Какие технические нюансы стоит учесть на старте проекта по внедрению интранет-портала, чтобы инвестиции в него окупились и система решала поставленные перед ней задачи на протяжении многих лет? На эти вопросы отвечает Сергей Паншин, руководитель департамента портальных решений WSS-Consulting.
Какое решение для корпоративного портала выбрать - облачное или локальное?
Сергей Паншин: Преимущества внедрения облачных порталов очевидны: компания экономит на инфраструктуре, бэкапах, обновлениях, технической поддержке – обо всем этом заботится поставщик решения. Однако при этом, независимо от того, о каком продукте идет речь, компания будет всегда ограничена возможностями облачного решения. Например, вам будут доступны инструменты для модификации интерфейса портала, но 100% свободы в реализации идей заказчика они не дадут.
Кроме того, облачное решение может оказаться перегруженным. Например, если разработчик на протяжении длительного времени занимался развитием своего конструктора, доля полезного функционала для сотрудников конкретной компании в нем может составлять только 5%, остальное же не будет востребовано.
Зачастую поставщиками облачных решений являются зарубежные компании. Учитывая, что некоторые игроки уходят с российского рынка и многие сервисы становятся недоступны, советуем присмотреться к локальным решениям. Гарантировать стабильную работу портала можно только в том случае, если он развернут на собственных ресурсах.
Как обеспечить безопасность данных на корпоративном портале?
Сергей Паншин: В компаниях, где большая часть сотрудников имеет стационарные рабочие места, для доступа на корпоративный портал, как правило, достаточно логина и пароля.
Многофакторная аутентификация нужна в случаях, когда сотрудники не имеют постоянных рабочих мест и риск того, что их учетные записи могут быть скомпрометированы, возрастает. Например, это необходимо в ритейле, где значительная часть персонала – мерчендайзеры, курьеры, торговые представители – имеют разъездной характер работы, или в производственных компаниях, где сотрудники работают в цехах без доступа к сети Интернет и воспользоваться корпоративным порталом они могут только после работы.
На этапе внедрения многофакторной аутентификации важно продумать механизм сбора корректных контактных данных сотрудников – ведь именно туда, на номер телефона в смс или по email будет отправляться тот самый второй фактор. В это сложно поверить, но зачастую компании не располагают такими данными и от успешности их сбора зависит успешность всего проекта по внедрению портала.
Как интегрировать корпоративный портал с другими системами компании?
Сергей Паншин: Корпоративный портал должен рассматриваться как единая точка доступа к инструментам, которые могут понадобиться сотрудникам в работе. Это повышает эффективность персонала: не нужно переключаться между сервисами, запоминать пароли, восстанавливать их в случае утери - достаточно авторизоваться на портале и начать работать.
Реализовать единую точку входа позволяет интеграция портала с различными сервисами. Возможен примитивный вариант, который, на самом деле, не является интеграцией, но до сих пор используется - добавление на портал ссылок для перехода на нужные системы.
Современные порталы, например, на базе WSS Portal, позволяют реализовать полноценные интеграционные сервисы. В этом случае в личном кабинете на дашборде сотрудник видит виджеты, в которых отображается «выжимка» из подключенной системы. Например, если портал интегрирован с системой электронного документооборота, сотрудник увидит документы, с которыми ему нужно ознакомиться, а если с системой дистанционного обучения - урок, на котором он остановился. Ограничений по подключаемым сервисам нет, все, что нужно для реализации – документация и API.
Какие существуют риски при переходе на новые технологии и платформы?
Сергей Паншин: При переходе на новые технологии и платформы нужно оценивать следующие факторы: сколько компаний работает на новой технологии, стоимость работы специалистов, требует ли переход приобретения дополнительных лицензий, и, конечно же, готовность компании решать проблемы с багами и возможными тупиками в развитии – ведь если технология новая, их наличие очень вероятно.
Как дизайн влияет на эффективность корпоративного портала?
Сергей Паншин: Дизайн влияет на эффективность корпоративного портала точно также как он влияет на поведение пользователей на любом внешнем сайте. Если портал визуально не нравится, пользоваться им не будут.
К дизайну относится не только выбор цвета, но и удобство поиска информации, расположения важных блоков. Перед разработкой важно определить, что сотрудники должны видеть на портале, а впоследствии, после внедрения, анализировать поведение пользователей. Может оказаться так, что нужные разделы придется сделать более заметными, перенеся их, например, на главную страницу личного кабинета.
Как портал может улучшить или, наоборот, усложнить коммуникацию между сотрудниками?
Сергей Паншин: Корпоративный портал улучшает коммуникации за счет инструментов, которые в него заложены. Приведу пример: использование портала для подачи заявок в ИТ-отдел. На портале есть все для того, чтобы процесс согласования заявки был быстрым и прозрачным: контроль сроков, автоматические оповещения, отслеживание истории коммуникаций.
Усложнить коммуникации портал может тогда, когда его пытаются использовать в качестве конкурирующей системы. Например, в 95% случаев в компании для построения заявочного процесса используют Jira и вдруг несколько заявок поступает на корпоративный портал. Это вносит хаос в уже выстроенный процесс. Правильнее в этом случае создать на портале интерфейс, через который сотрудники смогут отправлять заявки в Jira. Портал будет являться единой точкой входа, а обработка заявок будет осуществляться в Jira.
Другой пример – когда на портале просят создать конкурирующую систему. Например, если в компании для коммуникаций уже используют Slack и Skype для бизнеса, не нужно создавать на портале еще один чат. Это неправильно, так как в компании уже есть решение для коммуникаций. Я рекомендую с помощью портала заменять неудобные инструменты на более функциональные, но ни в коем случае не создавать конкурирующие.
