Казалось бы, совещания созданы для того, чтобы делиться важной информацией и решать значимые для бизнеса вопросы. Но многие считают, что это бесполезная трата времени, которая не способствует решению проблем. Однако нельзя полностью отказаться от планерок и других собраний, потому что без этого управление командой и компанией невозможно.
Есть ли способ сделать совещания более эффективными и полезными для бизнеса? Конечно, да - и мы собрали в этом материале проверенные практические рекомендации.
Совещания – в чем проблема?
Типичные проблемы, с которыми сталкиваются руководители и сотрудники компаний, проводящие заметный отрезок времени на совещаниях и планерках:
- Пустые разговоры. Потратили кучу времени на совещание, а в чем его результат – непонятно. Закопались в текучке, а до важного так и не добрались.
- Планируем одно, делаем другое. Или ничего не делаем. Задачи на планерках ставятся, но не доводятся до результата.
- Отсутствует инициатива. После планерки сотрудники все равно бегут с вопросами к руководителю, не могут принять даже простых решений самостоятельно.
Но чаще всего причины бесполезной траты времени на совещаниях довольно просты. Чтобы совещание было эффективным, у него должна быть цель, а структура совещания должна вести к этой цели. Без этого встреча скорее всего забуксует.
Как совещаться эффективно?
Чтобы совещания приносили реальную пользу, даем ключевые рекомендации.
Алгоритм совещания. Он состоит из принципиальных этапов. Каждый из них важен для проведения эффективного совещания и достижения его целей.
Независимо от типа совещания (стратегическая встреча или планерка по оперативным вопросам), масштаба решаемых задач и применяемых практик управления, данный алгоритм всегда эффективен.
Культура проведения совещания. Для конструктивных совещаний нужно создать правила, которые будут всем известны и понятны, а также обязательны для любого совещания. В разных компаниях эти «железные правила» выглядят по-разному. Мы делимся своим вариантом:
Важные аспекты коммуникаций. Здесь есть два важных пункта, о которых полезно будет помнить.
- Надо добиться того, чтобы участники не путали желаемое и требуемое. Это частая проблема коммуникаций. Есть рекомендации, которые потенциально полезны. А есть обязательные указания и жесткие корпоративные принципы, которые должны четко и безоговорочно исполняться. Когда люди этого не понимают, они действуют негибко там, где возможны варианты, или не делают необходимых вещей. Лучше сразу четко разграничивать желаемое и требуемое.
- Учитываем, что люди с разными супер-силами по-разному принимают решения и общаются. Это проще понять на практическом примере, как лучше воспринимают одну и ту же информацию носители разных стилей (см. таблицу с примерами, подготовленную по методу Адизеса). Для модератора совещаний важно понимать разницу коммуникаций, выступать переводчиком при возникновении сложностей, направлять людей в сторону более корректных коммуникаций.
Пример:
У нас возникла нестандартная и сложная проблема, мы выработали решение, но хотим его согласовать с руководителем. Понимая стиль управления руководителя, мы при подготовке уделяем особое внимание важным для него деталям и строим диалог с акцентом на те аспекты, которые имеют значение для руководителя.
Резюмируем
Сидеть на совещании и думать «Лучше бы я сейчас досмотрел отчет/ подготовился к командировке/ сходил в столовую /разгружал вагоны» – не самое приятное занятие. И конечно же, крайне неэффективное. Собрания и планерки должны приносить пользу, а не быть неизбежным злом.
Чтобы встречи с сотрудниками приносили результат, нужно уделить внимание подготовке к ним, а также выработать четкие непреложные правила, которые минимизируют беспорядок и ненужные конфликты. Эффективность также вырастет, если учитывать важные аспекты коммуникации.
Здесь мы публикуем наши цифровые инструменты, в том числе бесплатные - скачивайте и используйте для актуальных задач.
Следите за нашими обновлениями и новостями:
Телеграм https://t.me/hypokrat
Сайт WEI Group https://weigroup.ru
Блог IM https://inside-management.ru