Виктория Щебет, организатор праздничных событий компании «VOKRUG SHUM».
Профильное образование - юридическое, но призвание и желание заниматься творчеством привели в event-индустрию – дарить людям праздник.
Отправная точка...
В школьные годы я, занимаясь в театральной студии, играла в спектаклях и выступала на детских мероприятиях. В качестве подработки устроилась промоутером раздавать листовки в агентство с говорящим названием «Праздник», агентство занималось организацией мероприятий и уже тогда я начала влюбляться в эту сферу бизнеса. Позже мой руководитель предложил мне должность менеджера проектов.
После переезда в Санкт-Петербург и поступления на юридический факультете, я устроилась на подработку в праздничное агентство Арт-Профи и продолжила работать на праздниках в разных качествах от ведущей до организатора.
На втором курсе я собрала первый состав своей команды и открыла агентство «VOKRUG SHUM». С тех пор прошло 16 лет, мы сменили несколько офисов, команда поменялась полностью, но одно оставалось неизменным – любовь к организации событий о людях и для людей.
Мой путь в ивент-индустрии: от первого вдохновителя к собственной мечте
Когда я начала свой путь в ивенте, эта индустрия в Петербурге ещё не была так сильно развита. Существовали ведущие, они же организаторы, но не было такой специальности, как, например, декоратор мероприятий. Организаторам приходилось делать всё. Это сейчас у меня есть команда и большой пул подрядчиков, каждый из которых профессионал в своей нише ивента.
Первый человек, который рассказал о профессии организатора, был руководитель агентства «Праздник», но я не могу сказать, что он стал для меня наставником. У нас абсолютно разные подходы к решению задач.
Всё, чего я добилась — это всё мой путь проб и ошибок и истинная мечта. Стать лучшей в деле, которое люблю.
Падения и взлёты в профессиональной деятельности
Не могу назвать какие-то колоссальные ошибки, которые поставили под угрозу срыва мероприятие моих заказчиков. Как и у всех организаторов, у меня бывают факапы, без этого невозможно.
Наверное, один из самых серьёзных моментов произошёл в 2018 году.
Мне нужно было встретить молодожёнов после съемки у Медного всадника, посадить в заказанный автомобиль и отправить на следующую локацию съемки. Я приехала на своём авто, припарковала его и отошла ненадолго по рабочим делам.
Возвращаюсь, а мой авто уже цепляют к эвакуатору. Трудно описать своё состояние. Но в тот момент я думала не о машине, а о том, что находилось внутри. А там был весь реквизит для банкета.
Предательски разрядился телефон, на последнем проценте заряда я успела отправить своей команде сообщение. Стала решать вопрос с сотрудником службы эвакуации и даже угрожала ему используя юридические знания.
Хорошо, что моя команда быстро среагировала, автомобиль для молодоженов был подан и они уехали на съемку, но до меня никто не мог дозвониться. Это были самые долгие 45 минут в моей жизни.
Какой вывод я сделала?
- Во-первых, с этого момента у меня поменялись внутренние протоколы работы. У всех моих сотрудников и подрядчиков, включая банкетного менеджера площадки, есть полный список контактов, технический тайминг, сценарный план и все необходимые инструкции на случай, если со мной что-то случится. Есть старший координатор, который способен полностью меня заменить.
- Во-вторых, я больше не езжу на своём транспорте, я просто беру водителя, который всегда со мной в машине.
- В-третьих, я стала практиковать ночной монтаж, когда весь декор, техническое оборудование, оборудование для гримерки и реквизит для банкета завозится ночью на площадку.
И самый важный вывод - правильно собранная команда – это залог успеха любого мероприятия.
Когда все идет по плану – это отличная работа команды, но, если что-то случается – всегда виноват организатор.
Как сделать ивент услугу конкурентоспособной?
Большинство организаторов скажет, что услуга должна быть уникальной. Дело в том, что у нас очень мало людей, готовых рисковать и гнаться за уникальными услугами. В основном заказчик или совершенно не имеет представления о том, что хочет или показывает подборку сохранёнок из пинтерест и соц.сетей.
В первую очередь услуга должна быть качественной: о людях и для людей – это и сделает ее уникальной, нет ничего страшного в том, чтобы вдохновиться идеей из интернета.
Чтобы оставаться актуальным нужно развивать насмотренность. Следить за трендами и современными тенденциями, знать обо всем, что происходит в любой сфере, следить за модой и искусством, участвовать в творческих проектах и съемках и из всего этого винегрета создать продукт, который попадет в сохранёнки к потенциальным заказчикам.
Творчество не передаётся по наследству
Наследников у меня нет. Организатор мероприятий — это своего рода творческая профессия. Я не могу сказать, что организаторы — это полностью творческие люди, потому что быть организатором — это быть всё-таки слегка приземлённым, то есть у тебя должен быть творческий потенциал, дерзкая фантазия, но при этом ты тот человек, который приземляет всех остальных творческих подрядчиков, иначе мы погрязнем в бесконечных обсуждениях и мечтах.
Творчество не передаётся по наследству.
Каждый год ко мне приходят новенькие девочки, которые говорят: «мы хотим с тобой работать, научи». У меня была попытка создать обучающий курс для организаторов, координаторов, но думаю пока не пришло время, работа организатором занимает большую часть моей жизни. Чуть позже я приду к обучению, чтобы полноценно погрузиться в этот процесс и дать максимум пользы.
Иногда я все же беру новеньких координаторов, потому что кто-то уходит в декрет, кто-то меняет сферу деятельности, кто-то вырастает из координатора и становится организатором.
Но я беру далеко не всех, мне очень важен потенциал, а также возможный рост из координатора в организаторы. Все мои девочки должны быть готовы принимать решения и нести за них ответственность. Я учу их мыслить сразу, как организатор, а не как помощник.
Организатор – это серый кардинал, его работа не должна быть заметна, но организатор несет ответственность за все что происходит на мероприятии и за работу каждого члена команды, за ход мероприятия в целом, за самую крошечную деталь. Если ты к этому не готов, то тебе не нужно работать организатором.
Поговорим о будущем...
Через 10 лет, я думаю, что мы должны вырасти в большую команду и иметь возможность организации нескольких мероприятий в один день. Стать одним из ведущих агентств Санкт-Петербурга.
Через 20 лет, я создам школу для организаторов и координаторов. Компания «VOKRUG SHUM» будет продолжать работу, я буду присматривать и направлять.
Советы начинающим
Изучите рынок, просмотрите профили и сайты других организаторов в разных сегментах. Просмотрите портфолио ключевых подрядчиков, пообщайтесь с ними, чтобы понять какие принципы и условия работы у каждого. Составьте пул подрядчиков, с кем вы бы хотели работать в команде. Приведите в порядок рабочие документы: договоры, тайминги, памятки, чек-листы. Структурируйте свою работу и разделите ее на этапы. Ваш заказчик должен четко понимать, какую услугу он получит и из чего она складывается.
Интервью взяла Бобылева Алина Сергеевна, студентка 2 курса СПбГЭУ, факультета сервиса, туризма и гостеприимства в рамках программы «Наследники».
