Существует немало предприятий, на которых вести учет договоров и отслеживать их исполнение является важной (просто критически важной) частью каждодневного ведения бизнеса. Это строительство, проектирование, производство и много что еще. В этой статье рассмотрим способ ведения учета проектов или договоров. Это уже кому как нравится называть. Суть одна и та же.
Итак, имеем таблицу. С нее начинается работа и в ней же мы видим основной результат.
Лист "Реестр проектов"
Сразу уточню: в файле данные вручную вносятся только в те столбцы, которые отмечены желтым цветом. Столбцы, которые не имеют заливки, полностью автоматические.
В верхней строке в столбцах J, K, L, M, N находятся формулы по суммированию. В обычном состоянии эти формулы суммируются все значения столбца. При сортировке при помощи автофильтра, в этих ячейках суммируются результаты фильтрования.
Рассмотрим все по порядку.
Столбец А - "Дата подписания договора" - вносим дату подписания договора.
Столбец В - вносим номер договора согласно того порядка нумерации, который существует на вашем предприятии, совершенно необязательно писать такие же номера, как в приведенном примере.
Столбец С - наименование Заказчика. Это может быть юридическое или физическое лицо.
Столбец D - наименование проекта. Можно еще сказать - предмет договора. Вы пишете, что вы обязались сделать по этому договору.
Столбец Е - пишете ответственного сотрудника за данный проект.
Столбец F - срок выполнения работ согласно договору. Указываете в календарных днях.
Столбец G - "Дата получения предоплаты" - первый автоматический столбец. В нем указывается дата получения предоплаты. Именно от этой даты (а не от даты подписания договора) таблица считает дату срока окончания работ.
Столбец H - указывается сумма договора.
Столбец I - указываются суммы по дополнительным соглашениям к договору. Всякое может быть и часто бывает. Работы по договору увеличиваются, дополняются новыми и т.д.
Столбец J - автоматический итог по договору. Суммируются столбцы Н и I, то есть суммы по договору и дополнительным соглашениям.
Столбец К - Оплата - автоматический столбец, куда подтягиваются все оплаты по договору.
Столбец L - Сумма закрытых актов - автоматический столбец. Здесь суммируются все акты выполненных работ по договору. Акт по договору может быть один, а может быть несколько.
Столбец М - Взаиморасчеты с Заказчиком - автоматический столбец, формируется сумма задолженности дебиторской (нам должны) или кредиторской (мы должны). Если сумма указана с минусом, то значит это мы должны, если без минуса, то значит должны нам.
Столбец N - Возможные суммы к получению - автоматический столбец. Часто по договору получены оплаты, закрыты акты, но сумма договора не освоена полностью. И вполне возможно, что будут еще работы, которые будут оплачены Заказчиком. В этом столбце и показывается эта сумма - ЧТО ЖЕ ЕЩЕ МЫ МОЖЕМ ПОЛУЧИТЬ ПО ДАННОМУ ДОГОВОРУ.
Столбец О - Возможные доплаты - заполняется вручную. Этот столбец напрямую связан с предыдущим. В столбце N может сформироваться сумма, которую мы можем получить еще по данному договору, но на самом деле мы знаем, что больше оплат по данному договору не будет. Поэтому из выпадающего списка в данном столбце Вы указываете, что больше доплат не будет. И это уберет сумму из предыдущего столбца.
Столбец Р - это информационный, автоматический столбец в котором отображается информация, когда средств Заказчика недостаточно, а так же когда сумма оплат превышает сумму договора.
Столбец Q - второй информационный, автоматический столбец. Здесь отражается информация о соблюдении сроков и получении оплат. В зависимости от продолжительности работ здесь будет отображаться информация когда прошла половина срока по договору, когда договор просрочен, а так же когда договор закрыт. Когда в данном столбце указано, что аванс получен - это говорит о том, что работы по договору должны быть начаты.
Столбец R - автоматический столбец. Указывается срок окончания работ по договору. Определяется как сумма значений по столбцам G "Дата получения предоплаты" и F "Срок выполнения работ по договору".
Итак, всю информацию непосредственно по договору мы вносим на вышеописанном листе. Но чтобы в столбцы К и L попала информация об оплатах и актах выполненных работ, необходимо заполнить два других листа. Не пугайтесь, на этих листах все гораздо проще, и вносить существенно меньше.
Приглашаю вас на свой сайт, где вы сможете не только прочитать эту статью, но и найдете много полезной информации по управленческому учету без воды, а также различные электронные таблицы, для удобства вашей работы.