В глазах многих менеджеров документы сохраняют ценность, пока остаются в работе. Как только документ выполнит свою задачу (например, будут получены деньги по контракту), он теряет актуальность для тех, кто с ним соприкасался.
Но государство считает иначе и установило четкие сроки хранения бумажных и электронных документов разных типов. А также крупные штрафы компаниям и руководителям, нарушающим эти сроки.
Сколько хранить?
В приказе Федерального архивного агентства (Росархив) №236 от 20.12.2019 указываются сроки хранения документов всех мыслимых типов, от Конституции страны до акта сдачи-приемки выполненных работ. Например:
- договоры, соглашения, контракты положено хранить 5 лет;
- договоры залога – 10 лет;
- договоры мены – до ликвидации организации;
- паспорта сделок – 15 лет;
- документы методических органов организации – постоянно;
- отчеты по проведению оценки условий труда – 45 лет;
- приказы и распоряжения по личному составу – 50/75 лет и так далее.
Но когда завершится срок, отмеренный госрегулятором, компания может сама заново оценить содержание документа и продлить его хранение, если обнаружит полезные крупицы опыта и знаний.
Где хранить?
Ответ четко прописан в приказе Росархива №69 от 15.06.2020:
- временное хранение электронных документов сроком до 10 лет допускается в системах электронного документооборота (СЭД);
- документы сроком более 10 лет требуется переносить в системы хранения электронных документов (СХЭД).
Этот "рубикон" 10-летнего срока давности документов – удобный критерий при выборе софта.
Например, мы в 1С-КПД предлагаем клиентам две системы для работы с документами: СЭД 1С:Документооборот и СХЭД 1С:Архив. И клиенты часто спрашивают: "А зачем нам вторая система, если у нас уже установлена первая?" На это есть простой ответ: "СХЭД нужна, чтобы перенести в нее из СЭД всё, что государство требует хранить дольше 10 лет".
Как хранить?
1С:Документооборот в первую очередь обеспечивает движение документов: их создание, регистрацию, согласование, подписание, обмен и т.д. Оперативное хранение и уничтожение "короткоживущих" документов – лишь один из этапов.
А назначение 1C:Архива – именно архивное хранение документов-"долгожителей". Система обладает всеми функциями, предусмотренными в нормах права по архивному делу.
Например, 1С:Архив обеспечивает:
- проведение экспертизы ценности документов;
- присвоение архивных шифров документам и делам;
- поддержку всех видов электронных подписей, в т.ч. для формата архивного хранения;
- удобный поиск, просмотр и выгрузку выбранных документов в каталог;
- автоматический подбор документов/дел к уничтожению и т.д.
Вместо резюме
При этом важно помнить: 1С:Архив – не просто хранилище документов, а полезный бизнес-инструмент. Документы в нем хранятся именно потому, что могут в любой момент понадобиться снова.
Например, недаром 1С:Архив продолжает поддерживать юридическую значимость документов на протяжении всего срока хранения. Юридические споры в бизнесе нередко возникают в самый неподходящий момент и по поводу событий, о которых участники давно позабыли.
Также в документах прошлых лет можно обнаружить источники сегодняшних проблем и успехов, поучительные примеры и алгоритмы работы предыдущих поколений вашей команды. Их только нужно переосмыслить в новых условиях.
Чтобы купить 1С:Архив, оставьте заявку на сайте. Мы подберем подходящую версию и установим бесплатно, а также научим работать с системой.