Мы живем в мире высоких технологий и они проникают в нашу жизнь и работу настолько глубоко, что проявляются даже на бумажных документах. Наверное, только бухгалтера и фискалы знают, что QR-коды на всех чеках в РФ печатают уже почти 20 лет. Сегодня говорим о том, зачем это нужно и кому облегчает жизнь.
Зачем нужен QR-код на чеке?
QR-код предусмотрен в обязательном порядке обновленной редакцией закона №54-ФЗ от 22.05.2003 года. В первую очередь эта норма дает возможность тщательнее проверять документ.
Требования к QR-коду чека и какие реквизиты зашифрованы в нем
Вот основные требования, которые выдвигает закон к QR-коду на чеках:
- печатать QR код нужно на бланке строгой отчетности или в специально отведенном месте на чеке;
- минимальный размер изображения 2*2 см;
- визуально изображение должно выглядеть, как двухмерное штриховое.
При этом в QR-коде должны быть зашифрованы такие реквизиты:
- фискальный признак — специальная информация для ОФД;
- номер фискального накопителя, его выдает производитель;
- сумма сделки;
- признак расчетной операции — это приход, расход, возврат прихода или возврат расхода;
- номер чека;
- дата и время оформления чека.
Как работает механизм с точки зрения закона
На мощностях серверов налоговой службы хранятся все данные по чековым документам. Они попадают туда сразу после того, как чек прошел через кассу или в конце дня субъект предпринимательской деятельности автоматически передает все данные по чекам на такие серверы.
При этом вторая сторона сделки, например, покупатель, получает чек уже с QR-кодом и краткой информацией о проведенной сделке (сумма, время, дата, а также сведения об операторе фискальных данных). Основная задача ОФД — передать данные о сделке по чеку и всю сопутствующую информацию с кассового аппарата в налоговую. В этой схеме ОФД играет роль посредника между кассовым аппаратом и ФНС.
Как проверить чек по QR коду
Проверенный способ — сканирование QR-кода даст быстрое понимание о том, настоящий или поддельный документ перед вами. Альтернативный вариант — скачать мобильное приложение «Проверка кассового чека», разработанное налоговой специально для этой цели.
Кроме этого, можно зайти на сайт налоговой и ввести в форму чека номер фискального накопителя, фискальный признак, дату, номер документа, а для максимальной точности время операции и общую сумму чека.
Как принять чек в авансовый отчет или расходы, если нет кассового чека
QR-код — это обязательный реквизит в чеке по закону №54 ФЗ, если код напечатали на чеке, значит, документ составлен правильно и у бухгалтерии не возникает никаких вопросов.
Согласно разъяснению Минфина № 03-03-06/1/78500 от 14.10.2019 документы, составленные с нарушениями, нельзя включать в состав расходов при расчете налога на прибыль. Суммы по неправильно оформленным чекам не участвуют в уменьшении налога на УСН.
В итоге любой чек без QR-кода не может считаться документальным подтверждением в налоговом учете, потому что заполнен с нарушением законодательства.
Авансовый отчет составляет лицо, которому предприятие выдает деньги на определенные нужды. Этот документ выступает отчетом о потраченных средствах. Чтобы провести его по бухгалтерии, достаточно приложить копию неправильного документа к авансовому отчету.
Сам авансовый отчет — это подтверждение факта совершения платежей, а также их целевого характера. Этого достаточно для отражения в бухучете, потому что документ, со всеми необходимыми реквизитами, полностью соответствует требованиям девятой статьи закона №402 ФЗ.
Поэтому провести такой отчет, как бухгалтерскую операцию, вполне законно. А формирование расходов компании остается на усмотрение главного бухгалтера.
При этом хранить бумажную версию неправильно составленного чека необязательно. Достаточно зафиксировать ФН, ФД, ФП и дату проведения операции.
Смотрите также наши видео:
– Какие чеки и кому их надо делать?
Vallab – Гарантируем по-настоящему правильные чеки
– sales@vallab.ru
– +7 (495) 109-17-15