Законодательство не запрещает переводы со счета компании на счета физических лиц-подрядчиков. Однако частые подобные платежи могут вызвать интерес у банков и налоговых органов. Теперь, возможно, придется объясняться перед специальной комиссией. Рассмотрим, где кроются опасности и как их минимизировать.
Риск 1. Дополнительные налоги и беседы с комиссией
Компании, работающие с небольшим числом исполнителей по ГПД, в меньшей степени привлекают внимание налоговых органов. Если же компания ежемесячно выплачивает вознаграждения сотням самозанятых, ИФНС может заподозрить уклонение от оформления трудовых отношений. В таком случае, налоговая потребует перечислить за исполнителей взносы и НДФЛ, учитывая пени и штрафы, и заключить трудовые договоры.
Кроме того, с 1 марта 2024 года инспекторы обязаны передавать сведения о компаниях и ИП, составляющие налоговую тайну, в комиссии по борьбе с нелегальной занятостью (приказ Минтруда от 02.02.2024 № 40н). Активное сотрудничество с самозанятыми может привести к вызову на комиссию.
В будущем компания может оказаться в общедоступном реестре работодателей, у которых выявлены факты нелегальной занятости. Это приведет к репутационным рискам: контрагенты смогут найти компанию в списке и отказаться от сотрудничества.
Как снизить риск.
Не привлекайте подрядчиков для выполнения должностных функций, которые уже выполняют штатные сотрудники. Например, если в штате есть курьер, остальных курьеров также безопаснее брать в штат. Исключите признаки трудовых отношений: исполнители должны выполнять конкретные задачи с измеримым результатом, а не трудовые функции, где важен процесс. Не устанавливайте для них правила трудового распорядка и график работы, не предоставляйте оборудование и рабочие места.
Правильно оформляйте документы: договоры, задания, акты. В договоре не должно быть условий, характерных для трудовых отношений. Если исполнители самозанятые, укажите это. Фиксируйте объем оказанных услуг в актах. Перечисляйте вознаграждение по факту выполненных работ и не в те же дни, когда сотрудники получают зарплату.
Риск 2. Блокировка банковского счета
Банки соблюдают антиотмывочный закон (Федеральный закон от 07.08.2001 № 115-ФЗ) и отслеживают подозрительные операции, которые могут быть связаны с обналичиванием, выводом денег за рубеж или финансированием терроризма. Массовые выплаты физлицам-самозанятым могут быть восприняты как попытки обналичивания, что может привести к блокировке банковского счета.
У банков есть критерии подозрительных операций, включая массовые выплаты (Методические рекомендации ЦБ от 21.07.2017 № 18-МР). Например, компанию могут заподозрить в махинациях, если на ее счете нет остатка средств или он незначителен по сравнению с объемом операций.
Как снизить риски.
Всегда указывайте в платежных поручениях назначение платежа. Пишите подробно, за что перечисляете оплату на счет каждого исполнителя. Укажите реквизиты договора, опишите услуги. Например: «Оплата по договору от 23.01.2024 № 1 за проведение лекции "Правила тайм-менеджмента" в компании "Консультант", исполнитель — налогоплательщик НПД». Избегайте общих формулировок вроде «оплата за услуги для компании А». Не используйте термин «заработная плата», чтобы не привлекать внимание налоговиков.
Храните договоры с физическими лицами, приложения и задания к ним. Если банк обнаружит подозрительную операцию, он запросит подтверждающие документы.
При каждой выплате оформляйте закрывающий документ — акт выполненных работ или оказанных услуг. Если исполнитель — самозанятый, получите от него чек. Это обязательный документ при сотрудничестве с самозанятым, даже если вы привлекаете его для разовой задачи.
Современные условия ведения бизнеса требуют от компаний особой внимательности при работе с физическими лицами по ГПД.
Соблюдение наших рекомендаций поможет минимизировать риски и защитить компанию от возможных финансовых и репутационных потерь. Если вы хотите быть уверенными в правильности оформления взаимоотношений с исполнителями, всегда можно обратиться за профессиональной консультацией.