Облачное решение для управления проектами — это удобный инструмент совместной работы для локальных и распределенных команд. Российские компании все чаще используют подобные сервисы и интегрируют их в существующую ИТ и телеком-инфраструктуру. Иван Павлов, руководитель проектов Телфин, рассказывает, чем облачные технологии полезны для project-менеджеров и какие сервисы стоит использовать в первую очередь.
Преимущество облачных технологий
Главное преимущество облачных технологий — их легко применять. Управлять проектом в “облаке” проще, быстрее и удобнее, а для работы можно использовать любое устройство с доступом в интернет. А чем еще полезны облачные решения для бизнеса?
Минимальные финансовые вложения. Используя облачные технологии вы экономите на развертывании и содержании проекта. Компания подключает только необходимые сервисы и мощности исходя из своих потребностей. При этом в любой момент можно увеличить или уменьшить набор решений и платить только за те, которые реально используются в работе.
Кроме этого компания может сэкономить и отказаться от полноценного технического отдела. Конечно, в команде должен быть специалист, который сможет грамотно настроить облачные сервисы. Для решения этих задач достаточно одного сотрудника со специальным образованием. Провайдер осуществляет всю поддержку облачных решений, ПО также автоматически обновляется на стороне поставщика услуг.
Отсутствие ограничений по географическому использованию. Облачные технологии особенно популярны для работы территориально-распределенных команд. Доступ к базам знаний, вычислениям, рабочим местам и целым платформам осуществляется удаленно из любого города России и мира. Главное требование - качественный и защищенный доступ в интернет.
В любой момент в “облаках” может работать неограниченное число пользователей. Есть возможность в считанные минуты подключать к ресурсам дополнительных сотрудников. С помощью облачных технологий можно работать без потери производительности везде, где есть интернет, и с любого устройства. Нет привязки ни к адресу компании, ни к местоположению сотрудников.
Быстрое подключение и удобная поддержка. Время подключения облачных решений, как правило, зависит от технический возможностей компании и набора подключаемых решений. Например, такие облачные сервисы, как IP-телефония или CRM-система подключается в течение 1 рабочего дня. Все работы по подключения и настройке со стороны провайдера осуществляются удаленно через интернет.
Как мы уже сказали чуть выше, поставщик услуг берет на себя подключение, настройку и обслуживание облачных сервисов. Кроме этого он же отвечает за обеспечение безопасности данных и аварийное восстановление. Провайдеры обновляют протоколы безопасности, шифруют данные, своевременно обновляют ПО и др.
Подробнее об облачных технологиях читайте в нашей статье «Облачные технологии — это удобно и безопасно!».
Облачные сервисы для управления проектами
IP-телефония и CRM — 2 базовых сервиса, которые незаменимы при управлении проектами на любом его этапе.
IP-телефония. Данное облачное решение позволяет оперативно вести внешние и внутренние коммуникации. Для связи с коллегами достаточно набрать короткий добавочный номер, при этом общение внутри компании бесплатное в рамках корпоративной телефонной сети. Принимать и совершать звонки можно как в офисе, так и удаленно.
Также в считанные минуты вы можете переводить звонки на сотрудников других подразделений и офисов. В случае необходимости есть возможность подключаться к телефонным звонкам, подсказывать коллегам или использовать конференц связь для одновременного участия в обсуждении расширенного числа участников проекта. А для наглядной проведения презентация можно использовать видеоконференции.
Если для связи с клиентами и коллегами сотрудники компании часто используют мессенджеры, их можно легко интегрировать с телефонией и вести все коммуникации в рамках одного окна. Таким образом, никакие договоренности не теряются, данные автоматически попадают и в офисную АТС, и в корпоративную систему управления взаимоотношениями с клиентами.
CRM-система. Данное облачное решение также незаменимо для управления клиентской базой. Здесь вы можете строить разветвленную иерархию проектов и использовать диаграмму Ганта, устанавливая связи между задачами, назначать исполнителей и отслеживать прогресс, собирать статистику в отчёты, делиться файлами и др.
С помощью REST API и готовых интеграций можно объединять CRM c электронной почтой, приложениями, интернет-магазинами, банками, платежными системами, виртуальными АТС и множеством других облачных и локальных бизнес-приложений. Таким образом, прямо из CRM можно набирать звонить, отправлять письма, рассылать СМС и e-mail-рассылки.
Выбирайте гибкие облачные сервисы с простой миграцией. Также ориентируйтесь на возможности существующей инфраструктуры компании и текущие потребности бизнеса. Какие конкретные задачи вам необходимо решить с помощью облачных сервисов? Планирование, управление расходами, закупками, контроль качества, быстрые коммуникации и др.
