23 подписчика

Организовали процесс сделок и настроили Битрикс24 для холдинга Миррико

28 августа 202428 авг 2024

8 мин

Оглавление

О клиенте
Исходная инфраструктура клиента
Проблематика проекта

О клиенте

Компания Миррико производит технологические жидкости для газовой, нефтяной, горнодобывающей, химической промышленности и предприятий водоочистки. Ее услугами пользуются Газпром, Роснефть, Лукойл и другие лидеры своих отраслей. Со многими партнерами холдинг работает десятилетиями, ведь его стаж перевалил за 23 года.

В портфель решений Миррико входят: поcтавка химических продуктов и сервис по их использованию, EPCM-контракты в области подготовки воды, производство и продажа роботизированного оборудования для 49 рынков в 10 отраслях. Химическая линейка включает 239 продуктов. Объем ее производства за год — порядка 50000 тонн.

Продукция холдинга продвигается в России через участие в тендерах, но бывают и прямые контракты. Также бренд активно выходит и на международный рынок.

Все сделки с крупным бизнесом у холдинга имеют сложную структуру и долгий жизненный цикл. Действуют обособленные подразделения с отдельными циклами сделок. Многие сотрудники компании работают удаленно. В штат холдинга входит порядка 1300 человек.

Исходная инфраструктура клиента

Продукция холдинга продвигается на рынок, как правило, через участие в тендерах, но бывают и прямые контракты. Все сделки с крупным бизнесом имеют сложную структуру и длинный жизненный цикл. Действуют обособленные подразделения со своими циклами сделок. Многие сотрудники компании работают удаленно.

Товарный учёт ведётся в Microsoft Navision, кадровый учет — в 1С: ЗУП. Документооборот — в Directum. Для бизнес-аналитики используется MS Power BI. Мы приступили к работе с учетом текущей инфраструктуры.

Проблематика проекта

В ходе сотрудничества с аналитиками клиента мы поняли, что в системе должны учитываться, как минимум, 37 основных процессов и еще 55 процессов, не привязанных к этапам сделок. Бизнес-процессов много, а сделки с клиентами проходят медленно и отличаются нетиповыми деталями, зависящими от специфики компаний. В итоге мы имеем долгий и скользящий горизонт планирования.

Планы клиентов могут корректироваться в процессе, и горизонт сделки в рамках рамочного договора — вариативный. На разных этапах товарный состав сделок меняется, что может создавать путаницу в данных.

У каждого сотрудника в системе хранится информация по множеству сделок. Она отображается в разделе CRM — Сделки. Нужно понимать, на что обратить внимание, какие есть сроки и обязательства перед партнерами. Если не учитывать нелинейность сделок и их специфику, данные искажаются, и актуальную картину не увидеть ни специалисту, ни его руководителю.

Наш клиент решил обеспечить сотрудникам удобную среду для работы, в которой они будут в полном объеме видеть достоверную информацию по сделкам, хранить документы и качественно собирать всю аналитику по проектам. Собранные данные будут выводиться на дашбордах с помощью Power BI.

Представители Миррико обратились к нам за внедрением и точечной настройкой Bitrix 24.

Задачи проекта

Основная задача

В полной мере отразить все этапы сделок — от планирования до их финализации и подведения итогов. Заложить в систему возможность детализировать сделки, добавляя специфические детали по условиям сотрудничества и товарам.

Дополнительные задачи:

Упростить работу с аккредитациями и тендерами. Обеспечить эффективность взаимодействия с контрагентами и коллегами, сбор, накопление и хранение данных по мере продвижения по стадиям.
Повысить качество работы с аналитикой. Предоставлять актуальные плановые и фактические показатели по сделкам для построения отчётов в Power BI.
Настроить интеграции. Минимизировать повторный ввод данных и ошибок за счет настройки обмена данными между Битрикс24, MS Navision, 1С:ЗУП, Directum и Power BI.
Разработать информационную инфраструктуру для сотрудников и руководства. Все участники процесса должны иметь единый удобный механизм взаимодействия. Информация, относящаяся к работе, должна храниться централизованно.

Цели проекта внедрения

Для менеджера — создать удобный инструмент планирования и ведения сделок, инструмент для эффективной коммуникации.
Для финансового управления и руководства — обеспечить актуальную, полную, удобную для восприятия аналитику.
Для бизнеса в целом — минимизировать влияние человеческого фактора, сократить число ошибок, допускаемых сотрудниками в работе.

Решение

На старте работы мы учитывали длительность жизненного цикла сделок компании и их вариативность. Аналитики со стороны заказчика помогли составить схемы бизнес-процессов. С учетом не привязанных к сделкам процессов, их получилось не менее 92 (!).

После глубокого погружения в проблему решили сделать кастомную реализацию раздела со сделками. Разбили все из них на несколько очевидных логических этапов, чтобы вести каждый в отдельной воронке:

Анализ возможностей
Аккредитация (период до участия в тендере)
Тендер
Исполнение обязательств.

Для удобной навигации и наблюдения за изменением показателей в начале работы с клиентом в отдельной воронке создаётся Основная Сделка. Затем в неё транслируются ключевые показатели из дочерних.

Каждый из этапов работы по проекту имеет свои стадии. Успешное завершение этапа порождает дочернюю сделку на следующем этапе. Она заполняется в следующей воронке. Все сделки в «дереве» имеют ссылки друг на друга, благодаря чему гораздо проще изучать дополнительную информацию.

Основная сделка движется по стадиям по мере продвижения дочерних. Наглядно виден единый таймлайн, обеспечена связь по задачам внутри многолетнего проекта.

В системе хранится чувствительная для бизнеса информация, поэтому на каждой стадии сделок разместили роботов, обеспечивающих защиту от недозволенных действий. Назначили политику доступа к CRM и другим разделам Bitrix24.

Мы дополнили сделки кастомными полями, нужными для линейной работы, и служебными полями. Значения части полей вычисляются автоматически. Обеспечена поддержка алгоритма работы по финализации связанных сделок, включая провальные.

Изменился общий вид представления сделок. Он динамический. Каждое рабочее место настроено под сотрудника, реализованы кастомные виджеты с аналитическими дашбордами.

В ходе работы с системой наша команда решала проблему с коннекторами к корпоративным приложениям, с которыми важно обмениваться данными. Было важно увязать много интеграций, чтобы ни одна не выключала другие.

Решили написать кастомные коннекторы к Navision, 1С:ЗУП, Directum и Power BI. Обеспечили связь Bitrix24 со всеми системами, с которыми нужна интеграция. В качестве мастер системы (где данные вводятся и хранятся) выбрали Navision. Интеграция с Navision стала особым вызовом, расскажем о ней подробнее.

Преодоление ограничений Битрикс24 при взаимодействии с Navision

Изначально сделки в Bitrix24 использовались Миррико для долгосрочного планирования. На ранних этапах товарная таблица сделки заполнялась не конкретными товарными позициями, а товарными группами из отдельного справочника Navision. Они имели определённую иерархию. Эти группы на поздних этапах заменялись на конкретные товары.

В товарную таблицу сделки нельзя было поместить ничего, кроме товара.

Как мы решили эту проблему? Теперь иерархический справочник товарных групп импортируется в B24 и перерабатывается в раздел каталога товаров. Каждая группа представлена как товар, который можно вставить в таблицу сделки. Цены вычисляются на основании статистических данных о ценах на «настоящие» товары в составе группы.

Можно в нужный момент заменить абстрактную товарную позицию на конкретную. В результате фактические показатели продаж будут правильно соотноситься с плановыми.

Результаты внедрения системы

Вся работа по ведению сделок в Миррико организована в Bitrix24. Сотрудники импортированы в систему из Active Directory и распределены по подразделениям.

Любые действия участников процесса протоколируются. Сотрудники видят, что происходит, и могут вовремя среагировать на события. Возникающие вопросы быстрее решаются в чатах. Если что-то пошло не так, можно найти точку ошибки и исправить ее. Исключён ручной перенос данных в цепочках информации.

Головные сделки и связанные с ними дочерние сделки синхронизируются. Главные сделки служат дашбордами, отражающими общий таймлайн и ключевые процессы. На каждом этапе действует алгоритм работы со сделкой. Система учитывает, что не все договоренности проходят по тендеру. Обеспечена вариативность форматов.

Для создания вспомогательных сущностей используются смарт-процессы. Реализованы умные сценарии, которые обеспечивают групповую обработку объектов и сделок без перемещения на служебные стадии.

Использование переливных воронок позволило нам автоматизировать актуализацию товарного наполнения между этапами. Отмечается статус: не взято в работу, в работе, исполнено, проиграно/отменено. Такой подход позволит не упускать возможности для повторной попытки продажи товара, участвовавшего в отменённом тендере. Его можно будет разместить в следующем тендере.

Доработанная система помогает работе руководителей. Например, есть функция Красный монитор. Это кастомный раздел, отображающий для руководителя подразделения сделки, требующие его особого внимания. Также обеспечили возможность создавать удобные отчёты Power BI с размещением в Bitrix24. Руководство холдинга будет уделять больше внимания приоритетным направлениям работы.

Мы продолжаем развивать систему. Реализуем права доступа в раздел CRM на уровне полей. Дорабатываем дерево сделок, чтобы улучшить визуальное отображение взаимосвязей между сделками. В ближайшее время планируется рефакторинг жизненного цикла Сделки (всё от обобщенного планирования до аккредитации к тендерам и исполнения обязательств). То, что непосредственно приносит деньги, останется в разделе Сделки. Все вспомогательные процессы переедут на смарт-процессы.

Также продолжим усовершенствовать рабочие столы для сотрудников холдинга. Они станут еще удобнее в управлении.

Результат

Мы организовали всю работу по поэтапному ведению сделок в Миррико на платформе Битрикс24. Сотрудники были импортированы в систему из Active Directory и распределены по подразделениям.

Теперь действия участников процесса тщательно протоколируются. Сотрудники видят, что происходит, и вовремя реагируют на важные события. Возникающие проблемы быстрее решаются в корпоративных чатах. Проще найти точку конкретной ошибки и исправить. Исключён ручной перенос данных.

Головные и дочерние сделки синхронизируются. Главные сделки служат дашбордами с таймлайном и отображением ключевых процессов. Действует