Недавно мы опубликовали алгоритм, позволяющий легко подсчитать выгоды компании при переходе с бумажного на электронный документооборот. Многих читателей наши цифры впечатлили: отдача в десятки раз превышает затраты на внедрение систем электронного документооборота и достигается за короткий срок.
Но, чтобы достичь такого экономического эффекта, вначале нужно внедрить систему электронного документооборота правильно. А это не просто, учитывая разнообразие форматов документов, сложность бизнес-процессов, структуры ролей в компании, маршрутов движения документов и т.д. Вообще, внедрение СЭД – одна из самых сложных областей автоматизации. Риск ошибок здесь бывает выше, чем при внедрении многих других информационных систем.
Мы в компании 1С-КПД проанализировали опыт проблемных внедрений 1С:Документооборота и других СЭД в российском бизнесе. Заказчики допускают несколько типовых ошибок, из-за которых проекты выходят за рамки запланированного бюджета, затягиваются или проваливаются.
Хорошая новость: шансы на успех значительно повышаются, если заказчик держит эти риски в фокусе своего внимания.
Рассмотрим 5 наиболее распространенных ошибок.
1. Отсутствие продуманного плана до начала работ
Многие заказчики считают допустимым вносить изменения в дорожную карту проекта вплоть до его завершения. Консультанты уже заканчивают настройку системы – а заказчик продолжает генерировать идеи, какие еще процессы обработки документов хорошо бы автоматизировать.
В итоге команда внедренцев вынуждена постоянно корректировать курс, менять приоритеты, уточнять график работ и переделывать уже сделанное. Проект затягивается, и даже если будет завершен, его результаты наверняка разочаруют заказчика. Спустя недели или месяцы он поймет, что самые важные потребности компании были упущены. Зато много ресурсов было вложено в автоматизацию не устоявшихся процессов, которые быстро потеряли актуальность.
Именно поэтому мы предлагаем клиентам обязательно проводить предпроектное обследование. Важно еще до начала внедрения тщательно проанализировать и описать все бизнес-процессы компании, определить их владельцев, установить четкие шаги, сроки, ожидаемые результаты. И в дальнейшем придерживаться взвешенного плана.
2. Избыточные требования к системе
Часто заказчики, прежде не работавшие с СЭД, включают в список требований к системе чуть ли не все задачи, о которых прочли на сайтах разработчиков. Результат предсказуем: программный монстр с избыточными функциями и большими трудозатратами на ввод данных. Более того, до 50% сложных доработок так и не используется, ведь для решения реальных задач большинству заказчиков хватает типового функционала 1C:Документооборота.
Поэтому мы рекомендуем двигаться небольшими шагами. Вначале – научиться работать с документами в цифре. Затем – полностью освоить базовые возможности системы. И лишь после этого – планировать ее развитие.
3. Отсутствие лидера изменений
Для успеха проекта крайне важно, кто будет за него отвечать со стороны заказчика. Нередко эту задачу формально поручают сотруднику одной из служб, в которых внедряется СЭД. Но если его раньше всё устраивало в работе с документами, он всегда найдет способы саботировать проект.
Поэтому мы рекомендуем заказчикам трижды подумать и назначить "мотором" проекта специалиста, который сам заинтересован в изменениях.
4. Отсутствие полномочий у лидера
Эта ошибка связана с предыдущей: лидер без полномочий – ничуть не лучше, чем проект без лидера. Проблемы внедрения будут обсуждаться, замыливаться, откладываться в долгий ящик, пока не станут проблемами новой системы документооборота, работающей с низким КПД. Если ее вообще удастся внедрить.
Чтобы избежать провала, лидер проекта должен обладать полномочиями для принятия самостоятельных решений, подкрепленными твердой поддержкой руководства компании.
5. Внедрение силами собственного ИТ-специалиста
Вообще, ИТ-специалист – слишком широкое понятие, чтобы ему можно было поручить узкоспециальную задачу.
Например, ваш ИТ-специалист может быстро и легко решать повседневные технические проблемы: настраивать офисный софт, ремонтировать компьютеры, поддерживать сайт и даже, при необходимости, немного программировать.
Но для внедрения 1С:Документооборота нужно уметь анализировать бизнес-процессы компании и настраивать их в этой системе. Чтобы этому научиться, могут уйти многие годы. Если ваша компания желает вырастить собственного специалиста по внедрению и поддержке 1С:Документооборота – используйте нашу инструкцию, позволяющую быстрее добиться результата.
Будем рады пообщаться с вами в комментариях или по телефону: +74956400093. Мы в других соцсетях: Телеграм, Вконтакте.