Тайм-менеджмент — одна из самых болезненных тем для многих руководителей. Постоянное стремление сделать все сразу и отсутствие четкого разграничения между рабочим и личным временем часто приводит к тому, что работа незаметно уходит в нерабочие часы. В этой статье мы разберем реальный кейс одной из наших клиенток, которая смогла научиться эффективно управлять своим временем и избежать работы в нерабочие часы
Фотография рабочего дня
Первым шагом к решению проблемы стало создание "фотографии рабочего дня" — детального учета всех действий, совершенных в течение дня. Это включает даже мелочи, такие как время, потраченное на чай. Хотя процесс может показаться трудоемким и скучным, он необходим для выявления слабых мест в управлении временем
Что мы выяснили из анализа рабочего дня нашей клиентки:
- 70% времени (примерно 5 часов 20 минут) руководитель тратила на решение задач, не относящихся к ее зоне ответственности. Менеджеры постоянно обращались с вопросами: «Что делать с этим клиентом?», «Клиент требует возврат»
- 10% времени (около 50 минут) уходило на разбор почты, что отвлекало от более важных задач
- 20% времени (1 час 30 минут) клиентка занималась важным и срочным делом — анализировала отказы клиентов и искала возможности для роста продаж
- На важную задачу — анализ клиентской базы по новому продукту — она не успела приступить, а рабочий день заканчивался после единственного 20-минутного перерыва на обед
Из-за жестких дедлайнов важные задачи часто приходилось завершать ночью
Анализ и решения
После анализа мы выявили, на какие дела тратится время, и оценили их важность и срочность. Вот какие меры были приняты:
- Возвращение задач менеджерам: определены задачи, не относящиеся напрямую к руководителю, и возвращены менеджерам для самостоятельного решения.
- Введение обязательного обучения: установлено правило обязательного обучения менеджеров по работе с возражениями клиентов, чтобы снизить количество возникающих вопросов.
- Организация времени для отдыха: в расписание введены 5-минутные разминки и увеличено время обеда с обязательным выходом на прогулку.
- Определение приоритетных задач: выделено время для выполнения приоритетных задач без отвлечений на звонки и письма.
Первые итоги
Принятые меры позволили добиться следующих результатов:
- Менеджеры стали более самостоятельными, что позволило руководителю сосредоточиться на собственных задачах и перестать уносить работу домой.
- Освободился дополнительный час времени в процессе работы.
- Это лишь начало роста руководителя в управлении временем и делегировании задач.
Работа с клиенткой продолжится, и под чутким руководством наших экспертов она движется к дальнейшим качественным изменениям в управлении своим временем и командой
👉 Если вы стали замечать раздрай в команде, появились сложности в коммуникации или собственник планирует перемены в работе и бизнесе, запишитесь на экспресс-диагностику
✅ За полчаса наши эксперты определят, есть ли у вас слабые места и дадут рекомендации для их укрепления