Юлий Минькин, директор по развитию проектного офиса
Основой успешной автоматизации предприятия является тщательно спланированный и грамотно проведенный процесс сбора и анализа требований к новым системам. В этом контексте, ключевое значение приобретают интервью с заказчиком — важный инструмент, позволяющий детально понять нужды бизнеса и формировать требования к разрабатываемой системе.
В нашей статье мы рассмотрим, каким образом руководители проектов и организации-заказчика могут эффективно подготовиться и организовать этот процесс.
Мы рассмотрим классификацию требований, стратегии их формулирования и важность анкетирования представителей заказчика для сбора комплексной информации. Это исследование представляет собой практическое руководство, которое поможет специалистам не только понять, но и грамотно применить ключевые принципы подготовки и проведения интервью, обеспечивая тем самым успешную реализацию проектов автоматизации.
Важность интервью
Интервью с представителями заказчика — это не просто формальность, это фундаментальный этап в управлении проектами, особенно когда речь идет об автоматизации бизнес-процессов. Рассмотрим более подробно, почему интервью так важно и каков его вклад в успех проекта.
Уточнение и согласование ожиданий и требований
Ключевым аспектом успешного проекта является обеспечение того, чтобы все участники имели единое понимание его целей. Интервью позволяет:
- Синхронизировать видение проекта. Разработчики и заказчики могут иметь разные представления о том, что должен собой представлять конечный продукт. Интервью помогает устранить это несоответствие и достичь общего понимания.
- Определить и приоритизировать требования. Часто заказчики не полностью осознают, какие функциональные возможности они хотят видеть в итоговом решении. Через диалог можно выявить и упорядочить требования по степени важности.
- Обозначить ограничения проекта. Бюджет, временные рамки, доступные ресурсы — все это критические факторы, которые необходимо учитывать при планировании проекта.
Анализ сложностей и пути автоматизации
Текущие бизнес-процессы могут быть сложными и запутанными, интервью помогает:
- Выявить проблемы. Работники, непосредственно участвующие в процессах, могут поделиться информацией о неэффективности и "болевых точках".
- Понять контекст. Понимание контекста, в котором функционируют бизнес-процессы, позволяет предложить более эффективные решения автоматизации.
- Оценить технологическую готовность. Необходимо понимать, насколько предприятие готово к внедрению новых технологий, и какие шаги нужно предпринять для обеспечения плавного перехода.
Построение доверительных отношений
Отношения между заказчиком и исполнителем могут значительно повлиять на ход проекта. Интервью способствует:
- Взаимопониманию. Регулярное общение помогает развивать отношения и понимание между всеми сторонами проекта.
- Открытому общению. Когда стороны чувствуют, что их слышат и ценят их вклад, они склонны быть более открытыми и честными в общении.
- Проактивному решению проблем. Доверие позволяет быстро выявлять и решать возникающие проблемы, предотвращая их эскалацию.
Интервью — это не просто шаг в плане проекта, это стратегический инструмент, который помогает выстроить плодотворное сотрудничество, уточнить цели и задачи проекта, выявить возможности для улучшения и эффективно планировать путь автоматизации.
Подготовка к интервью
Подготовка организации заказчика к интервью — это сложный и многогранный процесс, требующий внимательного анализа и планирования. Каждый из упомянутых этапов играет ключевую роль в успешном выявлении потребностей и задач, которые должны быть решены с помощью автоматизации.
Определение целей и задач автоматизации
Прежде всего, важно провести анализ текущего состояния бизнес-процессов. Для этого целесообразно привлечь сотрудников исполнителя. Этот этап работ поможет выявить области, где автоматизация принесет наибольшую пользу. Для этого заказчик может:
- Изучить существующие процедуры и операции, чтобы определить, какие из них требуют чрезмерного ручного труда, уязвимы к ошибкам или затратны по времени.
- Провести встречи с ключевыми сотрудниками для выявления их потребностей и предложений по улучшению процессов.
- Сформировать рабочую группу для оценки и приоритизации процессов, которые могут быть улучшены через автоматизацию.
Выбор участников
Выбор участников для интервью должен быть преднамеренным и стратегическим. Заказчик должен включать в команду:
- Руководителей подразделений, которые могут предоставить высокоуровневый взгляд на бизнес-цели и стратегии.
- Представителей от каждого из ключевых бизнес-процессов, так как они имеют практический опыт и знания о повседневных операциях.
- IT-специалистов, которые понимают технические аспекты интеграции и поддержки новых систем автоматизации.
- Работников, непосредственно занятых в процессах, подлежащих автоматизации, поскольку они могут поделиться реальными "больными точками" и предложить решения.
Сбор данных и материалов
Данные и документация являются фундаментом для понимания текущего состояния бизнес-процессов. Заказчику следует собрать:
- Схемы бизнес-процессов и рабочие инструкции, чтобы показать текущие рабочие процедуры.
- Отчеты о производительности и метрики KPI для оценки эффективности текущих процессов.
- Отчеты об ошибках и инцидентах, которые помогут идентифицировать узкие места и проблемные области, нуждающиеся в улучшении.
- Обзоры и отзывы клиентов, которые могут выявить внешние проблемы взаимодействия с бизнесом, подлежащие автоматизации.
Формирование вопросов и ожиданий
Чтобы интервью было максимально продуктивным, заказчик должен разработать структурированный список вопросов, который поможет:
- Уточнить детали, касающиеся как текущих процессов, так и ожидаемых результатов от автоматизации.
- Обсудить конкретные сценарии использования и как автоматизация может улучшить выполнение задач.
- Проанализировать потенциальные риски и опасения, связанные с изменением процессов.
- Установить четкие ожидания относительно временных рамок проекта, ожидаемого ROI и уровня поддержки, который будет предоставлен после внедрения автоматизированных систем.
Подготовившись таким образом, заказчик может гарантировать, что интервью будет нацелено на решение реальных проблем и поможет в дальнейшем разработать и внедрить систему автоматизации, которая будет отвечать всем потребностям предприятия и способствовать его дальнейшему развитию.
Проведение интервью
Проведение интервью — это важный шаг, который позволяет установить основу для успешной автоматизации бизнес-процессов на предприятии. Каждый из этапов проведения интервью требует внимательного планирования и участия всех ключевых лиц.
Вступительная часть
Вступление должно создать основу для эффективного и целенаправленного диалога. На этом этапе важно:
- Представление каждого участника, указание его роли в компании и в проекте автоматизации.
- Четкое изложение целей встречи, чтобы убедиться, что все участники понимают задачи и ожидания от интервью.
- Подтверждение повестки дня, включая временные рамки для каждого пункта обсуждения, чтобы управлять временем эффективно и убедиться, что все ключевые вопросы будут рассмотрены.
Обсуждение бизнес-процессов
Здесь происходит глубокий анализ действующих процессов и исторических информационных систем. Чтобы этот этап был максимально продуктивным, следует:
- Рассмотреть детальные схемы бизнес-процессов и их реализацию в текущих информационных системах, предоставленные заказчиком в ходе подготовки к интервью.
- Выявлять и обсуждать "болевые точки" в каждом процессе, например, трудоемкие ручные задачи, которые можно автоматизировать.
- Оценить, какие процессы могут быть упрощены или улучшены с помощью автоматизации, и определить, какие из них имеют приоритет.
Определение требований
На этом этапе ключевое внимание уделяется формированию требований к автоматизации:
- Обсуждение функциональных и нефункциональных требований системы автоматизации. Функциональные требования включают конкретные задачи и операции, которые система должна выполнять, в то время как нефункциональные требования связаны с производительностью, безопасностью, масштабируемостью и т.д.
- Анализ возможных технических решений и выбор технологий, которые будут использоваться для достижения поставленных целей.
- Учёт интеграции с существующими системами и данными, а также требований к пользовательскому интерфейсу и опыту использования.
Заключительные вопросы и следующие шаги
Завершающая часть интервью должна обеспечить, что все стороны понимают следующие шаги:
- Подведение итогов обсуждения и уточнение сформулированных требований.
- Определение действий после интервью, таких как сбор дополнительных данных, проведение дополнительных анализов или начало разработки проектных предложений.
- Назначение ответственных лиц за каждый из следующих шагов и установление сроков для их выполнения.
- Запланировать последующие встречи или сессии для уточнения деталей проекта или начала этапов реализации.
Основной целью интервью является не только сбор информации, но и установление эффективного диалога между заказчиком и разработчиками, что позволяет выстроить прочную основу для успешной автоматизации бизнес-процессов.
Что такое требования и как их формулировать?
Требования пользователей к автоматизированной системе играют ключевую роль в проектировании и разработке любого ПО. Четко сформулированные требования являются основой для всех последующих этапов проекта, начиная от проектирования и заканчивая тестированием и развертыванием системы. Вот как можно классифицировать требования и как их лучше формулировать:
Классификация требований
Требования обычно делятся на несколько типов:
- Функциональные требования. Описывают, что система должна делать, какие задачи и функции выполнять.
- Нефункциональные требования. Определяют, как система должна это делать, включая производительность, безопасность, надежность, удобство использования и т.д.
- Требования к интерфейсу. Описывают, как должны взаимодействовать системные компоненты и пользователи с системой.
- Требования к интеграции. Определяют способы взаимодействия новой системы с уже существующими системами и инфраструктурой.
- Требования к данным. Связаны с организацией, управлением, безопасностью и интеграцией данных.
- Требования к бизнес-правилам. Определяют правила, которым должна следовать система для выполнения бизнес-логики.
Критерии качества требований
Требования должны быть:
- Конкретными. Избегайте двусмысленности, используйте четкий и понятный язык.
- Измеримыми. Должны быть критерии, по которым можно оценить, выполнено требование или нет.
- Достижимыми. Требования должны соответствовать бюджету, времени и технологическим возможностям.
- Релевантными. Каждое требование должно способствовать достижению бизнес-целей.
- Тестируемыми. Должна быть возможность проверить требование в процессе тестирования.
Полнота и непротиворечивость требований
Чтобы требования были полными и непротиворечивыми:
- Проанализируйте все стороны. Убедитесь, что учтены все аспекты бизнес-процессов, пользовательский опыт и технические детали.
- Проведите обзор. Регулярно пересматривайте требования на предмет несоответствий и дублирования.
- Используйте моделирование. Процессы и данные можно промоделировать в прототипах программного продукта для лучшего их понимания.
- Обратная связь от заинтересованных сторон. Регулярно собирайте и анализируйте отзывы от всех заинтересованных сторон, чтобы уточнять и дополнять требования.
Помните, что процесс формулирования требований — это итеративный процесс. Это означает, что требования могут меняться и уточняться по мере получения новой информации и обратной связи от заинтересованных сторон.
Значение анкетирования для формирования требований
Анкетирование — это один из методов сбора информации, который позволяет систематизировать и структурировать процесс формирования требований к автоматизированной системе. Этот метод имеет важное значение в разработке требований пользователей, поскольку он помогает определить и документировать конкретные потребности и ожидания, которые представители заказчика предъявляет к будущей системе.
Важность анкетирования
- Структурированный сбор данных. Анкеты позволяют собрать информацию от большого числа людей в организованном и унифицированном формате. Это обеспечивает сопоставимость ответов и упрощает последующий анализ данных.
- Широкий охват. Анкетирование дает возможность получить информацию от всех уровней представителей заказчика, включая руководство, пользователей системы на оперативном уровне, технических специалистов и других заинтересованных сторон.
- Экономия времени и ресурсов. По сравнению с личными интервью, анкетирование позволяет собрать большое количество информации за короткий промежуток времени и с меньшими затратами.
- Идентификация разнообразных требований. Анкеты могут выявить различные взгляды и требования, которые могут быть не очевидны при проведении групповых дискуссий, где доминируют наиболее громкие участники.
- Подготовка к дальнейшим этапам сбора требований. Результаты анкетирования можно использовать для подготовки более глубоких методов исследования, таких как интервью или рабочие сессии.
Как обеспечить полноту и непротиворечивость требований
- Повторное анкетирование. По мере разработки проекта можно провести дополнительные опросы для уточнения и проверки требований.
- Триангуляция данных. Используйте данные из разных источников (анкеты, интервью, рабочие сессии) для подтверждения и уточнения требований.
- Обратная связь. Предоставьте результаты анкетирования заинтересованным сторонам для проверки и подтверждения.
В целом, анкетирование — это ценный инструмент в процессе сбора требований, который помогает формировать полное и всестороннее понимание требований всех заинтересованных сторон к автоматизированной системе.
Что необходимо от команды заказчика?
Требования к команде заказчика в процессе интервью для автоматизации предприятия отражают важность их роли в успехе проекта. Вот более детальный анализ этих требований:
Активное участие в обсуждении и готовность делиться информацией
- Готовность к сотрудничеству. Представители заказчика должны быть готовы к открытому диалогу и обмену знаниями. Это включает в себя не только предоставление ответов на заданные вопросы, но и инициативу в предложении информации, которая может быть полезной.
- Подготовка материалов. Эффективное участие предполагает предварительное собрание всех релевантных документов и данных, таких как рабочие инструкции, отчеты о проблемах, данные о производительности и т.д.
- Открытость к изменениям. Представители заказчика должны быть готовы рассмотреть предложения по изменению существующих процессов и не бояться представить свои процессы в не самом лучшем свете.
Владение информацией о текущем состоянии и видении будущего
- Глубокие знания процессов. Представители заказчика должны иметь глубокие и актуальные знания о тех процессах, которые предполагается автоматизировать.
- Анализ текущих проблем. Они должны понимать текущие ограничения и проблемы, которые мешают процессам быть более эффективными.
- Видение будущего. Необходимо четко представлять, какие улучшения ожидаются от автоматизации и как она должна вписаться в стратегическое направление развития предприятия.
Компетентность в вопросах
- Понимание технических деталей. Хотя представителям заказчика не обязательно быть экспертами в области IT, важно иметь достаточный уровень понимания технических аспектов, чтобы обсуждать потенциальные решения и их влияние на бизнес.
- Конструктивная обратная связь. Они должны быть способны критически оценивать предлагаемые решения и давать конструктивную обратную связь, которая может быть использована для улучшения проекта.
- Принятие решений. Представители заказчика должны иметь полномочия (или прямую связь с теми, кто их имеет) для принятия решений или вноса предложений, которые будут считаться обязательными для реализации проекта.
Эти требования к представителям заказчика создают основу для эффективного взаимодействия и сотрудничества, которое необходимо для успешной автоматизации бизнес-процессов на предприятии.
Кто должен организовать процессы подготовки и проведения интервью
Организация работы по подготовке и проведению интервью с целью сбора требований к автоматизированной системе — задача, требующая внимательного подхода как со стороны руководства организации заказчика, так и со стороны руководителя проекта.
О том, как руководитель организации может подготовить организацию к проекту автоматизации, мы рассматривали в этой статье.
Здесь мы рассмотрим ключевые этапы и принципы, которым следует уделить особое внимание при организации этой работы.
Определение целей интервью
Перед началом подготовки к интервью необходимо четко определить его цели. Это может быть выявление требований к функционалу, нефункциональные требования к системе, определение бизнес-задач, которые должна решать система, и т.д.
Планирование
- Составление списка участников. Необходимо определить, кто будет участвовать в интервью со стороны заказчика — это могут быть будущие пользователи системы, IT-специалисты, руководители подразделений и другие ключевые сотрудники, чьи знания и опыт будут полезны.
- Составление плана-графика интервью. Разработка четкого плана проведения интервью поможет управлять временем сотрудников исполнителя и команды заказчика, а также убедиться, что все важные аспекты целевой системы будут обсуждены.
- Логистическая подготовка. Организация встреч включает выбор подходящего места, установление времени и даты, обеспечение необходимым оборудованием (например, проектор, доска, записывающие устройства).
Подготовка участников
- Информирование участников. Все участники должны быть заранее проинформированы о целях интервью, их ожидаемом вкладе и плане-графике проведения интервью.
- Распределение ролей. Четко определите, кто из команды исполнителя будет проводить интервью, как будет фиксироваться информация и кто отвечает за техническую часть.
- Предварительная подготовка материалов. Убедитесь, что у всех участников есть все необходимые материалы для эффективного проведения интервью, такие как отчеты о текущих процессах, схемы, анкеты и т.д.
Ознакомительная встреча с командой заказчика перед проведением интервью
- Вступление. Начните с представления команды исполнителя и краткого обзора целей проведения интервью.
- Управление процессом. Акцентируете внимание команды на необходимость следования плану проведения интервью, контролю времени и важность того, чтобы во время интервью дискуссия не уходила в сторону от темы.
- Фиксация информации. Расскажите команде как важно точно и полно излагать все что они знают в рамках своей компетенции, а также то, что исполнителем будет проводиться аудиозапись беседы, делаться письменные заметки, снимки экранных форм и т.д.
- Важность участия. Руководитель проекта должен показать своей команде, что их требования относительно будущей системы будут очень важны для успешного завершения проекта.
После интервью
Этот этап следует проводить в тесном взаимодействии с командой исполнителя.
- Обратная связь. Обменяйтесь своей оценкой процесса проведения интервью, это поможет проверить правильность понимания совместной работы и укрепит доверие между всеми сторонами.
- Обработка результатов. Проанализируйте полученную информацию, систематизируйте и преобразуйте ее в формат, который можно использовать для дальнейшей работы.
- Планирование следующих шагов. Определите дальнейшие действия, основанные на информации, полученной в ходе интервью, и распределите ответственность за их выполнение.
Оценка и корректировка
- Оценка процесса. Проанализируйте, насколько эффективно было организовано и проведено интервью, и что можно улучшить в следующий раз.
- Корректировка подходов. На основе обратной связи и оценки, совместно с командой исполнителя вносите изменения в процесс подготовки и проведения интервью для постоянного улучшения.
Подготовка и проведение интервью — это итеративный процесс, требующий активного участия и вовлеченности всех сторон. Руководитель проекта должен обеспечить четкую организацию, эффективное управление и последовательное следование установленным процедурам для достижения максимального результата.
Заключение
Комплексный подход к сбору и анализу информации, подкрепленный компетентностью и вовлеченностью команд заказчика и исполнителя, позволяет обеспечить то, что автоматизированная система будет не только технически совершенной, но и максимально отвечать специфическим потребностям бизнеса.
Также очевидно, что успех проекта автоматизации в значительной степени зависит от того, насколько качественно и продуманно подходит команда исполнителя к подготовке и проведению интервью. От их четкого понимания целей всего комплекса работ, начиная от планирования интервью, его проведению и обобщения полученной информации — каждый шаг требует внимания, профессионализма и глубокого понимания задач и потребностей заказчика.
Заключительной мыслью этой статьи направлена на подчеркивание того, что успешная автоматизация — это результат совместных усилий заказчика и исполнителя, начинающийся с первых шагов планирования и подготовки к интервью.
Если статья была полезна, ставьте палец вверх и подписывайтесь на канал. Свои вопросы и комментарии по теме пишите под статьей или отправляйте нам напрямую. Контакты для связи с нами:
Telegram
Проектный офис erp.lab@1cbit.ru
