Ошибки в кассовых чеках могут проявляться в мелочах и приводить к возникновению существенных проблем. В этой статье расскажем, какие распространенные ошибки встречаются и как их избежать.
Ошибка № 1. В чеке отсутствует наименование продавца и ИНН
Информация о продавце является обязательным реквизитом фискального документа, согласно ст. 4.7 закона 54-ФЗ.
Некоторые форматы фискальных данных (ФФД), применяемые кассой, не позволяют направлять неверные данные об ИНН. Эту информацию ОФД считывает не с конкретного пробитого чека, а из данных о регистрации кассы, т.к. ИП при регистрации ККТ в обязательном порядке указывает свой ИНН.
Если указать некорректный номер налогоплательщика, то он может не дойти до ОФД и в налоговую. Также некоторые кассы могут выдать ошибку в случае пробития в чеке данных, противоречащих тем, что были указаны при регистрации в ФНС.
Однако все это зависит от особенностей кассы, ее технических настроек и ФФД.
Поэтому необходимо закреплять правильные данные компании при настройке кассового аппарата, чтобы не искать ответ на вопрос как исправить ошибки в кассовом чеке.
Что будет, если превысить лимит в 24 часа?
В таком случае чек не будет фискальным.
Согласно ч.1 ст. 4.1 закона о ККТ, фискальный накопитель исключает возможность формирования фискального признака для фискальных документов при продолжительности смены более 24 часов, за исключением отчета о закрытии смены.
Чек без фискального признака незаконен, т.к не содержит обязательный реквизит по ст. 4.7, а факт оплаты не будет зафиксирован в ФНС. Это является нарушением и грозит выплатой штрафа.
Лучше всего закрыть текущую смену на кассе, открыть новую и пробить чек заново, а о произошедшей ошибке уведомить налоговую.
Если вам не удалось открыть смену на ККТ, чек лучше не пробивать. Следует решить все технические проблемы с кассой и затем начать исправление ошибок в кассовых чеках. Коррекция чека по кассе поможет правильно отчитаться перед налоговыми органами.
На облачной онлайн-кассе таких проблем не возникает. Она автоматически закрывает смену через 23 часа и 59 минут, создает чек о ее закрытии, немедленно выбивает онлайн-чек об открытии новой смены, далее цикл повторяется. Поэтому покупки в интернет-магазинах можно делать круглосуточно.
Ошибка № 2. Неверно указаны дата и время
Верховный суд 24.11.2015 года вынес постановление № 308-АД15-10504, где указывал, что отклонение времени на контрольно-кассовых машинах не должно превышать 5 минут от реального.
ФНС 30.12.2015 дополнительно проинформировала о следующем: если на чеке время отклоняется от реального более чем на 5 минут, это является основанием для привлечения налогоплательщика к административной ответственности.
Учитывая строгий подход госорганов к точности времени, нетрудно сделать вывод о том, что дата в бумажном и электронном чеке также должна совпадать с реальной датой совершения покупки.
Ошибка № 3. Размытое наименование товара
Статья 4.7 закона 54-ФЗ определяет требование к кассовому чеку. Он должен содержать обязательный реквизит: наименование товара, услуги или работы.
Допустимо ли указывать в фискальном документе просто «товар», в данном законе не уточняется.
Однако ответ на этот вопрос содержится в разъяснении Минфин РФ.
В своем письме от 30.06.2020 № 03-01-15/56467, № 03-01-15/56446,гос. орган поясняет, что указанное в кассовом чеке (БСО) наименование должно позволить покупателю однозначно определить соответствующие товар, работу, услугу.
Например, если вы продаете в магазине женские сапоги, недостаточно в реквизите чека «наименование товара» пробить «обувь». Нужно указать название бренда, конкретизировать вид обуви, т.е. прописать те признаки, которые позволят идентифицировать эти сапоги среди остальных в ассортименте магазина.
Указание размытого наименования — ошибка кассового чека, за которую предусмотрена ответственность по КоАП РФ.
Ошибка № 4. В чеке бьют «Наличные» вместо «Безналичные», и наоборот
Форма расчета, т.е. информация о том, как именно продавец получил оплату, это обязательный реквизит кассового чека.
Если кассир организации ошибся и неправильно сформировал фискальный документ, то пробитая сумма наличных денег не будет совпадать с суммой в ящике ККТ. Обнаружить эту неточность достаточно хлопотно: о ней чаще всего узнают в конце смены после проверки всех пробитых чеков.
В таком случае ФНС получает некорректную информацию о проведенных онлайн-оплатах и наличных платежах, и организация рискует попасть на штрафы.
Как исправить ошибки кассового чека в данном случае?
Вернуть клиенту деньги и сформировать чек с признаком расчета «возврат прихода», а затем пробить его заново с корректно указанной формой расчета. Так же можно выбить чек коррекции на безналичную оплату.
Ошибка № 5. При предоплате выбивают один чек вместо двух
Это одна из самых распространенных ошибок в чеке, возникающих при проведении платежа.
Минфин в своем письме от 18 ноября 2021 г. N 30-01-15/93304 разъяснял, что в случае, когда осуществляются предоплата и конечный расчет с учетом ранее предоставленной предоплаты за товары, работы или услуги, необходимо сформировать два кассовых чека.
Первый кассовый чек должен быть сформирован в момент получения денежных средств с признаком способа расчета «предоплата 100%» или «предоплата».
Второй кассовый чек - по факту передачи предмета расчета с признаком способа расчета «полный расчет» с указанием общей суммы расчета с учетом ранее внесенной предоплаты.
В случае, если при осуществлении расчета за товары в сети Интернет сумма расчета сразу учитывается ИП как реализация, с согласия покупателя допускается формирование одного кассового чека с признаком способа расчета «полный расчет» без последующего формирования кассового чека в момент отгрузки товаров.
Аналогичной позиции придерживалась ФНС в своем письме от 19 октября 2023 г. № ЗГ-3-20/13522@ «О рассмотрении обращения»:Письмо Федеральной налоговой службы от 19 октября 2023 г. № ЗГ-3-20/13522@ “О рассмотрении обращения” (garant.ru)
Как сделать работу с чеками коррекции проще
Чек коррекции предусмотрен законом, чтобы исправить ошибки кассового чека и направить в налоговую корректные данные о проведенных расчетах. Сформировать фискальный документ будет проще, соблюдая ряд рекомендаций:
- Изучите закон.
Знание 54-ФЗ будет полезно любому предпринимателю для облегчения его работы. Правильное понимание законодательства о ККТ поможет вовремя сориентироваться и избежать нарушений.
- Действуйте пошагово, согласно инструкциям ФНС.
Важность правильного формирования кассовой отчетности подтверждается большим количеством разъяснений от гос. органов. Тщательное соблюдение предписаний налоговой поможет избежать проблем и работать корректно.
- Не затягивайте.
Согласно примечанию к статье 14.5 КоАП РФ, своевременное информирование ФНС о допущенном нарушении при работе с ККТ избавит от привлечения к административной ответственности.
Если упустить момент и уведомить налоговую слишком поздно - штрафа не избежать.
- Обратитесь к эксперту.
Чтобы не разбираться во всех тонкостях оформления важной кассовой документации самостоятельно, проще поручить это знающим людям.
- Не допускайте нарушений.
Корректная работа с онлайн-кассой избавит вас от ненужных хлопот и спасет от рисков уплаты денежных средств налоговым органам.
Штрафы за ошибки
Штраф за ошибки в кассовом чеке предусмотрен статьей 14.5 КоАП РФ.
Отсутствие обязательных реквизитов в фискальном документе является нарушением порядка применения ККТ. По п.4 ст. 14.5 за это грозит штраф.
Для ИП - от 1 500 до 3 000 ₽, для юр. лиц - от 5 000 до 10 000 ₽.
За невыдачу чека (в том числе, если при получении предоплаты был выбит один вместо двух) наступает ответственность по ч. 6 ст. 14.5 в размере 2 000 ₽ для ИП и 10 000 ₽ для юридического лица.
Вывод
Для правильной работы с фискальными документами необходимо усвоить:
- при формировании кассового чека нужно соблюдать все требования ст. 4.7 закона 54-ФЗ, т.к. отсутствие хотя бы одного обязательного реквизита является нарушением;
- сформировать фискальный документ нужно не позднее 5 минут после совершения покупки;
- товар в документе должен быть конкретизирован и описан так, чтобы его можно было идентифицировать среди других;
- в случае возникновения ошибки на кассе, лучше сразу же провести ее корректировку и уведомить налоговую.
