условий трудового договора, при сокращении письменно объяснять причины такого решения работнику не нужно. Также не запрещено проводить сокращение по финансовым мотивам. Например, у предпринимателя упала выручка и он решил оставить из трёх продавцов только двух — это законно.
Однако ИП должен вручить работнику уведомление о сокращении и при наличии подходящих вакансий предложить перевод на другую работу, а только потом увольнять.
Если работник заболеет, то нужно дождаться его выздоровления и только потом расторгнуть трудовой договор. Если увольнение происходит из-за закрытия ИП, то ждать выздоровления работника не нужно.
- Плюсы для работодателя.
Индивидуальный предприниматель может быстро адаптировать штат сотрудников и оперативно изменить фонд оплаты труда.
Платить пособие при сокращении штата для ИП необязательно
При сокращении штата сотрудникам полагается выходное пособие в размере их среднемесячного заработка. Пособие выплачивается за первый месяц после увольнения в любом случае, а за второй месяц — если сотрудник не нашёл новую работу. На практике работодатели часто выплачивают пособие сразу за два месяца.
Обязанность выплачивать пособие возложена на все компании, которые проводят штатные мероприятия. Однако индивидуальные предприниматели (ИП) такой обязанности не имеют.
- Кто может пользоваться льготой.
Все предприниматели.
- Как пользоваться.
Вы будете получать выходное пособие при увольнении по сокращению или в других случаях, только если возьмёте на себя такое обязательство и укажете его в трудовом договоре. По умолчанию у вас такой обязанности нет.
- Плюсы для работодателя.
В случае возникновения трудностей в бизнесе, предприниматель может оптимизировать свою деятельность, не прибегая к большим финансовым затратам. Например, можно сократить количество сотрудников.
Индивидуальный предприниматель может уволить сотрудника по дополнительным причинам.
Увольнение сотрудников по инициативе работодателя возможно только по основаниям, указанным в Трудовом кодексе Российской Федерации. К таким основаниям относятся, например, сокращение штата или прогул. Однако для индивидуальных предпринимателей существует исключение: они могут определить свои собственные причины для увольнения сотрудников.
- Кто может пользоваться льготой.
Индивидуальные предприниматели, как и работодатели — физические лица, могут увольнять сотрудников по основаниям, не предусмотренным Трудовым кодексом Российской Федерации. Однако важно, чтобы эти основания не были дискриминационными.
Верховный суд считает, что дискриминационными являются такие основания, как вступление в профсоюз, беременность и достижение пенсионного возраста.
- Как пользоваться льготой.
Для увольнения работника вы можете предусмотреть случаи, связанные с невыполнением своих обязанностей. Например, если работник грубит клиентам, отказывается выполнять работу или распространяет слухи о работодателе, это можно прописать в трудовом договоре как грубые проступки, за которыми следует увольнение.
Пример формулировки в трудовом договоре:
Помимо оснований, предусмотренных Трудовым кодексом Российской Федерации, трудовой договор с Работником может быть расторгнут в следующих случаях:
1. Грубость, использование нецензурной лексики по отношению к клиентам или другим работникам.
2. Отказ от выполнения обязанностей, предусмотренных трудовым договором, инструкцией, приказами и распоряжениями Работодателя.
3. Распространение недостоверных сведений, порочащих честь и достоинство Работодателя, других работников.
4. Публикация в Интернете изображений, видео- и аудиозаписей, сообщений, имеющих аморальный и (или) нецензурный характер и которые могут негативно повлиять на деятельность Работодателя.
Однако любое подобное действие предпринимателя не должно противоречить общим правилам увольнения работников. Например, за любой проступок нужно сначала запросить объяснение, учесть степень вины и обстоятельства, при которых проступок был совершён.
Если окажется, что причины для увольнения, особенно те, которые придумал сам работодатель, надуманы или чрезмерны, суд может восстановить работника. Используйте причины, из которых понятно, что вы непредвзяты к работнику.
Основаниями для увольнения могут быть:
— внешность — цвет волос, причёски, татуировки;
— личные качества, например, болтливость;
— вероисповедание, национальность и политические взгляды.
Формулируйте причины, по которым можно сразу понять вину работника, например, регулярные опоздания или задержки со сдачей отчётности.
- Плюсы для работодателя.
Индивидуальный предприниматель может сам определить причины, по которым он имеет право расстаться с недобросовестными сотрудниками.
Что закон позволяет ИП как работодателю
Работодатели, у которых штат сотрудников не превышает 15 человек, а доход — 120 миллионов рублей, могут заменить часть кадровых документов одним трудовым договором, если им так удобнее.
Индивидуальные предприниматели (ИП), у которых штат сотрудников не более 35 человек (или не более 20 человек, если они работают в сфере розничной торговли или бытового обслуживания), могут нанимать персонал на условиях срочного трудового договора.
ИП обязаны предупреждать сотрудников об изменении размера зарплаты, режима работы или о сокращении за две недели до того, как изменения вступят в силу или произойдёт увольнение.
Выходное пособие при сокращении штата или в связи с закрытием ИП не выплачивается.
ИП могут самостоятельно определить основания, по которым они будут прекращать трудовые отношения с неэффективными сотрудниками.
Если у вас остались вопросы, пишите на https://myjus.ru и наши специалисты ответят на все ваши вопросы. Консультация бесплатная!
