В переписке по электронной почте чаще, чем в других каналах коммуникации, возникают недопонимания. Так опрос Preply показал, что 83% работников столкнулись с пассивно-агрессивными письмами от коллег.
Политические разногласия, нетактичные высказывания, поиск виноватых – все это в текстовых сообщениях воспринимается особенно остро.
Что эйчару подчеркнуть при беседе с сотрудниками?
- Важность командной работы
Напоминание о том, что здесь все трудятся для общей цели, поэтому без взаимного уважения никак, а остальное можно вынести за скобки рабочего места. - Стиль общения
У всех разные способы вести коммуникацию: кто-то выбирает классику (приветствие, основная часть и подпись), а кто-то на тщательно выверенное письмо отвечает: “ок”. - Не сиюминутная отправка
Накал эмоций, усталость после рабочего дня торопят нажать на заветную кнопку. Глубокий вдох и обязательное перечитывание письма помогут не наделать ошибок. - Использование ИИ
Если не хочется вновь погружаться в контекст сообщения, загрузите его в одну из нейросетей. Там исправят ошибки и сделают тон более благожелательным. - Выбор простой структуры для имейла:
- что произошло
- почему это важно
- что с этим делать
- в конце конкретные просьбы адресатам
По-хорошему, нужно соблюдать email-этикет в любых письмах.
Базовые правила
- На каждую тему – отдельное письмо
- На каждую мысль – отдельный абзац
- Продумать заголовок
- Указать срочность
- Писать в начале о самом важном
- Вынести в подпись всю контактную информацию
Тема – залог того, что письмо откроют
Идеально, когда при взгляде на нее считывается от 40% до 80% смысловой нагрузки сообщения.
Что добавить в тему:
- Контекст
- Название проекта, вопрос, задача
- Статус или срок
Примеры:
- Проект для компании Х «Делай быстро» [Защита перед советом директоров]
- Обсуждение Big Idea на стратегической сессии [Конспект со встречи 22.02.]
- Подготовка к корпоративу на Бали [Выбор локации и согласование]
- А еще внимательность и финальная вычитка письма перед отправкой – обязательные условия, чтобы избежать конфузов. В мессенджерах вы хотя бы историю подчистить можете))
Проверить еще раз:
- ФИО, должности и зоны ответственности
- Прикрепленные материалы, вшитые ссылки
- Пересылаемые письма и адресаты
Структура письма по 3-м типовым запросам:
1. Постановка ТЗ
- Контекст
- Сама задача
- Ожидаемый результат
- Дедлайн или примерный срок
- Последующие действия, если работа продолжится
- Прикрепленные материалы
2. Презентация проекта
- Контекст
- Связь с текущими проектами (по желанию)
- Цель и задачи
- Ожидаемый результат
- Показатели эффективности и критерии оценки
- Стоимость
- Риски и подводные камни
3️. Решение непростых вопросов
- Что произошло
- Почему это произошло
- К чему это приведет
- Что нужно сделать
Как еще упростить жизнь адресатам
Прикрепить сразу все материалы, о которых идет речь в письме
«Я добавила скриншоты переписки, приложение и запись звонка»
Давать несколько вариантов на выбор
«На 1 марта у нас есть слоты в 11:00, 12:30 и 14:30. Какое время вам предпочтительнее?»
Напоминать о договоренностях и писать саммари
«На созвоне 11 февраля мы с вами пришли нашли компромисс насчет обложки»
Не ставить ультиматумы, а давать право на отказ
«Наш проект начнется 30 мая, поэтому, надеемся, что к 1 мая вы отправите дизайн. Если не получится – сообщите заранее»
Предлагать новые решения, когда вы не можете помочь
«Я не успею создать макет за сегодняшний день, но у моей коллеги меньшая загрузка, попробуйте обратиться к ней»
Финальные штрихи
- Когда адресат не отвечает – подождите хотя бы 3 дня, затем напомните (не касается срочных задач).
- Когда вы не можете ответить сразу – напишите об этом, обозначив срок, за который посмотрите письмо.
Тема этикета в рабочих переписках тоже нуждается в запоминании и повторении, хотя и не так, как правила сервировки стола. Надеемся, что благодаря нашему краткому экскурсу вам станет проще составлять официально-деловые письма, а страх допустить ошибку улетучится.
