В этой статье разбираемся, за сколько месяцев лучше начинать готовиться к проведению мероприятия.
В среднем на подготовку можно закладывать 2-4 месяца. Но обратите внимание: временные рамки могут двигаться как в большую, так и в меньшую сторону. На это влияет в первую очередь масштаб и сложность события, но не только. Давайте по пунктам разберём другие важные факторы.
Площадка
Важно заранее выбрать и забронировать площадку. Чем ближе к дате, тем сложнее может быть найти свободный конференц-зал, ресторан, культурное пространство и т.д. Особенно часто это происходит с популярными площадками: вместительными, удобно расположенными, комфортно обустроенными внутри.
Иногда для мероприятия нужно задействовать больше одной площадки, и необходимо, чтобы они все были свободны в одно и то же время. Поэтому бронирование точно не стоит откладывать на последние стадии подготовки.
Подрядчики
Вам понадобится множество специалистов из разных сфер: кейтеринг, транспорт, фото и видео, технические подрядчики.
У хороших команд часто бывает очередь из клиентов, особенно в активные сезоны. Это обычная ситуация, к примеру, летом, когда проводится масса выездных мероприятий, всевозможные события на открытом воздухе – фестивали, концерты, дни города.
Ведущие, спикеры, артисты
Если вы хотите пригласить на мероприятие известную музыкальную группу или крупных экспертов в различных областях, то учитывайте, что у них наверняка плотное расписание.
На масштабных форумах и конференциях нередко выступает большое количество экспертов. К примеру, на организованном нами IV деловом форуме «Вектор производительности» за два дня выступили с лекциями и презентациями более 70 человек. Закладывайте время на то, чтобы со всеми договориться, обсудить тайминг выступления, темы докладов и другие условия.
Продвижение
Продвижение очень важно, если вы приглашаете гостей, продаёте билеты и добиваетесь высокой посещаемости. Запускать рекламу можно за 1,5-2 месяца до мероприятия. Если оно крупное, то начинайте рекламировать раньше.
Многое также зависит от того, какие инструменты и каналы продвижения вы будете использовать. Например, если мы говорим о рекламе у блогеров, то у них чаще всего график выхода рекламы прописан на ближайшие недели. Учитывайте этот момент при планировании мероприятия, если захотите поработать с лидерами мнений для привлечения трафика.
Создание фирменного стиля
Это дизайн для баннеров и мерча, логотипы, видеоролики и т.д. Сроки зависят от объёма задач. Если их немного, то можно уложиться в неделю, а в каких-то случаях потребуется месяц. Кроме того, вам предстоят этапы правок и согласований.
Что ещё важно сделать заранее?
- Забронировать сложное техническое оборудование, особенно если вы знаете, что в городе оно есть у небольшого числа компаний.
- Забронировать гостиницу для экспертов, которые едут на конференцию из другого города.
- Найти и договориться с переводчиками, если на мероприятии будут выступления или обсуждения с участием иностранных специалистов.
Подготовка и согласование процессов занимает больше всего времени. Финальный же этап – застройка и оформление площадки – гораздо короче. Например, для одного из форумов мы создали подвесную конструкцию из экранов всего за два дня.
Конечно, далеко не всегда получается за несколько месяцев приступить к созданию концепции, сценария, списка выступающих. Это скорее идеальные условия, которые складываются не у всех. Мы не раз убедились в этом на практике, поэтому понимаем, как важно может быть всё делать очень быстро.
Команда «Прожектора» умеет укладываться даже в самые сжатые сроки, потому что у нас есть опыт и база проверенных подрядчиков, с которыми мы сотрудничаем уже давно. Это гарантирует вам не только качество и оптимальное распределение бюджета на мероприятие, но и максимально высокую скорость подготовки.
Если вам нужно провести мероприятие и вы понимаете, что можете не успеть в срок, напишите нам. Заполните заявку на сайте, мы с вами свяжемся и предложим различные решения.
Подпишитесь на наш канал, чтобы регулярно узнавать секреты организации идеальных мероприятий.
