Любой небольшой бизнес, у которого есть даже один корпоративный автомобиль, должен вести учет топлива. Нюанс: на практике это обычно оборачивается горами чеков, риском обмана от сотрудников и бесконечными попытками уследить за расходами.
В статье расскажем, с какими еще проблемами сталкиваются предприниматели, и покажем простое решение против выматывающей бюрократии.
Типичные проблемы малого бизнеса, который учитывает расходы на топливо
Хорошо было бы просто выдать каждому сотруднику деньги на топливо, получить чеки с АЗС и отдать в ФНС. Но реальность оказывается куда сложнее.
😤 Есть нюансы с возвратом НДС. Чтобы вернуть 20% налога на добавленную стоимость за бензин, нужно предъявить в налоговую счет-фактуру — чеки ФНС не принимает. Но, например, при оплате наличными этот документ не выдают, так что можно только зафиксировать расход в бухгалтерском учете.
😤 На каждую поездку нужно составлять путевые листы. В этот официальный документ нужно вписать сведения о рейсе: марку автомобиля, данные водителя, дату и маршрут. Сюда же добавляется либо пробег, либо расход топлива (на ваш выбор). Таких листочков за месяц может накопиться десятки или даже сотни, ведь их нужно заводить на каждую поездку.
😤 Приходится собирать и проверять гору чеков. Когда у вас один водитель, который заправляется раз в неделю, это четыре чека в месяц. А если вы решили развиваться и закупили десять машин? Это уже минимум 40 чеков!
😤 За выданными деньгами нужно смотреть. Здесь ситуация такая же — чем больше водителей, тем сложнее отслеживать операции с наличными. Сколько потратил каждый сотрудник? А точно ли заправил служебную машину? Что делать, если кто-то потратил слишком много? В итоге из предпринимателя вы превращаетесь в бухгалтера.
Есть простое решение, чтобы избавиться от лишней бюрократии
Подключите Яндекс Заправки, с их помощью компании могут легко управлять расходами на топливо.
Просто регистрируетесь в сервисе, кладете деньги на счет и выдаете доступ своим водителям. Они платят за бензин через приложение на смартфоне, а вы видите все траты в личном кабинете. Здесь же можно выставлять лимит на каждый автомобиль, чтобы водители точно не оплачивали с корпоративного счета ничего лишнего. И неважно, сколько у вас машин: можно подключить и пару автомобилей, и целый автопарк.
Каждая заправка автоматизирована. Не нужно возиться с чеками или переживать, что водитель их потеряет: вся информация сохраняется автоматически. А чтобы отчитаться перед налоговой, просто скачайте готовую документацию в нужной форме. Есть даже счет-фактура, которая поможет бизнесу на ОСНО возмещать 20% НДС с каждой заправки.
Подключиться к Яндекс Заправкам можно за 5 минут. Спойлер: есть способ, как экономить 1,5% с каждой заправки
Не нужно никуда ехать или подписывать бумажные документы — достаточно заполнить простую форму:
Затем можно приступать к настройке сервиса.
Шаг №1. Добавьте сотрудников и автомобили. Введите данные по водителям и машинам. Можете даже привязать конкретный автомобиль к определенным сотрудникам, чтобы учет был максимально прозрачным.
Шаг №2. Выставите лимиты. Ограничения могут быть как по общей сумме затрат в месяц, так и по типу или количеству бензина.
Шаг №3. Выберите способ оплаты. Привяжите банковскую бизнес-карту и заправляйтесь напрямую с нее или пополняйте корпоративный счет — так получите дополнительную скидку 1,5% с каждой заправки.
Шаг №4. Проведите инструктаж. Водители будут заправляться через приложения Яндекс Заправки, Навигатор или Карты. Это те сервисы, которые работают и у физических лиц. Но для заправки корпоративного авто нужно выбрать способ оплаты через расчетный счет бизнеса. Он автоматически появится в приложении у каждого подключенного сотрудника.
Готово! Теперь водители могут начать пользоваться сервисом. Когда они подъедут на АЗС, им нужно просто открыть приложение, выбрать нужную колонку, указать количество топлива или сумму заправки и подтвердить оплату. А вы сможете спокойно отследить эту операцию в личном кабинете.
Яндекс Заправки — удобный сервис, который экономит ваше время и деньги. Переходите на сайт, чтобы заполнить короткую анкету и забыть о чеках, ручном вводе данных и головной боли при учете каждой заправки.
