Любое предприятие обязано вести учет своих доходов и расходов, вовремя уплачивать налоги и перечислять за сотрудников взносы во внебюджетные фонды. Это значит, что в штате должен быть соответствующий специалист, а то и несколько. Положим, доходы крупной компании позволяют ей иметь необходимое количество профессионалов и требовать от них выполнения служебных обязанностей. Но если речь идет об индивидуальном предпринимателе или небольшой фирме, услуги штатного специалиста станут серьезной нагрузкой на бюджет.
В этом случае за помощью можно обратиться к бухгалтерскому аутсорсингу, когда всю бухгалтерию или отдельные поручения передаются сторонней компании или одиночному фрилансеру.
Текст: Лидия Аристархова; фото: FREEPIK
К вашим услугам
Аутсорсинговые компании сегодня предлагают разные объемы бухгалтерских услуг. Это может быть:
· Бухгалтерское консультирование — разовая экспертная поддержка по запросу, либо постоянная поддержка как дополнение к другим услугам.
· Полный аутсорсинг — всю бухгалтерию в компании ведет аутсорсер.
· Выборочный аутсорсинг — аутсорсеру передаются часть задач, как правило, наиболее рутинных и трудозатратных.
· Управление бухгалтерией — главный бухгалтер-аутсорсер управляет бухгалтерией, а простые учетные функции выполняют штатные сотрудники.
Условия у аутсорсинговых компаний бывают схожими или значительно отличаются. Так, полный аутсорсинг может включать не только бухгалтерские услуги, но и кадровый учёт, юридический консалтинг, подготовку к налоговым проверкам, налоговую оптимизацию и др. Отдельные компании оказывают экспресс-помощь, когда целая команда оперативно включается в ваши дела в экстренной ситуации — например, если не успеваете вовремя подготовить отчёты.
О плюсах
В аутсорсинговых компаниях каждый специалист отвечает за свою область: подготовка и сдача отчётов, расчёт зарплат, налогов, проверка контрагентов, кадровый учёт. При таком подходе снижается риск ошибок — узкоспециализированный специалист сделает всё лучше, чем сотрудник, который разрывается на несколько задач одновременно.
Крупные аутсорсеры обычно страхуют свою ответственность на внушительные суммы. Если из-за ошибок предприниматель понесет убытки, то их возместят в полном объеме. Чтобы не попадать в неприятные ситуации и не портить себе репутацию, аутсорсинговые компании сразу набирают сильные кадры и налаживают многоуровневую систему контроля.
К существенным плюсам можно отнести и легкую заменяемость кадров. Если один специалист заболеет или уйдет в отпуск, его тут же заменит другой.
К тому же, аутсорсинговые услуги обходятся дешевле по сравнению со штатным сотрудником. Ощутима экономия на налогах, взносах, отпускных, выходных пособиях, обучении, а также оборудовании для рабочего места и специализированном ПО. Оплачивается выполнение конкретных услуг, а не полный рабочий день специалиста, когда нагрузка может большой или почти отсутствовать.
Надо понимать, что при всех преимуществах аутсорсинг имеет и минусы. Не каждый бизнес готов запускать на внутреннюю кухню посторонних. Поэтому следите, чтобы все риски и ответственность были оговорены договором.
Дороже денег
В письменной форме договора все должно быть чётко, ясно, без размытых формулировок. Помимо обязательных пунктов вроде предмета договора, стоимости услуг и срока их оказания, обратите особое внимание на еще пять важных моментов
1. Укажите в документе, кто вправе подписывать «первичку». Даже если компания передала бухучет на аутсорсинг, то подписывать все первичные документы обязаны директор, главбух или финансовый директор. Поскольку главбуха в штате уже не будет, а руководитель не всегда присутствует на рабочем месте, то не исключены ситуации, когда отчетность не будет сдана в срок из-за отсутствия подписей. Решить проблему можно, указав в приложении к договору список сотрудников, обладающих правом подписи, а также срок, за который аутсорсер должен уведомить их о готовности документов. Также надо зафиксировать, как будет передаваться «первичка» (по почте заказным письмом, курьером).
2. Желательно включить в договор список ситуаций, о которых аутсорсер обязан письменно известить компанию. Например: получены документы, противоречащие действующему законодательству России илиобнаружены ошибки в оформлении «первички». Защитить Ваши интересы поможет следующая формулировка: «Если о вышеуказанных случаях исполнитель не известил заказчика в письменной форме и это повлекло неблагоприятные для заказчика последствия, то материальную и иную ответственность несет исполнитель».
3. Не забудьте о конфиденциальности. В договоре должен быть пункт об ответственности за разглашение коммерческой тайны с уточнением – в течение какого периода исполнитель не вправе разглашать данные о заказчике и сколько сотрудников аутсорсинговой фирмы получат доступ к данным о клиенте. Важно лично удостовериться в том, что эти специалисты подписали соглашение о неразглашении информации. За нарушение условия нужно предусмотреть санкции в разделе «Ответственность сторон».
4. Пропишите ответственность аутсорсера за некачественное исполнение своих обязанностей. Например, в договор лучше включить такое условие: «Исполнитель несет ответственность за ущерб, возникший в результате выполнения или невыполнения закрепленных настоящим договором и приложениями к нему за исполнителем функций и задач. Ущерб определяется размером штрафов, пеней, а также прочих финансовых взысканий со стороны контролирующих органов в отношении заказчика». Сроки возмещения этого ущерба исполнителем тоже можно прописать.
5. Предусмотрите возможность досрочного расторжения договора. Укажите сроки, в которые инициатор решения должен уведомить о нем контрагента. Например, если исполнитель сообщит об этом, когда до сдачи отчетности остается менее 45 дней, у компании могут возникнуть проблемы. Избежать их поможет формулировка: «Если инициатором расторжения настоящего договора выступает исполнитель, а до окончания срока подачи налоговой, бухгалтерской и прочей отчетности остается менее 45 календарных дней, то по письменному требованию заказчика расторжение настоящего договора может быть перенесено до момента сдачи отчетов в соответствующие инстанции».
При продуманном подходе и корректно составленном договоре бухгалтерский аутсорсинг, действительно, может стать выгодным решением для компании.
