Рассказываю о том, как превратить бесполезные эксельки «образец нормы списания материалов в стоматологии» в работающий инструмент для стоматологии, для расчёта себестоимости, ценообразования и финансового анализа.
👋 Привет, это Алексей! Автор этой статьи, руководитель Интерлогики, главный по проектам автоматизации учёта. Задавайте вопросы мне в телеграме @interlogik, или оставляйте заявку в форме внизу страницы.
К нам регулярно обращаются руководители стоматологий с желанием купить нормы списания материалов. Когда я спрашиваю: «А зачем вам чужие нормы списания?», то получаю ответ? что-то вроде: «Хотим списывать автоматически, по нормам! У нас не сходятся финансы, нужно знать себестоимость, материал уходит бесконтрольно, не можем найти потери». Иногда отвечают: «Хотим наладить ценообразование, так как работаем „вроде в убыток„».
С чужими нормами главное правило — «Не навреди себе!»
Каждой клинике свои нормы
В разных клиниках используется разный материал от разных поставщиков. Безусловно, некоторые материалы, расходники и инструменты представляют из себя аналоги, а некоторые – нет. Номенклатура средней клиники может состоять из десяти тысяч позиций. Допустим, вы получили чьи-то нормы списания — это такая большая таблица, в которой прописано, что каждой услуге соответствует расход материала Х, У и тому подобное в таком-то количестве... У вас, вместо Х и У аналоги Х1 и У1. То есть нужно сопоставить свои 10000 материалов тем, которые прописаны в таблице.
Обычно этим делом занимают одного из докторов клиники. Он должен знать материалы, которые прописаны в чужих нормах. Суметь соотнести материалы, с которыми не работал, со своими. Никто не знает, какой нормальный расход, такой же, как и у наших? Чтобы навести видимый порядок в таблице, может потребоваться несколько недель! Здесь могут начаться трения с исполнителем, и в нашей практике мы это постоянно видим, как на этом этапе начинаются проблемы: появляются ошибки, исполнитель срывает дедлайны. Доверить проверку таблицы на аналоги администратору или старшей сестре — нельзя, они недостаточно хорошо разбираются.
С услугами не легче. В средней клинике их около 300. И в таблице их около 400. И вам, вы таки не поверите, нужно сопоставить все услуги из таблицы с вашими. То есть взять вашу услугу, найти такую же в таблице и переименовать. Тут тоже нужно подключить компетентного доктора.
Работа не столько сложная, сколько нудная. Обычно на ней ломаются все начинания по внедрению норм списания в свою клинику. Но это не самое страшное, самое страшное, что это Сизифов труд. Это вам не поможет, читайте далее почему.
Чем опасно желание «хотим списывать по нормам»
Есть такое понятие — план-факт анализ себестоимости. Он поможет разобраться, кто из докторов неправильно расходует материалы: расходует больше, чем положено по принятой технике; халтурит и использует меньше, из-за чего страдает качество; выносит и так далее. Ещё план-факт необходим, чтобы понять, какие услуги выгоднее для клиники, а какие нет.
Нормы списания — это плановая информация о себестоимости. То есть сколько средний сферический доктор в средней сферической клинике списывает материалов на услугу Х. А вы работаете в вашей клинике, с вашими докторами и хотите знать свою фактическую себестоимость.
Для бизнеса ценно именно сравнение плана и факта.Обычно желание списывать по нормам появляется из-за того, что хочется:считать себестоимость услуг;
проверить финансы, так как они не сходятся;
выяснить потери материалов, так как нет чёткого понимания.
Допустим, вы достали чьи-то нормы. Успешно переименовали материалы. Даже настроили их в программе. После какого-то процесса материалы списываются автоматически. Стоматолог проводит клиенту операцию Х, а программа автоматически отнимает плановое количество материалов по заранее настроенным формулам. Со стороны кажется, что всё работает. Вы в реальном времени видите, как в программе уменьшаются остатки на складе после каждого клиента. Но это всё фикция. На самом деле вы видите плановый расход, который, на самом деле, может и для другой клиники не работал. Подождите пару недель, проведите инвентаризацию склада, и скорее всего, у вас ничего не сойдётся. Всё что вы видели — это были теоретические списания, плановые показатели, и по ним рассчитывалась плановая себестоимость. А нам нужны-то фактические данные!
Поэтому, если использовать нормы списания, то их нужно только создавать. Чужие образцы и шаблоны норм списаний вам не помогут. На реальных данных появится себестоимость, финансовые отчёты, потери материалов и ценообразование.
Хотим настроить ценообразование
Этих данных нельзя увидеть в отчёте по себестоимости, если просто списывать материалы по образцам и шаблонам. Пожирателей прибыли вы сможете разглядеть только при фактическом списании материалов и оцифрованном учёте финансов: ДДС, ОПИУ.В стоматологии себестоимость, конечно же, влияет на ценообразование. В том смысле, что если цена всех услуг ниже себестоимости — вы точно работаете в минус.
Но по нашему 20 летнему опыту автоматизации управленческого учёта и более 10 лет работы со стоматологии, мы можем уверенно утверждать, что дыры в финансах возникают из-за:потерь,
краж материалов,
неликвидов на складе,
раздутых косвенных издержек.
Ценообразование в стоматологии больше зависит от соседей, маркетинга и продукта
Ценообразование в стоматологии зависит от рыночных факторов: поведения соседей, конкурентных клиник, маркетинга, продукта, чем от реальной себестоимости материалов. Себестоимость, безусловно, вам поможет не работать в минус, вычислять недобросовестных работников, управлять услугами клиники. Но поможет только фактическая себестоимость, а не плановая. Как её рассчитать, читайте далее...
Реальная стратегия, которая вам поможет
В первую очередь настраиваем учёт материалов.
Фактическое списание материалов — залог правдивой информации во всех отчётов. Чтобы не перегружать докторов детальным списанием каждой десятой грамма материала на каждого клиента, у нас есть хитрый план — списываем на кабинет или врача и по группам. Это не покажет себестоимость приёма каждого «Василия Васильевича», но сколько в среднем тратит доктор А и Б и какая себестоимость услуг Х и У вы увидите. То что нам и нужно!
Используем горизонтальный анализ вместо вертикального. То есть сравниваем списание материалов и ФОТ не с абстрактными нормами из сферических больниц конкурентов, а фактические нормы между своими докторами. Выделяем наиболее экономных докторов, привлекаем наиболее безалаберных.
Учёт дорогостоящего материала — требует внимания!
Дорогостоящие материалы требуют особого внимания. Импланты, виниры, брекеты и тому подобное в чеке весят прилично. Их будем списывать на каждый конкретный приём.
Такая простая стратегия даст ответы на все ваши финансовые вопросы и сократит трудозатраты персонала клиники!
Для наведения порядка в учёте материалов стоматологии оставляйте заявку внизу страницы, или звоните на телефон: +7 (495) 764 83 81, или пишите в телеграм @interlogik
Рекомендую для чтения следующие статьи:
— Увеличиваем продажи с помощью аналитики продаж
— Автоматизируем ценообразование в стоматологии
— Воронка продаж в стоматологии
— Нормы списания материалов в стоматологии фактический опыт
— Ценообразование услуг в стоматологии
— Автоматизируем технологические карты в стоматологии
— Автоматизируем склад в стоматологии