Предприниматели часто не знают, прибылен ли их бизнес, потому что ориентируются на остаток денег счёте. Но ведь денежный остаток — это не прибыль. Даже если в банке лежит солидная сумма, бизнес может быть убыточным. Всё дело в методах признания доходов и расходов. Рассказываем про них в статье. Если хотите понимать реальное положение дел — разберитесь в этом.
Как обычно предприниматели считают доходы и расходы
Обычно считают кассовым методом, потому что он применяется на УСН, которую чаще всего использует малый бизнес. Поступили деньги на счёт — заноси доход в КУДиР и плати с него налог. И неважно, был ли это аванс или окончательный расчёт за уже поставленные товары или услуги.
Есть другой способ — метод начисления, когда доходы и расходы отражаются, только когда операция завершена. Малый бизнес таким способом пользуется редко, потому что часто применяет УСН. А между тем, такой метод хоть и сложнее, но даёт владельцу бизнеса более полную и достоверную картину.
Расскажем простыми словами, как это работает.
Как правильно считать прибыль по методу начисления
Прибыль — это положительная разница между доходами и расходами бизнеса. Но доходы и расходы — не то же самое, что денежные поступления и выплаты. Поэтому прибыль и денежный остаток не равны друг другу.
Понять и принять это сразу трудно. Поэтому для начала посмотрите на две формулы:
Доходы – Расходы = Прибыль (если с плюсом) или Убыток (если с минусом)
Денежные поступления – Денежные выплаты = Денежный остаток
И давайте разбираться, почему, например, аванс — это не доход, а возврат предоплаты — не расход.
Почему прибыль и денежный остаток не равны друг другу
Для правильного подсчёта доходов и расходов применяется метод начисления. Он не завязан на движение денег. В его основе — права и обязательства. Вот парочка примеров для лучшего понимания.
Чем доход отличается от поступлений
ИП продал товар с отсрочкой по оплате на два месяца. Он должен включить стоимость сделки в доходы. У него на это есть право, потому что ИП выполнил договорные условия — отгрузил товар. И неважно, что деньги от покупателя пока не пришли. В этой ситуации денег за тот товар на счете ещё нет, но доход — уже есть.
Другая ситуация с получением аванса. Когда ИП получает деньги вперёд, доход не появляется. По методу начисления его ещё нельзя фиксировать, потому что пока не передали товары покупателю или не оказали услуги заказчику. Аванс — это поступившие деньги и образовавшаяся кредиторка перед плательщиком, а не доход.
Чем выплаты отличаются от расходов
У ИП есть наёмный работник, а значит, обязательство платить ему зарплату. По методу начисления ИП должен включить в расходы месячный заработок сотрудника в последний рабочий день месяца. Например, 31 октября отнести в расходы зарплату за октябрь. Даже если он рассчитывается с работником каждую неделю или задерживает оплату на целый квартал. Движение денег для фиксации расхода не имеет значения.
Иной будет ситуация с возвратом предоплаты. Когда ИП возвращает аванс, у него становится меньше денег на счёте и исчезает кредиторская задолженность, потому что теперь он не должен что-то делать для клиента. Но аванс не был доходом, а, значит, возврат предоплаты — это не расход, а только денежная выплата, потому что обязательств ни перед кем нет.
Как доходы и расходы признаются по методу начисления
Из примеров выше становится понятно, что деньги могут прийти и уйти в один день, а доходы и расходы появиться в другой. В этом суть метода начисления:
- доход отражается не в момент получения денег, а когда ИП выполнил условия договора и поэтому вправе зафиксировать доход. Например, отгрузил продукцию или завершил работу для заказчика;
- расход отражается не в момент выплаты денег, а когда у ИП появляется обязанность по оплате. Например, пришёл конец месяца и нужно начислить зарплату сотрудникам, хотя выплата будет только в следующем месяце.
Иногда доходы и расходы по времени совпадают с денежными поступлениями и выплатами. Например, если ИП продаёт розничному покупателю товар в магазине, в момент оплаты появляются и деньги, и доход. Или если предприниматель платит проценты по займу в последний день месяца, то он в один день и потратит деньги, и покажет расход.
Есть доходы и расходы, которые не связаны с деньгами. Например, излишки товаров, которые обнаружили во время инвентаризации, — это доход, но никаких денег под него не придёт. Или амортизация основных средств — это расход, но платить за него не нужно.
Когда у прибыльного бизнеса нет денег
Вот примеры ситуаций, когда прибыльный ИП может оказаться без денег:
- заплатил крупный аванс поставщику оборудования;
- выдал контрагенту большой заём;
- предоставил покупателям большую отсрочку платежа.
- закупил много товаров, которые пока не продал;
- приобрёл много материалов, из которых ничего не изготовил.
Во всех этих случаях деньги уже ушли или ещё не пришли, поэтому их нет. При этом доходы и расходы ни в одной ситуации не затрагиваются, а значит, прибыль остаётся такой же, как и была.
Резонен вопрос: а что затрагивается? Ответ: дебиторка или запасы. К примеру, когда ИП выдаёт аванс или предоставляет отсрочку, вместо денег появляется дебиторская задолженность контрагента. А когда он закупает товары или материалы, деньги превращаются в запасы на складе. В итоге денег нет, а прибыль есть.
Почему прибыль нужно считать по доходам и расходам, а не по деньгам
Метод начисления кажется сложным, ведь предприниматели не ведут бухгалтерский учёт и на упрощёнке считают доходы и расходы более простым кассовым методом. Они привыкли к тому, что полученный аванс — это доход, а зарплата становится расходом только в день её выплаты. Тем более, что Налоговый кодекс от них требует того же.
Но если хочется знать реальное положение дел в бизнесе, то к учёту для налоговиков хорошо бы добавить управленческий учёт для себя. И в нём отражать доходы и расходы пусть и по заумному, но зато по правильному методу начисления. Это поможет корректно подсчитать прибыль по каждой сделке и за период в целом.
Например, ИП в октябре продал товар стоимостью 70 тыс. руб. за 100 тыс. руб. При этом разрешил покупателю оплатить в декабре. Признание доходов и расходов по методу начисления подскажет, что прибыль предпринимателя за октябрь составила 30 тыс. руб. (100 тыс. руб. - 70 тыс. руб.).
Если же учитывать доходы и расходы исходя из их оплаты, то выйдет так:
- расход октября, когда продали товары, — 70 тыс. руб. Оплаты нет, значит, дохода тоже. Октябрь завершаем с убытком в 70 тыс. руб.;
- доход декабря, когда пришла оплата, — 100 тыс. руб. Если других поступлений нет, тогда прибыль в декабре — 100 тыс. руб.
В итоге финансовый результат от сделки размазывается по разным месяцам. Это мешает объективно оценивать прибыльность продаж.
