Разбираем способы для планирования дел и задач — выбирай, какой подходит лучше.
Планирование помогает уверенно достигать результата в любой сфере жизни. В бизнесе от того, как составлен и просчитан план, зависит судьба крупных инвестиций, проектов и контрактов. Качественный план задаёт делу путь развития, позволяет оперативно реагировать на изменения и просчитывать возможные риски.
В этом тексте расскажем про четыре вида планирования, его принципы и методы — и частые ошибки, которые мешают компаниям достигать целей.
В этой статье сосредоточимся на командном и бизнес-планировании. Если тебе интересно, как строить планы в личной жизни, читай об этом тут и здесь
Понятие планирования
Планирование — это, собственно, разработка плана на будущее. Оно включает в себя определение конечной цели или результата, к которым нужно прийти, и построение маршрута к этой точке.
Дальше начинаются нюансы и расхождения — в зависимости от того, о каком виде планирования речь.
Основные виды планирования
Критериев планирования много — по обязательности, по степени охвата, глубине. Мы перечислим основные виды, которые отличаются по временному отрезку и степени детализации.
Краткосрочное планирование
Сфокусировано на актуальных потребностях, проблемах и задачах. Рассчитывается на период до одного года: неделя, месяц, квартал, полгода.
Например, «увеличить прибыль на десять процентов за месяц». В краткосрочный план бизнеса часто входят оптимизация расходов, привлечение новых клиентов, повышение качества услуг.
В личной жизни этот вид планирования встречается чаще всего — мы редко просчитываем жизнь на годы вперёд, чаще на неделю и месяц.
Долгосрочное планирование
Фокусируется на долгосрочных целях. Рассчитывается на годы вперёд: пять, десять, двадцать лет.
В бизнесе это разработка масштабных целей компаний, задачи и планы с перспективой будущего развития. Например, проекты по расширению производства, стратегии вывода нового продукта на рынок.
Стратегическое планирование
Фокусируется на философском вопросе «Куда мы идём?» — на планах развития, амбициозных целях. Чаще всего этого дорожная карта компании. Обычно затрагивает срок от трёх до пяти лет.
Стратегическое планирование может увидеть картину целиком и задать общий вектор развития. Для этого нужно изучить рынок и аудиторию, ситуацию в стране и мире, сделать долгосрочные прогнозы.
Стратегия очень важна: с опорой на неё составляют другие виды планов и принимают ключевые решения.
Оперативное планирование
Нужно для слаженной и бесперебойной работы компании. Это фактическое управление всеми операционными процессами. Например, производственные планы для отделов или сотрудников — на день, неделю, месяц и больше.
Без оперативного планирования стратегия не будет воплощена в жизнь. Если стратегический план компании — открыть новую торговую точку, то в оперативных планах будут поиск помещения под аренду и расчёт сметы.
Принципы эффективного планирования
Вне зависимости от вида плана, есть универсальные якоря, которые помогут грамотно наметить цель и уверенно двигаться к её результату.
Вот четыре принципа планирования, которые помогут идти к цели:
- Единство. На корпоративном языке — согласованность. Все, кто задействован в выполнении плана, должны знать о нём и быть готовы к выполнению.
- Последовательность. Нельзя отклоняться от плана без серьёзной причины — это портит и дисциплину, и результат.
- Гибкость. В зависимости от обстоятельств приоритеты могут меняться, а путь к цели — увеличиваться или укорачиваться. План нужно составлять с учётом возможных изменений.
- Конкретика. «Без внятного ТЗ результат — ХЗ». Чтобы все могли следовать плану, должно быть предельно ясно, что, когда и зачем нужно делать.
Методы планирования
Календарный метод
Классический и почти универсальный метод. Сюда относится планирование на любой срок, где задачи выполняются последовательно и привязаны к конкретным датам.
В зависимости от длительности, календарный метод может строиться на:
- недельном планировании — когда составляется план на ближайшие 5–7 дней. Список задач определён, обозначена чёткая цель, которой надо достичь к концу рабочей недели. Планы в этом случае нужно декомпозировать на задачи, выполнимые за один рабочий день;
- планировании на месяц — когда планы строятся на месяц вперёд. В этом случае имеем дело с довольно крупными задачами или важными событиями. После составления плана на месяц всё равно лучше спуститься на уровень планирования на неделю для декомпозиции задач.
Главное преимущество календарного метода — конкретика. А вот для планирования стратегии он не подойдёт, как и для проектов, где этапы и связи между ними важнее строгого следования срокам.
👉 О том, как составить календарный план проекта, читай здесь
Дорожная карта
Дорожная карта проекта — визуальное представление стратегических планов. Показывает основные цели, этапы, исполнителей и другие детали для достижения целей.
В противовес календарному методу, дорожная карта ориентирована на результаты, а не срок и не на конкретные действия. Подходит для стратегического планирования и хорошо работает в сочетании с другими методами, но не отдельно от них.
👉 Подробнее про дорожную карту писали здесь
Диаграмма Ганта
График, который отображает основные задачи и этапы проекта в привязке к срокам. Его можно использовать для построения дорожной карты или как самостоятельный инструмент.
Как и дорожная карта, диаграмма Ганта — скорее ориентир, а не конкретный план действий. Если использовать её в одиночку, всё может забуксовать на операционке.
👉 Подробнее о диаграмме Ганта и подборка сервисов для её построения
Метод OKR
OKR (с англ. Objectives and Key Results, «цели и ключевые результаты») — метод постановки целей, который можно использовать как вспомогательный инструмент для планирования.
Цель по OKR формулируют глобальную и сверхамбициозную — такую, что станет путевой звездой для всех сотрудников компании и поддержит мотивацию. К ней добавляют ключевой результат — конкретную метрику, к которой нужно стремиться.
👉 Про OKR у нас также есть отдельный текст
Способы приоритизации
Без приоритизации в планировании никуда. Во-первых, она поможет выстроить порядок дел от самых важных к незначительным. Во-вторых, станет понятно, какими задачами можно пренебречь, если всё пойдёт не по плану.
Матрица Эйзенхауэра
Распределяет дела по четырём категориям: важно и срочно; важно и не срочно; неважно и срочно; неважно и не срочно. Хорошо подходит для краткосрочного планирования — например, спринтов в разработке.
Способ MoSCoW
Как и матрица Эйзенхауэра, разделяет все активности, «хотелки» и задачи на четыре категории: обязательно должно быть сделано, должно быть сделано, могло бы быть сделано и не должно быть сделано. Это ещё один метод расстановки приоритетов на короткой дистанции.
Принцип 1-3-5
Согласно принципу, за день нужно выполнять девять задач: одну важную, три средне-важные и пять мелких. Больше подходит для планирования на день, но если задачи масштабные, то можно выбрать бóльший период.
ICE и RICE
Эти методы применяют в продуктовых командах в среде разработки. Они позволяют «посчитать» усилия, которые потребуются для одной задачи, — к примеру, разработки новой функции продукта. Оба метода подходят для планирования на длительной перспективе.
Принцип Парето
Означает, что 20% усилий приносят 80% результата, а 80% усилий тратится на 20% результата. Подходит для приоритизации долгосрочных задач. На короткой дистанции малоэффективен, так как изменения более динамичны и непредсказуемы.
👉 Про все эти методы приоритизации мы подробно написали в этом тексте.
Решение владельца продукта или босса
Это не метод расстановки приоритетов, но то, что часто определяет планы в реальности — особенно длительные и стратегические.
И это не плохо — руководитель наверняка полагается на знание рынка, ЦА и конкурентов. Он несёт ответственность за развитие компании, а значит, логично, что он задаёт вектор движения к цели.
Пример планирования
Покажем два способа планирования — на краткий период времени и на перспективу.
Недельное планирование
Если плана на день маловато, а плана на месяц многовато, нужна золотая середина — недельное планирование.
Его суть в составлении плана задач на неделю. Например, наша цель — запустить триггерную рассылку. Это главная задача, её надо сделать к следующему понедельнику.
Далее декомпозируем задачу на подзадачи. Это поможет не бояться «большой цели» и распланировать дела на следующие пять дней.
Далее задачи-подзадачи надо распределить по дням в зависимости от важности и длительности выполнения. Те задачи, на которых будут завязаны другие дела, надо ставить в первые дни недели. На конец — те, что зависят от выполнения предыдущих.
Теперь осталось раздать задачи исполнителям и сверяться с планом действий.
Долгосрочное планирование
Когда плана на день маловато, да и на неделю тоже, применяется следующий тип планирования — на месяц. Он подходит для длинных проектов.
Например, планируем мероприятие — это будет конференция — на конец месяца. Отмечаем этот день дедлайном в календаре.
Теперь время составить план. Крупные этапы будем расписывать по неделям, а затем раздробим их на более мелкие — по дням.
Первую неделю начнём с фиксированных задач: прописываем концепцию, выбираем места и типографию для раздатки, отбираем кейтеринги, прорабатываем привлечение — иными словами, занимаемся маркетингом.
Во вторую неделю пора осмотреть помещения и решить, где именно провести конференцию, забронировать место и договориться с организаторами. Далее ставим план подготовить дизайн раздаточных материалов и передать их в типографию, договориться с кейтерингом, опубликовать объявление о конференции и открыть регистрацию. Не забываем набрать спикеров.
На третьей неделе нужно сформировать меню для кейтеринга, проверить макеты из типографии и дать добро на печать, реализовать маркетинговую стратегию с привлечением участников.
На четвёртой неделе добавляем финальные штрихи — производим оплату за помещение и кейтеринг, забираем готовую раздатку, закрываем регистрацию и составляем окончательный список участников.
Сюда, на план на месяц, ложится и метод недельного планирования — когда ты детально прорабатываешь, что именно будешь делать каждый рабочий день и в какой очерёдности надо решить задачи.
Ошибки в планировании и как их избежать
Неправильно оценивать время
Если сильно недооценить время на задачи, закон Паркинсона (работа укладывается в отведённое на неё время) не сработает. А вот сроки «поедут», КПД упадёт, план станет неактуальным и потребует пересмотра.
💡 Что делать? В расчёте времени будь реалистом, а не идеалистом. Высший пилотаж — добавить к выделенному времени ещё 20–30%. И фиксируй время, которое фактически потратишь на задачу, чтобы ориентироваться на это в будущем.
Не расставлять приоритеты
Если не распределить дела по важности, можно зарыться в рутине и упустить ключевые задачи. К тому же реальность редко соответствует плану на 100% — значит, придётся чем-то пожертвовать, и лучше знать, чем.
💡 Что делать? В первую очередь — выбрать ключевую цель и распределить задачи по тому, насколько они приближают тебя к ней. И использовать техники приоритизации, о которых мы рассказали выше.
Не анализировать прогресс
Тут два ключевых момента. Если не отслеживать прогресс по плану, можно упустить допущенные ошибки, а значит, возможности улучшить план. К тому же подведение промежуточных итогов здорово мотивирует — напоминает о цели и показывает, что уже сделано.
💡 Что делать? В долгосрочном плане лучше заранее обозначить вехи — ключевые точки, в которых можно оценить прогресс. Приурочь к ним встречи с командой. С краткосрочными планами достаточно проанализировать конечные результаты.
Не выделять время на отдых и форс-мажоры
Одна из самых частых ошибок — разрабатывать план для идеального мира, где никто не уходит на больничный, все выполняют задачи в срок и работают на пике своей продуктивности. Такой план либо быстро потеряет актуальность, либо все будут отчаянно пытаться ему следовать и делать работу «тяп-ляп».
💡 Что делать? Вновь оставаться реалистом. Никто не может предусмотреть все возможные форс-мажоры, но в наших силах сделать план настолько гибким, чтобы он устоял под натиском обстоятельств — то есть заложить в него люфты.
Размыто обозначать цель
Как в «Алисе в стране чудес»: если всё равно, куда хочешь попасть, тогда всё равно, куда идти. Эта ошибка обратна предыдущей — когда нет чётко обозначенной цели, это сбивает ориентиры. Так не получится ни построить план, ни следовать ему. Например, «оптимизировать производство» — это размытая цель. А вот «снизить расходы на 20%» — уже конкретная.
💡 Что делать? Строить маршрут от финишной точки. В этом поможет метод SMART — так цель будет конкретной, измеримой, достижимой и актуальной.
👉 Подробнее про планирование по SMART можно прочесть здесь
Кратко о планировании
- Планирование упорядочивает работу и снижает энтропию жизни
- Планы бывают краткосрочными, долгосрочными, стратегическими и оперативными — в зависимости от временного промежутка и цели планирования
- Основные принципы планирования — единство, последовательность, гибкость и конкретика
- В планировании используют календари, дорожные карты, OKR и диаграмму Ганта. Чтобы приоритизировать и уточнить планы, подойдут матрица Эйзенхауэра, метод 1-3-5, ICE, RICE и принцип Парето. Ну и, конечно, решение босса 😉
- Чтобы избежать ошибок в планировании, реалистично оценивай время, расставляй приоритеты, проводи ревизию планов, оставляй люфты на отдых и форс-мажоры. И всегда держи в голове конечную цель
