В современных реалиях тендеры становятся все более прозрачным и привлекательным каналом сбыта как для малого, так и для крупного бизнеса.
Однако встает вопрос – а как выстроить тендерный отдел под свои задачи? Как подбирать команду, чему ее обучать и чем вооружать? Отличаются ли алгоритмы выстраивания идеального тендерного отдела у малого и крупного бизнеса, ведь их ресурсы несопоставимы? Отвечаем на все эти вопросы в данном материале.
С чего начать?
Столкнувшись с нехваткой рабочих рук и необходимостью делегирования тендерных процессов, перед предпринимателем встает вопрос – сколько человек нанимать, под какие задачи и каков должен быть их опыт? Однако, начинать стоит не с этого.
Для начала необходимо обзавестись всем необходимым инструментарием для будущего отдела. Именно на базе тендерного агрегатора необходимо выстраивать все тендерные взаимодействия с самого нуля и именно агрегатор станет тем фундаментом, на котором вырастет будущий отдел. Обзаведясь комплексом инструментов для поиска, аналитики, взаимодействия в команде, можно приступать к формированию будущей команды.
К тому же, правильно подобранная поисково-аналитическая система способна заменять собой целые штатные единицы, что незаменимо для малого бизнеса в условиях ограниченности ресурсов.
Даже при наличии универсального сотрудника успех невозможен без виртуальных помощников. Планировать задачи, напоминать о сроках, осуществлять автоматический поиск – все это необходимо делегировать специальным программам. При объединении таких функций на одну на выходе получается полноценный помощник – тендерный агрегатор.
Его задача – взвалить рутинные функции на себя, разгружая при этом тендерного специалиста и позволяя ему заниматься исключительно работой в рамках своей роли.
Структура отдела при неограниченности бюджета.
Крупные компании, которые делают высокую ставку на участие в тендерных закупках и могут выделить большой бюджет на расширение штата, создают целые тендерные отделы. Для общего понимания рассмотрим, как выстраивается такой отдел при наличии соответствующих возможностей.
Руководитель тендерного отдела: человек с опытом участия в тендерах, способный разрабатывать стратегии и координировать работу команды. На начальном этапе обычно эти функции выполняет руководитель отдела продаж или коммерческий директор.
Тендерные специалисты: опытные специалисты, отвечающие за подготовку и подачу заявок на тендеры, а также за обеспечение их соответствия требованиям заказчика.
Юридический отдел: занимается юридической проверкой тендерной документации и обеспечением правовой безопасности компании.
Коммерческий отдел: отвечают за выставление ценовых предложений и коммерческие условия в заявках. Как правило, это менеджеры по продажам, которые ведут переговоры с потенциальными заказчиками и прорабатывают тендеры еще на этапе планирования закупок.
Финансовый отдел: занимается финансовыми расчетами, контролем средств на счетах компании, своевременной сдачей и предоставлением бухгалтерской отчетности в тендерный отдел. Достаточно одного бухгалтера или аутсорсинговой бухгалтерии.
Технический отдел: отвечают за техническую часть заявок, предоставление технических решений и документации. Все сильно зависит от специфики компании. На производственных предприятиях часто выделяют одного инженера, который отвечает на все запросы тендерных специалистов или менеджеров по продажам. В торговых компаниях продающие сотрудники отлично разбираются в продукте. В строительстве нередко привлекают сметчика.
Как малый бизнес может наладить работу с тендерами, не расширяя штат компании?
Для старта работы с тендерами новой компании, недавно начавшей свою деятельность, будет достаточно:
- менеджера по продажам или офис-менеджера для расчета тендеров и переговоров с заказчиками.
- тендерного специалиста для поиска, отбора тендеров и подготовки документации.
С течением времени при необходимости вы сможете увеличивать численность отдела. А пока можно заручится нашей помощью. Как это сработает:
Тендерные специалисты: в этом качестве Тендерплан автоматизирует поиск нужных закупок благодаря ключам, настроить которые вам помогут специалисты отдела сопровождения. Достаточно ежедневно просматривать новые тендеры по искомой тематике, не тратя время ручной поиск. Встроенный календарь агрегатора автоматически рассортирует необходимые даты и напомнит о них в нужный момент. Метки, в свою очередь, привнесут в работу системность и возможность распределить зоны ответственности.
Юридический отдел: используя встроенный в Тендерплан просмотрщик документов, вы сможете совместно с коллегами прорабатывать тендерную документацию, не загружая многотомные архивы на компьютер. Это существенно сэкономит время на изучение контракта и обсуждение технического задания. Возможность оставлять персонализированные комментарии прямо в структуре документа придаст работе наглядность и позволит за несколько простых движений согласовать правки документа.
Если на каком то этапе возникнут сложности – вы сможете обратиться за профессиональной помощью к экспертам Тендерплана, которые в рамках консультации ответят на все интересующие вопросы и помогут найти правильное и безопасное решение.
Коммерческий отдел: используя аналитический модуль Тендерплана, сотрудники могут с высокой точностью спрогнозировать участие конкурентов в интересующем вас тендере, а также рассчитать стоимость вашего предложения, ориентируясь на динамику отрасли в целом, которая ярко и наглядно показывается в поисково-аналитической системе. Такие возможности многократно повышают конкурентное преимущество при участии в торгах.
Заключение
Такова структура тендерного отдела как в идеальной, так и в ограниченной ситуации. Крупный вы бизнес или малый, при наличии необходимых инструментов можно грамотно выстроить тендерный отдел любой величины и под любые задачи. При правильной работе с закупками и наладке этого канала сбыта масштабирование – лишь вопрос времени.
