Человек оказывает сам себе неоценимую помощь, разделяя дела на важные и неважные. Распределить задачи по важности, признавая то, что мы не способны сделать всё и сразу, — это основа любой человеческой деятельности. Но чаще, человек по незнанию выбирает противоположный путь.
При этом именно выделенные вами важные дела помогают приближаться к долгосрочным и желанным целям и делают жизнь стоящей для вас самих.
Вот несколько простых советов, как ставить важное на первое место:
1. Исключите отвлекающие факторы — если что-то соблазняет вас оторваться от дела и полениться, уберите это подальше и не искушайте себя.
2. Не поддавайтесь желанию переключиться на что-то новое — новые дела или идеи можно записать в ежедневник, но не занимать ими голову сейчас. Выполняйте ваши задачи постепенно, в порядке очереди.
3. Составляйте списки дел — чётко зная сколько у вас дел, проще представить и построить себе рабочий процесс и выделить время.
4. Планируйте самое сложное дело на утро — нашему мозгу проще сделать самую сложную и не желаемую работу как можно раньше, чем оттягивать трудное дело до конца, мучая себя мыслями о предстоящей работе.
5. Различайте важные и срочные дела — а в этом вам поможет техника под названием Матрица Эйзенхауэра.
Матрица Эйзенхауэра — это метод помогающий расставлять приоритеты: делать важное и не тратить время на ненужное. Он подойдет всем, кто хочет разобраться с личным и рабочим временем, научиться планировать расписание.
Матрица состоит из четырех квадратов:
⬜️ срочное и важное;
⬜️ несрочное и важное;
⬜️ срочное и неважное;
⬜️ несрочное и неважное.
Вам необходимо составить список ваших дел и задач, лучше всего на листе бумаги, а после распределить эти дела по квадратам.
Квадрат «срочное и важное»:
Как правило, сюда попадают дела, появившиеся из-за форс-мажоров или сжатых дедлайнов. Старайтесь оставить в этом квадрате как можно меньше дел. Такие дела требуют больших усилий. Если срочные и важные задачи в большом количестве приходят извне, подумайте, как это предотвратить. Чтобы не допустить истощения ваших сил.
Квадрат «несрочное и важное»:
Эти дела помогают двигаться к долгосрочным целям с самыми ценными результатами. У них может не быть дедлайна или конечного срока. Таких дел может быть в матрице большего всего, и это хорошо. При таком сценарии вы расходуете свои ресурсы на то, что считаете важным. Уровень стресса снижается, вы действуете продуктивно. Старайтесь сохранять этот квадрат самым наполненным.
Квадрат «срочное и неважное»:
Здесь могут быть рутинные задачи. Возможно, их результата ждут другие люди, но это почти не приближает вас к собственным целям. Выполнение таких задач может приносить небольшое удовлетворение или может не приносить ничего. Подобные задачи стоит выполнять строго по расписанию, чтобы они не занимали время, выделенное на дела из Первого и Второго Квадрата. Необходимо контролировать их количество, чтобы их не стало слишком много.
Квадрат «несрочное и неважное»:
Сюда попадают просмотры сериалов, пролистывание ленты в соцсетях и сортировка писем вместо ответа на них. Это «убийцы времени»: за этими занятиями мы проводим часы, но не получаем от них практической пользы в долгосрочной перспективе, поэтому у дел из этого квадрата должны быть зафиксированы временные рамки.
По материалам Отдела психологической помощи Департамента по молодежной политике КФУ