Как пройти цифровую трансформацию без риска

Технология работы

В чем проблемы?

Необходимость внедрения цифровых технологий сегодня уже никто не оспаривает - все мы видим, как технологии изменили мир вокруг нас. Однако на пути цифровой трансформации компании ожидает немало проблем.

Бурное развитие ИТ отрасли в последние годы привело к появление огромного количества продуктов и технологий, в которых тяжело разобраться даже специалистам, не говоря уже об обычных людях.

Современные системы управления строятся из нескольких программных продуктов и технологий, требующих интеграции между собой. Соответственно, для их внедрения и сопровождения требуется несколько ИТ-специалистов различного профиля, про дефицит и заоблачные зарплаты которых уже слагаются легенды.

Все это привело к существенному увеличению стоимости внедрения и последующего владения ИТ в последнее время.

При этом имеющийся прошлый опыт внедрения ИТ очень часто говорит о том, что полученные по факту внедрения результаты не соответствуют ожиданиям, которые были перед началом проекта. Статистика успешности внедрений тоже, мягко говоря, не добавляет уверенности.

Будет ли эффект от внедрения ИТ в этот раз или это станет очередной существенной статьей расходов?

Поскольку ИТ-проекты - это сложные, дорогие и высокорискованные проекты, то не редко принимаются решения, направленные на минимизацию возможных потерь. Внедрить что-то недорогое, сделать что-то своими силами, или вообще отложить проект.

Но это долгий и неэффективный путь!

Причины неудач ИТ-проектов

В интернете можно найти много разных списков причин неудач. Не претендуя на истину в последней инстанции, мы сформируем свой ТОП-5 основных (не всех возможных) причин.

1. Низкий уровень цифровой зрелости. Это совокупность факторов, про которые по простому можно сказать «Неготовность к изменениям». Проводя аналогии со спортом - если в клубе игроки недостаточного класса, нет базы для тренировок, не поставлены процессы и т.п. - вряд ли клуб выиграет серьезные соревнования. Аналогично и в ИТ-проектах - если компания не готова к изменениям, покупки даже самых современных программных продуктов не принесут ожидаемого эффекта, а лишь станут дополнительными и не малыми статьями затрат.

1. Недостаточная поддержка высшего руководства. Проекты цифровизации затрагивают множество сотрудников, меняют привычные процессы и нередко вызывают у людей страх перед изменениями. Поэтому противодействие данному процессу будет всегда - это нормально! Роль высшего руководства в проектах трансформации сложно переоценить - лидировать и разъяснять необходимость изменений, выступать арбитром и принимать решения в сложных ситуациях, терпеть поражения и продолжать двигаться вперед. Проводя аналогии со спортом - известно множество примеров, когда владелец (спонсор) клуба прекращал поддержку, после чего клуб скатывался вниз, или вообще прекращал существование. Аналогично и в ИТ-проектах - если высшее руководство по каким-то причинам снижает интерес и уровень своего участия, особенно в начале проекта - он затухает.

1. Неправильно выбранная область приложения первоначальных усилий. Процесс цифровизации обычно длительный и недешевый, поэтому крайне важно в самом начале проекта не распылять усилия, а выбрать направление, на котором можно будет показать быстрый результат. Если положительной динамики долго нет, нарастают разного рода сомнения, особенно, если проект дорого обходится компании. Проводя аналогии со спортом - тренерский штаб работает, закладывает базу будущих побед, но результат долго не появляется, и в итоге тренера снимают. Аналогично и в ИТ-проектах - если тратится много денег, а видимого эффекта долго нет - это дает возможность противникам проекта торпедировать его.

1. Недостаточная компетентность лидеров процесса цифровизации. В ходе проекта придется столкнуться с абсолютно новыми технологиями, поэтому необходимо понимать проблемы, которые есть не только прямо сейчас, но и возникнут в будущем. Важно иметь в команде людей, которые знают их решение и не будут пасовать перед трудностями. Проводя аналогии со спортом - если в команде нет людей, которые знают как побеждать, уже попробовали вкус победы, у кого есть т.н. «дух победителя», команда может дрогнуть в самый ответственный момент. Аналогично и в ИТ-проектах - если в команде нет лиц, ранее успешно выполнявших аналогичные проекты, тогда высока вероятность принятия неверных технических решений, которые приведут к накоплению проблем в будущем. Проект в какой-то момент может окончательно забуксовать - не будет развития, а только бесконечное устранение проблем.

1. Низкая мотивация и информированность участников процесса. Освоение новых инструментов и технологий, выполнение работы «по-новому», двойная работа в течение какого-то периода - все это требует подчас значительных усилий. Необходимо понимание ради чего это делается, поддержка и вознаграждение. Проводя аналогии со спортом - если спортсмен не понимает, почему он не попадает в основной состав, не получает поддержки со стороны тренерского штаба и клуба, снижается его мотивация и эффективность. Аналогично и в ИТ-проектах - если сотрудники, участвующие в проекте, не понимают в чем выгода для компании и для них лично прилагать значительные усилия, и не получают за это поддержки и вознаграждения (причем не обязательно материального), тогда снижается их мотивация и падает производительность.

Наша технология цифровизации

Опираясь на свой большой опыт, мы разработали собственную технологию, которая предназначена не только для того, чтобы создавать и внедрять сами ИТ-продукты, управлять сроками и бюджетом данного проекта, но также снижать риски неудачи проекта.

Набор этапов сформирован таким образом, чтобы последовательно устранять основные причины неудач проектов, и при этом минимизировать финансовые затраты, особенно в начале проекта, когда наиболее велики риски и неопределенность.

• Каждый из этапов имеет свои цели, выполняемые действия и результаты
• В ходе проекта постепенно и комфортно растет уровень цифровой зрелости
• Регулярно появляются результаты проекта и эффект от внедрений
• Растет уровень взаимного доверия и уверенность в конечном результате

01. Презентация и референс-визит

Организационный этап проекта, который направлен на достижение следующих целей:

• Формирование правильных ожиданий от проекта у высшего руководства клуба.
• Решение организационных вопросов начала работ по проекту.

Для этого проводится подробная презентация проекта, на которой обсуждаются следующие вопросы:

• Последовательность, цели, описание действий и результаты этапов. Что, когда и зачем будет делаться. Когда и каких результатов ждать. Для того, чтобы не было ни завышенных, ни заниженных ожиданий от проекта.
• Какое потребуется участие высшего руководства и как будет организована работа с противодействием сотрудников изменениям, которое будет с вероятностью 100%.
• Мотивация для сотрудников для активного участия в проекте (рост цифровых и управленческих компетенций, вознаграждение и т.п.).
• Причины высокой стоимости ИТ-проектов и способы снижения затрат, чтобы избежать давления высоких сделанных затрат.
• Обеспечение информационной безопасности и отчуждения результатов.
• Финансовые и другие вопросы.

Также организуется референс-визит к клиенту, чтобы вживую посмотреть результаты.

02. Пробный период

Данный этап направлен на достижение следующих целей:

• Повышение уровня цифровой зрелости, особенно среди высшего руководства клуба.
• Повышение уровня мотивации сотрудников клуба за счет демонстрации преимуществ от активного участия в проекте.
• Повышение уровня взаимного доверия за счет демонстрации наших компетенций, уровня обслуживания, умения достигать результатов и т.п.

Указанных целей мы достигаем за счет выполнения следующих действий:

• Разворачиваем наш минимальный набор продуктов - приложение Битрикс24.Корпоративный портал + Спортивные данные + Портал аналитики. Мы предоставляем нашу собственную ИТ-инфраструктуру на первоначальном этапе, чтобы обеспечить минимум вложений.
• Обучаем всех сотрудников клуба работе на портале Битрикс24 - переводим выполнение процессов клуба в цифровой формат (мессенджер, календари, файлы, задачи и т.п.), что повышает цифровую культуру клуба.
• Обучаем требуемых сотрудников клуба работе с данными на Портале аналитики на примере спортивных данных. Отдельно проводится демонстрация для высшего руководства о том, какие конкретно они могут получить преимущества от работы с данными. Для этого мы настраиваем отчеты и дашборды по наиболее востребованным областям «на заказ».
• Формируем внутреннюю команду проекта из наиболее мотивированных на развитие цифровых и управленческих компетенций сотрудников, и проводим для них отдельное обучение работе с данными.

03. Бизнес-моделирование

Данный этап направлен на достижение следующих целей:

• Дальнейшее повышение уровня цифровой зрелости, с акцентом на моделирование деятельности.
• Определение областей возможных приложений для первоначальных усилий.

Указанных целей мы достигаем за счет обучения внутренней команды проекта и совместного выполнения с ней следующих действий:

• Разработка Бизнес-модели клуба, описание бизнес-процессов, параметров эффективности и т.п.
• Разработка Моделей данных - первых инструментов принятия решений на основе данных. Это цифровые модели, аналитически отчеты и дашборды, разработанные в специализированных инструментах работы с данными, а также Excel, позволяющие прогнозировать эффект от улучшений бизнес-процессов.
• Разработка собственных цифровые Продукты на примере наших продуктов (Спортивные данные и другие).

04. Разработка ИТ-стратегии

Данный этап преследует следующие цели:

• Разработка первого (не окончательного) варианта ИТ-стратегии клуба.
• Определение точки приложения первоначальных усилий для получения быстрого эффекта.

Указанных целей мы достигаем за счет обучения внутренней команды проекта и совместного выполнения с ней следующих действий:

• Первый вариант ИТ-стратегии клуба.
• Точка приложения первоначальных усилий - первый проект, который предлагается реализовать, его бюджет, сроки и ожидаемый эффект.

05. Первый проект

Данный этап преследует следующие цели:

• Демонстрация возможностей получения эффекта от вложений в цифровизацию.
• Демонстрация эффективности технологии цифровизации.

Чтобы поддержать цифровую трансформацию внутри клуба, необходима «маленькая победоносная война». Поэтому на данном этапе происходит реализация проекта в выбранной области.

06. Проекты развития

Дальнейшее приростное развитие, с регулярным получением результатов по выбранным направлениям цифровизации.