Управление проектами связано с определёнными рисками, независимо от того, создаёте ли вы новый продукт, переносите ИТ-сервер или оптимизируете рабочие процессы. Из-за неопределённости 66% проектов каждый год завершаются неудачно или частично.
Риск-менеджмент — это способность предвидеть потенциальные опасности, детально проработать проект и принять меры для снижения их влияния. Однако риски не всегда очевидны, и становятся заметны только после возникновения проблем.
Понимание возможных рисков — ключевой фактор успешного управления проектами. В этой статье мы обсудим важность риск-менеджмента, способы выявления рисков на ранних стадиях и рассмотрим 11 распространённых рисков, на которые стоит обратить внимание.
Важность управления рисками в управлении проектами.
Управление рисками — это процесс определения, анализа и контроля событий, которые влияют или могут повлиять на ваш проект. Правильное управление рисками позволяет проектным группам предсказывать события, которые могут пойти не так, и предпринимать шаги для уменьшения неопределённости.
Риски могут быть как положительными, так и отрицательными. Однако в большинстве случаев менеджеры проектов сосредотачиваются не на активном управлении рисками, связанными с повышением эффективности, а на тех рисках, которые могут снизить шансы их проекта на успех.
Хотя в каждом отдельном проекте может быть множество индивидуальных рисков, они обычно относятся к нескольким категориям, таким как:
- Неопределённость масштаба: риски, связанные с путаницей в выполняемых задачах.
- Технические сложности: наличие множества взаимодействующих элементов, которые могут вызывать конфликты.
- Коммуникационные проблемы: недопонимание, ведущее к путанице и ошибкам.
- Разногласия среди заинтересованных сторон: несовпадение мнений, приоритетов и личных интересов в рамках проекта.
- Изменения в бизнес-среде: влияние внешних факторов на проект.
Без управления рисками проекты могут потерпеть неудачу. Например, если не учесть последствия роста инфляции, проект может превысить бюджет при закупке сырья. Если бы это было замечено раньше, возможно, удалось бы приобрести материалы заранее или запросить дополнительное финансирование.
Управление рисками даёт ряд преимуществ для проекта, таких как:
- Более точные оценки проекта: учёт рисков и неопределённостей помогает точнее определять сроки выполнения, бюджет и результаты проекта. Это становится возможным благодаря включению неопределённостей в прогнозы (например, PERT) или рассмотрению их как форс-мажорных обстоятельств.
- Улучшение процесса принятия решений: понимание рисков позволяет принимать более обоснованные решения, что повышает шансы на успешное завершение проекта.
- Более тесное взаимодействие и чёткие ожидания: основным результатом управления рисками является журнал рисков, используемый для обмена информацией и определения ожиданий. Это помогает участникам быть в курсе происходящего и снижает вероятность неприятных сюрпризов.
- Принятие правильных решений: проектные команды должны знать, когда обращаться за помощью к вышестоящим заинтересованным сторонам. Управление рисками предоставляет чёткую структуру для оценки проблемы и определения необходимости обращения за поддержкой к руководству.
- Выявление проблемных проектов: менеджерам программ в крупных организациях, работающих с несколькими проектами, управление рисками помогает определить проекты с возможными проблемами. Риск является хорошим показателем общего состояния проекта, который не отражается в масштабе, бюджете и результатах.
- Сосредоточение усилий команды: ничто так не мотивирует команду, как осознание риска, который может остановить процесс. Опасность может быть хорошим стимулом, а выявление рисков, которые могут вызвать трудности, является хорошим способом подтолкнуть команду к успеху.
Управление рисками — важный аспект управления проектами, однако настоящий опыт в этой области приходит только с практикой. Часто негативный опыт в прошлом проекте становится лучшим способом для улучшения будущих проектов.
Два метода, которые помогут распознать риски на ранней стадии.
Одна из ключевых проблем, связанных с управлением рисками, заключается в том, что даже при соблюдении всех правил и норм возможны непредвиденные ситуации. Невозможно предусмотреть и проанализировать каждый индивидуальный риск, особенно на начальных этапах. Вместо этого следует сосредоточиться на изучении различных категорий рисков, чтобы лучше понимать возможные угрозы на своём пути.
Для начала следует разделить риски на две категории: известные и неизвестные.
- Известные-Известные риски — это те, о которых вы знаете или можете узнать. Они предоставляют информацию для более эффективного планирования вашего проекта и позволяют избежать или снизить возможные негативные последствия.
- Неизвестные-Известные риски — это те, о которых вы не знаете, но о них осведомлены другие участники вашей команды. Чтобы выявить их, необходимо активно взаимодействовать с коллегами и обмениваться знаниями, чтобы превратить неизвестные риски в общеизвестные.
- Известные-Неизвестные риски— это основная концепция управления рисками. Вы знаете о возможных проблемах, но не можете точно предугадать их последствия. В таких ситуациях важно провести детальный анализ рисков и разработать план действий.
- Неизвестные-Неизвестные риски — это те, которые невозможно спрогнозировать. Никто не знает, что может произойти, поэтому ваша задача — максимально подготовиться к таким ситуациям и реагировать на них наилучшим образом.
Хотя традиционный подход к классификации рисков в виде таблицы известных/неизвестных рисков является распространённым, стоит учесть ещё одну категорию — риски на уровне проекта и бизнеса.
- Риски на уровне проекта связаны непосредственно с вашим проектом и могут повлиять на него. Выявление, анализ и предотвращение этих рисков полностью лежит на вас, и последствия их игнорирования ощутите только вы. Примеры таких рисков включают неясность масштабов проекта, проблемы с ресурсами и коммуникацией с заинтересованными сторонами.
- Риски на уровне бизнеса затрагивают всю организацию, включая ваш проект. Хотя вы не всегда можете повлиять на них, раннее обнаружение и планирование помогут вам справиться с ними. Примеры таких рисков включают изменения в политике компании, финансовые показатели и новые отраслевые законы и нормативные акты.
Важно осознавать, что на некоторые риски вы можете влиять, а на другие — нет. Ваша задача как руководителя проекта — выполнять свою работу наилучшим образом, чтобы ваша команда успешно справилась с возможными трудностями.
11 примеров распространенных проектных рисков (и как их избежать).
Управление рисками — это навык, который развивается с опытом. Иногда только негативный опыт в прошлом может предупредить о возможном риске в будущем. К счастью, многие менеджеры проектов уже сталкивались с подобными ситуациями.
Для ознакомления рассмотрим 11 наиболее распространённых проектных рисков и методы их предотвращения для вашего проекта.
1. Расширение масштабов проекта.
Один из ключевых рисков для любого проекта — размывание масштабов. Это происходит, когда команда начинает работать над задачами, которые не входят в её обязанности, из-за путаницы или неправильного управления.
Снижение масштабов может привести к потере времени и ресурсов на бесполезную работу.
Обратите внимание на следующие признаки:
- Пропущены основные этапы проекта
- Команда не понимает, над чем работает
- Команда выглядит немотивированной или отвлеченной от своих основных задач
Как снизить риск расширения масштабов:
- Внедрите строгий процесс контроля изменений, чтобы отслеживать изменения в масштабах проекта.
- Регулярно общайтесь с командой, используя ежедневные стендапы и индивидуальные встречи, чтобы понимать, над чем ведется работа.
2. Изменения в команде.
Одна из частых проблем, с которой сталкиваются проектные группы, — уход ключевого сотрудника. Текучесть кадров — обычное явление, особенно в долгосрочных проектах, где хотя бы один член команды покидает компанию.
Последствия ухода сотрудника: если опыт и знания ушедшего специалиста не будут замещены, это может замедлить проект, пропустить важные этапы работы команды или снизить моральный дух.
Обратите внимание на предупреждающие сигналы:
- сотрудник становится менее мотивированным;
- сотрудник недоволен руководителем;
- конкуренты активно нанимают сотрудников.
Как снизить риск ухода сотрудников:
- убедитесь, что они регулярно документируют свою работу, чтобы вы могли быстро найти замену в случае необходимости
- меняйте задачи для поддержания мотивации и вовлечённости
- объясните каждому, как его работа влияет на общие цели компании
3. Организационные изменения.
Компании всегда стремятся быть впереди конкурентов, поэтому окружающая среда может быстро меняться из-за новых стратегий, порядка отчётности и приоритетов руководства.
Организационные изменения могут повлиять на курс компании, привести к пересмотру приоритетов проектов, сокращению бюджетов и изменению целей и задач.
Обратите внимание на следующие предупреждающие знаки:
- смена руководства
- низкая финансовая эффективность или эффективность продукта
- изменения на рынке, например, новые правила или технологические инновации
Для снижения риска организационных изменений:
- взаимодействуйте с заинтересованными сторонами, чтобы понимать изменения в разных сферах бизнеса
- регулярно пересматривайте долгосрочный план развития продукта для корректировки стратегического направления
4. Конфликты в команде.
Проектные команды часто сталкиваются с высоким давлением и неизбежными разногласиями между участниками. Руководителю проекта необходимо предвидеть возможные конфликты и разрабатывать стратегии для их конструктивного использования, чтобы успешно продвигать проект вперёд.
Конфликты в команде могут привести к снижению эффективности работы, ухудшению морального состояния коллектива и даже к скрытому уходу сотрудников.
Следует обращать внимание на следующие признаки:
- различия в стилях общения между членами команды
- напряжённые этапы проекта, особенно связанные с выпуском или запуском продукта
- снижение уровня сотрудничества и коммуникации внутри команды
Для снижения риска возникновения конфликтов рекомендуется:
- поддерживать коллективную работу, используя командные ритуалы на регулярной основе
- изучать методы разрешения конфликтов, которые позволяют преобразовывать негативные ситуации в позитивные результаты
5. Технологический сбой.
Технологии — это одновременно и мощный инструмент, и источник проблем. При разработке нового технологического проекта вероятность ошибок, неудачных тестов и системных сбоев возрастает.
Последствия сбоев: они приводят к потере времени, дополнительным затратам и неэффективному использованию ресурсов.
Обратите внимание на следующие факторы:
- сложность технического решения
- инновационность системы
- количество тестов и команд, участвующих в процессе
Чтобы снизить риск сбоев:
- выберите подходящую методологию управления проектами (например, waterfall или agile)
- разработайте детальный план тестирования, который минимизирует вероятность ошибок
6. Недостаточная эффективность использования ресурсов.
К сожалению, не все сотрудники работают так, как хотелось бы. В условиях постоянных изменений часто возникают ситуации, когда человек выполняет свои обязанности ненадлежащим образом, например, из-за недостатка навыков или мотивации.
Неэффективная работа коллег может привести к снижению общей производительности, нарушению сроков выполнения задач, излишним затратам и потере доверия со стороны заказчиков.
Обратите внимание на следующие признаки:
- нарушение сроков выполнения задач
- регулярные проблемы с выполнением рабочих обязанностей
- жалобы коллег на чрезмерную нагрузку
Для снижения риска неэффективного использования ресурсов:
- применяйте методы распределения ресурсов для назначения подходящих сотрудников на задачи
- назначьте наставника для дополнительной поддержки и обучения членов команды
7. Проблемы с расходами и сокращение бюджета.
Проекты требуют финансовых вложений, и многие компании сталкиваются с их нехваткой. Риск заключается в том, что бюджет может быть сокращён, и вам придётся выполнять тот же объём работ за меньшие деньги.
Сокращение бюджета может привести к проблемам с расходами, что затруднит работу и потребует снижения качества или объёма работ для достижения поставленных целей.
Обратите внимание на следующие факторы:
- низкие финансовые показатели компании
- параллельное выполнение крупных проектов и программ
- необходимость делиться ресурсами с другими проектами и программами
Для снижения риска проблем с затратами:
- изучите тройное ограничение и применяйте тактику балансировки времени, затрат и объёма работ
- при составлении бюджета учитывайте непредвиденные расходы по каждой статье, чтобы создать резерв на случай непредвиденных расходов
8. Задержки в цепочке поставок.
Роль поставщиков важна в любом проекте, однако ваше влияние на них ограничено, что увеличивает риск возникновения проблем. Задержки в цепочке поставок могут повлиять на сроки и увеличить расходы.
Обратите внимание на следующие признаки:
- поставщики медленно отвечают на запросы или предоставляют неактуальную информацию
- указанные сроки являются общими и необязательными
- у вас нет контракта со штрафными санкциями за нарушение сроков поставки
Чтобы снизить риск проблем в цепочке поставок:
- разработайте структурированный план взаимодействия с поставщиками для контроля хода работ, задач и сроков поставки
- если у вас нет чёткого контракта, определите объём работ, чтобы обе стороны понимали свои обязательства и сроки их выполнения
9. Непредвиденные обстоятельства.
Экстремальные погодные условия, стихийные бедствия и террористические атаки могут негативно повлиять на ваш проект. Эти события часто непредсказуемы, но существуют способы уменьшить их воздействие.
Непредвиденные обстоятельства могут вызвать задержки в сроках, изменение бюджета, изменение масштаба проекта или снижение прибыли.
Чтобы предупредить возможные проблемы:
- следите за новостями и событиями, связанными с вашей сферой деятельности
- учитывайте особенности географического положения
Для снижения риска непредвиденных обстоятельств
- обеспечьте достаточный запас средств и времени в вашем бюджете и графике, чтобы быть готовыми к событиям, которые невозможно контролировать
10. Изменения в законах и нормативных актах.
Законодательство и нормативные акты в различных отраслях, особенно в строительстве и финансовых услугах, регулярно изменяются. Внезапное появление этих изменений во время реализации проекта может потребовать быстрого реагирования.
Изменения в законодательстве и нормативных актах могут привести к корректировке сферы услуг компании, увеличению затрат и изменению целей.
Необходимо обращать внимание на следующие предупреждающие сигналы:
- внешние заинтересованные стороны задают вопросы о процессе работы
- новости о проблемах, авариях или стихийных бедствиях в вашей отрасли
Для снижения рисков, связанных с изменениями в законодательстве и нормативных актах, рекомендуется:
- установить контакт с юридическими и контролирующими органами в рамках первичного анализа заинтересованных сторон и поддерживать с ними связь для получения информации о предстоящих изменениях
- посещать отраслевые мероприятия, такие как конференции и семинары, чтобы быть в курсе предстоящих изменений и подготовиться к возможным последствиям
11. Коммуникационные барьеры.
Эффективная коммуникация имеет решающее значение для успешного управления проектами, так как она позволяет участникам проекта обмениваться информацией и координировать свои действия. Нарушение коммуникации может привести к множеству проблем, включая увеличение масштаба работ, задержки сроков, межличностные конфликты и проблемы с ресурсами.
Обратите внимание на следующие признаки, указывающие на возможные проблемы с коммуникацией:
- членам команды требуется дополнительная информация для выполнения своих задач
- заинтересованные стороны задают много вопросов и хотят получить больше информации о ходе проекта
- совместная работа затруднена из-за того, что разные участники выполняют разные задачи
Чтобы снизить риск возникновения проблем с коммуникацией, используйте инструменты управления проектами. Это помогает организовать и контролировать задачи, создавать документы, проводить командные обсуждения и отслеживать прогресс проекта, обеспечивая эффективное взаимодействие всех участников команды.
В завершение: как правильно справляться с рисками.
Несмотря на то, что мы рассмотрели общие проектные риски, каждый проект уникален, и вам придётся столкнуться с индивидуальным набором рисков, требующих управления.
Независимо от характера риска, применение чёткого процесса управления рисками — наилучший способ нейтрализации угрозы. Вот что нужно сделать:
- Идентификация рисков: начните с определения рисков для вашего проекта и занесите их в реестр рисков. Идентификация рисков проводится на начальных этапах проекта и завершается семинаром по идентификации рисков.
- Анализ рисков: как только вы определили свои риски, пришло время их проанализировать. В частности, вам нужно определить вероятность их возникновения, их влияние на ваш проект и степень их близости (то есть через какое время может возникнуть риск). Это поможет вам оценить риски и расставить их по приоритетам в соответствии с серьёзностью.
- Принятие мер: теперь, когда вы хорошо понимаете свои риски, пора приступить к их управлению. Примите меры для снижения каждого риска, работая над уменьшением вероятности и влияния, которое событие может оказать на ваш проект. Например, если вы знали о возможности возникновения конфликтов между членами команды, вы можете попросить их выполнять отдельные задания или перевести их на другой проект.
- Проанализируйте и начните сначала: после того, как вы предприняли действия по снижению риска, вам следует ещё раз оценить ситуацию, чтобы определить, дало ли это действие желаемый эффект. Если нет, повторите шаги 2 и 3, пока не убедитесь в серьёзности этого риска.
#Проекты #Риски #Эффективность #Неопределенность #Менеджмент
