За последние четыре года продажи российского ПО выросли более чем вдвое. По прогнозам, к концу нынешнего года на отечественный софт перейдут свыше половины компаний страны (а к 2030 году – до 80%).
Причины, по которым компании меняют софт, известны:
- требования законодательства (например, с 2025 года нельзя будет использовать иностранные сервисы на объектах критической инфраструктуры);
- уход с рынка зарубежного вендора или риск такого развития событий;
- высокая стоимость владения системой и т.д.
Но в любом случае заказчиков волнует главный вопрос: как в ходе миграции на отечественный софт не потерять данные и функциональные возможности, которыми привыкла пользоваться компания?
Например, как без потерь перейти на 1С:Документооборот?
Поделимся пошаговым алгоритмом, который применяет в своих проектах наша компания 1С-КПД (см. схему).
[Предлагаю заказать консультанту рисование схемы перехода на 1С:ДО, с развилками «Да – Нет» после шагов 2 и 5 – Ю.С.]
Для наглядности мы вынесли за рамки этой схемы перечисление типовых этапов проекта (предпроектное обследование, проектирование системы, разработка, настройка и так далее, вплоть до опытно-промышленной эксплуатации). Давайте сосредоточимся на ключевых решениях и действиях, необходимых для успешной миграции.
Первый шаг: проведите анализ данных в старой системе
Важно классифицировать данные по ценности, которую они могут представлять для компании. Например, часть документов в старой системе связана с текущими задачами и проектами, часть – с завершенными. В свою очередь, среди старых документов одни требуют обязательного долгосрочного хранения согласно законодательству, а другие – нет (либо срок их хранения уже истек). Одни могут быть полезны для анализа спустя годы, а другие – нет (поскольку с момента их подписания ситуация внутри и за пределами компании сильно изменилась).
Поэтому нужно определить, какие данные могут подлежать переносу из старой системы в 1С:Документооборот. Это позволит за ближайшие пять шагов разобраться сначала с историческими, а затем и с текущими данными.
Второй шаг: примите решение о переносе исторических данных
Проектная команда должна обсудить вместе с заказчиком результаты проведенного анализа и принять решение: нужно ли переносить в новую систему данные, связанные с завершенными задачами, и в каком объеме.
Третий шаг: исторические данные не нужны? Переходите к пятому шагу
Если исторические данные не будут востребованы заказчиком после миграции на 1С:Документооборот, можно пропустить ближайший шаг и сразу перейти к выполнению пятого шага. Это значительно ускорит процесс миграции.
Четвертый шаг: исторические данные нужны? Создайте механизм их переноса
Если заказчик хочет, чтобы исторические данные были доступны в поиске в новой системе (например, для анализа статистики за несколько лет), нужно создать обработку их переноса в 1С:Документооборот. Конкретное технологическое решение зависит, в первую очередь, от особенностей базы данных старой СЭД.
Для переноса только карточек документов и файлов нужна более простая обработка. Если также необходимо перенести историю выполнения задач, потребуется создать более сложный механизм.
Перенос данных необходимо проводить в уже настроенную систему 1С:Документооборот.
Пятый шаг: примите решение о переносе текущих задач
Это новая развилка: проектная команда должна вместе с заказчиком принять решение, нужно ли переносить в 1С:Документооборот данные о текущих задачах, которые находятся в работе у пользователей сейчас.
Шестой шаг: задачи не нужны? Перенесите только карточки документов и файлы
Если данные о текущих задачах не понадобятся заказчику, создайте и реализуйте обработку переноса только карточек документов и файлов. Это более простой путь, ускоряющий миграцию.
Седьмой шаг: задачи нужны? Обеспечьте их перенос
Если кроме карточек документов и файлов также нужны данные о текущих задачах, понадобится более сложный механизм миграции.
Для начала нужно сравнить различия в логике и алгоритмах старой СЭД и 1С:Документооборота. Результаты анализа помогут выбрать оптимальный способ переноса задач, текущих статусов, виз и документов.
Восьмой шаг: определите функционал для переноса
Сравнению возможностей двух систем и описанию, как функциональность старой СЭД будут реализована в 1С:Документообороте, нужно уделить особое внимание. Учесть все различия, ничего не упустить при проведении доработок, если они нужны. Ведь исправить ошибки этого этапа будет сложнее.
В то же время мы всегда предостерегаем заказчиков от попыток повторить в 1С:Документообороте точную копию интерфейса старой СЭД, несмотря на то, что она обладает совершенно другой логикой. Психологически такое стремление понятно: кажется, что проще полностью переделать новую систему, чем привыкнуть к ее интерфейсу. Но это не только наиболее затратный, но и наименее эффективный для заказчика путь. Ибо любая СЭД лучше всего работает в той логике, в которой создавалась.
На самом деле, наиболее эффективный путь – максимальное использование богатых возможностей тиражной системы 1С:Документооборот. Миграция ускоряется, расходы снижаются, заказчик быстрее осваивает логику новой СЭД и ее уникальные инструментов по управлению документами и бизнес-процессами. Кроме того, сохранив логику системы, ее будет гораздо легче поддерживать и масштабировать в будущем.
Девятый шаг: проведите переобучение пользователей
Как всегда, обученные пользователи ускоряют возврат инвестиций в ПО, а необученные – могут свести его к нулю.
В данном случае речь идет о пользователях, уже знакомых с технологиями и преимуществами электронного документооборота. Им просто нужно привыкнуть к логике и механизмам работы новой СЭД, чтобы использовать ее эффективно.
Сколько времени займет миграция?
В компании среднего размера со штатом 300 сотрудников переход без доработок на тиражную версию 1С:Документооборота занимает 2–3 месяца. В зависимости от масштаба бизнеса и объема работ сроки могут увеличиться до полугода и выше. С другой стороны, в небольшой фирме миграция может завершиться в считанные дни после установки новой системы.
Ваш бизнес получит современную высокоэффективную СЭД, широкие возможности бесшовной интеграции с многочисленными решениями семейства 1С (1С:ERP, 1С:Бухгалтерия, 1С:Зарплата и управление персоналом и т.д.) и поддержку центра компетенций №1 по 1С:Документообороту – компании 1С-КПД.
