Актуальность: Устарела
Категория: Для менеджеров офисов, завхозов.
Читать или пропустить? Пропустить
Что понравилось
Можно прочитать введение и этого будет достаточно.
Что не понравилось
Эта книга - одна сплошная инструкция. "...Шаг 1: Придумайте план. Шаг 2: запишите ваш план в соответствии с ранее придуманным планом по пунктам. Шаг 3: Действуйте, начиная с первого пункта, согласно записанному плану.".
Судя по книге, для того, чтобы передвинуть тумбочку с места на место нужно:
- Собрать группу заинтересованных.
- Назначить лидера группы
- Заручится поддержкой руководителя
- Провести вводную встречу
- Зафиксировать текущее состояние тумбочки
- Создать стенд, посвященный тому, как продвигается работа
- Снять метрики текущего положения
- Подготовить красные бирки
- Нарисовать потоки
- Составить план передвижения тумбочки
- ПЕРЕДВИНУТЬ ТУМБОЧКУ во временную зону
- Понять нужна или нет эта чертова тумбочка
- Поставить тумбочку на НОВОЕ МЕСТО
- Снять метрики, чтобы понять, есть улучшение или нет
- Зафиксировать все результаты но всех отчетах
- Провести уборку собственными силами
- Спланировать дальнейшие работы по улучшению
И на КАЖДЫЙ пункт ещё более развёрнутая инструкция.
Итог
Очередная (уже 3-ья) книга про бережливое производство, но в более узком направлении.
Пока читал, думал, что я тупой, которому запрещена любая инициатива, все точно по инструкции. Почти все повторяется по несколько раз. Я устал от этой книги. Прочитайте введение (или текст ниже), уверяю, этого будет достаточно.
Из 100-го тома (https://promo.sber.ru/180/book100/010.html):
Если вы не будете относиться к офису как к живому организму, он вскоре превратится в хлев, который никогда не чистили. Потери будут накапливаться, и для того, чтобы выполнить одну и ту же работу, будет требоваться все больше и больше времени.
Томас Фабрицио, Дон Тэппинг, «5S для офиса»
Эта книга первой познакомила российского читателя с японской системой организации рабочего пространства 5S, которая возникла в послевоенные годы на заводе Toyota. Со временем она была адаптирована для других культур и стремительно завоевала весь мир. Книга Фабрицио и Тэппинга считается одной из базовых книг по 5S. Авторам удалось превратить лежащие в ее основе принципы в максимально продуманную программу внедрения японского подхода в компаниях любого профиля. Не важно, идет ли речь о банковской структуре или о компактном офисе фабрики игрушек – оптимизация рабочего места всегда дает рывок в производительности, качестве обслуживания клиентов и сокращении временных потерь.
Система 5S состоит из пяти последовательных шагов, каждый из которых в японском языке начинается на звук «C». В вольном переводе на русский это может звучать как: сортировка, соблюдение порядка, содержание в чистоте, стандартизация и совершенствование. Каждый этап авторы емко выразили в девизах:
1S «Сомневаешься в нужности вещи – избавься от нее».
2S «Место для каждой вещи, и каждая вещь на своем месте».
3S «Наведи чистоту и поддерживай ее».
4S «Если ты не видишь – ты не знаешь, а если ты не знаешь, то не можешь управлять».
5S «Поддерживай достигнутое, совершенствуй и забудь про обвинения».
Эта книга – компас, который укажет вам путь к более производительному и эффективному офису.
7 смертных грехов, которые приводят к потерям
В офисной работе мы сталкиваемся с простоями и задержками, которые могут показаться неочевидными. В книге «5S для офиса» обобщены ключевые потери. Томас Фабрицио и Дон Тэппинг сравнивают их с семью смертными грехами.
1. Переделки и исправления. Удваивают время, затрачиваемое на одну операцию. Стандарты по обработке информации должны быть четкими, должны учитывать требования конечного получателя документов.
2. Ожидание. Причиной этой потери может быть устаревшее программное обеспечение, бумажный документооборот, перегрузка персонала и т. п.
3. Лишние передвижения. Неэргономичная организация пространства приводит к малопродуктивной работе.
4. Ненужная работа. Повторный ввод данных разными сотрудниками, многократная регистрация одних и тех же документов, дублирование информации в разных таблицах и т. п.
5. Простои оборудования. Снижение производительности из-за неправильного планирования нагрузки или плохого обслуживания.
6. Излишние запасы. 95 % хранимой документации бесполезны, площадь их хранения и время на обслуживание – это потери.
7. Проверки. Необходимо сократить потери от контрольных операций. Задача менеджмента – предотвращать ошибки, а не только их выявлять.
Реализация методики 5S
Определив актуальные потери, можно переходить к реализации системы 5S, которая состоит из 7 последовательных этапов.
Этап 1. Подготовка
На этом этапе важно наметить фронт работы, подготовить человеческие ресурсы и заручиться поддержкой руководства.
Обеспечьте участие топ-менеджеров. Расскажите, как система поможет повысить прибыль и улучшить производительность труда.
Определите целевые зоны. Невозможно одновременно внедрять систему во всех офисах, расставьте приоритеты и определите функции для каждой зоны в отдельности.
Подберите сотрудников в команду, ответственную за внедрение системы 5S.
Этап 2. Сканирование офиса
Опираясь на результаты подготовительного этапа, переходите к поиску проблемных зон.
Разработайте систему показателей для каждой целевой зоны.
Сфотографируйте исходное состояние рабочей зоны, чтобы потом сравнить с полученным результатом.
Выполните сканирование офиса по контрольному листу и определите проблемы.
Создайте информационный стенд проекта.
Этап 3. Сортировка и удаление ненужного
На этом этапе необходимо определить критерии сортировки и подготовить зону временного хранения. Ненужные вещи переносятся в отведенное для этого место, откуда их распределяют, исходя из принципов ответственного потребления. Сбер поддерживает инициативы, направленные на защиту экологии, поэтому при сортировке выделяет специальный критерий – возможность вторичной переработки и раздельный сбор отходов.
Этап 4. Рациональное расположение и определение границ
После того, как ненужные вещи удалены с рабочих мест, необходимо организовать размещение оставшегося по последовательному алгоритму.
Создайте карты текущего состояния помещения. Необходимо отразить не только расположение мебели, но и потоки передвижения людей, грузов и документов.
Разработайте план рационального расположения. Все документы принадлежат компании, поэтому они должны быть доступны для заинтересованных лиц.
Сделайте необходимые перестановки в соответствии с планом. У каждой вещи должно быть свое место.
Этап 5. Уборка и проверка
Авторы отмечают, что уборка – это «отличная возможность обнаружить проблемы на ранней стадии и сохранить оборудование». На этом этапе необходимо очистить помещение.
Он состоит из 2 шагов:
• Определение критериев уборки.
• Разработка и внедрение плана уборки.
Этап 6. Стандартизация и обмен информацией
Необходимо письменно закрепить правила и технологии, которые внедрялись на предыдущих этапах. Создать рабочие инструкции, новые методы контроля и системы вознаграждения сотрудников.
Очень важен «визуальный язык» системы 5S. Это схемы, таблицы, поддерживающие высказывания, которые размещаются в офисе и напоминают об основных принципах организации эффективного рабочего места.
Этап 7. Поддержание достигнутого и совершенствование
Финальный этап предполагает автоматическое выполнение установленных правил, процедур и технологических операций.
На выработку привычки ухода за рабочим местом по новым стандартам некоторым сотрудникам может понадобиться время. Однако если система 5S не станет частью рабочего процесса, в скором времени все снова будет, как было. Важно воспитывать самодисциплину работников, проводить обучение персонала и продолжать улучшения.
По мнению авторов, в небольших компаниях обязанности по обучению и поддержке 5S можно возложить на сотрудников.
Почему Сбер выбрал эту книгу для своей библиотеки
Мы убедились, что организованное рабочее место повышает производительность труда и благотворно влияет на общую атмосферу в коллективе, а разумное использование пространства позволяет предотвратить потерю времени и увеличить продуктивность. Дискомфорт, который сотрудник испытывает на своем рабочем месте негативно отражается как на его самочувствии, так и на эффективности компании.
После внедрения системы 5S мы добились повышения производительности труда на 30 %, устранили операционные потери за счет изменений в графике работы и в 4 раза сократили время, которое уходило на ключевые операции.
Мы пошли по сложному пути – изменили мышление, чтобы сделать систему 5S естественной частью работы. Наши совместные усилия окупились. Благодаря проекту «Биржа идей» коллеги стали вносить свои предложения по сокращению потерь и оптимизации обслуживания. И это позволило Сберу сэкономить за год 1 миллиард рублей, а сотрудники, почувствовав, что от них многое зависит, ощутили свою ценность для компании.
Система 5S предполагает постоянное совершенствование, и это совпадает с ценностями Сбера.
Об авторах
Дон Тэппинг – магистр делового администрирования в Университете Нотр-Дам, писатель. Автор бестселлера «Бережливый офис: устранение потерь времени и денег» и других книг по эффективности бизнеса. Консультант по производственной системе в компании Toyota на протяжении более 25 лет. Специалист в области эффективности бизнеса и улучшения административных процессов. Руководил внедрением бережливого производства в Eaton Aerospace Division, в корпорации Unistrut и в DataScan Services.
Томас Фабрицио – специалист в области эффективности бизнеса, независимый консультант по практическому внедрению системы 5S на предприятиях.
