Что такое совещание и почему их важно проводить регулярно?
О спорах на производственных совещаниях ходят легенды. Есть мнение, что производственные совещания давно себя изжили и не стоит отвлекаться от текущих дел, но с этим я не согласен. Вывел для себя понятие, что же такое совещание.
✏️Совещание - это методика синхронизации коллективного разума !!!
На моем опыте, совещания на стройке, это инструмент, который экономит время и деньги. Расскажу, как их проводить, чтобы не тратить часы впустую.
❗️ Зачем нужны совещания
Во время совещаний вы собираете информацию из голов руководителей и передаете всем участникам процесса.
- Синхронизируют команду. Все знают, кто что делает и куда движется проект.
- Выявляют проблемы до взрыва. Например, задержку поставки бетона решаем за 10 минут, а не через неделю.
- Экономят ресурсы. Лучше потратить 30 минут на обсуждение, чем 3 дня на переделку.
Пример: На объекте в Новосибирске не провели планерку - электрики и сантехники начали штробить одни и те же стены. Потеряли 2 дня.
❗️ Как проводить совещания: 4 правила
🔷 Не отдавайте приказы - ставьте задачи
В формате совещания лучше не отдавать приказы а заниматься разъяснением попутно накидывая задачи, это мягкая форма приказа, но воспринимается более твердо и приятней для исполнителя .
- Плохо: «Вася, завтра начинай копать траншею».
- Хорошо: «Вася, траншея под водопровод нужна к пятнице. Как будешь делать - решай сам, но к 16:00 покажи прогресс».
Почему именно это работает? Исполнитель чувствует ответственность, но знает дедлайн.
Не стоит недооценивать людей, достаточно только дать направление движения.
🔷 Не лезьте в детали
Во время постановки задачи не стоит влезать в детали, пусть исполнитель сам выберет форму и метод исполнения задачи, но обязательно уточнить срок исполнения.
- Что спросить: «Какие ресурсы тебе нужны?»
- Что не спрашивать: «Почему берешь ковш 0,3, а не 0,5?»
Совет, если видите ошибку - не перебивайте, а дождитесь отчета и скорректируйте.
🔷 Занижайте сроки
Срок обязательно необходимо занизить, чтоб в какой то момент вы смогли подрегулировать исполнение задачи и не влезая в сам процесс дать какие то подсказки или советы исполнителю.
Допустим, задача требует 7 дней, назовите срок - 5 дней.
Запасные 2 дня используйте для:
- Проверки качества.
- Исправления косяков.
- Поддержки исполнителя.
И для примера - прораб попросил 10 дней на монтаж кровли, дали 7 дней, сделал за 8 - уложились в график.
Таким образом исполнитель получает свободу действий и ограниченный срок на исполнение, что способствует его развитию и приобретению навыков решения сложных задач.
🔷 Фиксируйте решения
После совещания отправьте протокол письмом с:
- Списком задач по каждому исполнителю.
- Обязательно прописать ответственными за каждую задачу.
- Сроками, в которые нужно выполнить задачу.
Используйте типовой шаблон для протоколо саовещания:
❗️Как вовлечь команду
- Давайте слово молчаливым. Спросите: «Саша, как думаешь, хватит ли нам крана на эту неделю?»
- Пресекайте пустые споры. «Это тема для отдельного разговора. Зафиксируем и обсудим завтра с инженером».
- Заканчивайте на позитиве. «Отлично, траншею сдаем в пятницу. Если будут проблемы - пишите сразу».
❗️❗️❗️Чего избегать
- Совещания ради совещаний. Если нет конкретных вопросов - отмените.
- Обсуждение 10 тем за раз. Максимум - 3–4 приоритетные задачи.
- Критика без предложений. «Ты неправильно сделал» → «Давай попробуем так…».
Читайте далее:
➡️ Какие привычки и навыки нужны для управления строительным проектом?
Читайте нас в Telegram 📳 Поддержать нажмите "Подписаться" 👇