Зачем нужен управленческий учёт и как начать его вести

Чтобы предотвратить кассовый разрыв, посчитать точку безубыточности и спланировать продуктовую линейку, пригодится управленческий учёт. Он не обязателен по закону, но без него бизнес рискует увязнуть в долгах и скатиться в убытки. Читайте в статье, почему стоит вести управленческий учёт и как начать это делать.

Что такое управленческий учёт и зачем он нужен

Управленческий учёт — это такой учет, который даёт владельцу бизнеса данные для принятия решений.

С помощью управленческого учёта руководитель может получить ответы на такие вопросы:

• сколько товаров продать, чтобы получить нужную прибыль;
• от каких продуктов отказаться и как перестроить ассортимент, чтобы увеличить прибыль;
• как предугадать очередной кассовый разрыв;
• давать ли отсрочку платежа покупателям;
• брать ли кредит и как скоро он окупится;
• почему прибыль есть, а денег нет и бизнес «по уши» в кредитах;
• почему не получили запланированную прибыль;
• как мотивировать сотрудников, чтобы при этом расходы не росли быстрее доходов;
• какие товары всегда должны быть на складе всегда, а какие привозить только под заказ;
• что выгоднее — держать свой автопарк или пользоваться услугами транспортной компании.

Чтобы узнать всё это, обычных бухгалтерских данных недостаточно. В бухучёте есть только фактические показатели и нет плановых, расходы не делятся на постоянные и переменные и не используется инструментарий финансового анализа.

Чем управленческий учёт отличается от бухгалтерского и налогового

Цель. Управленческий учёт ведут для себя, чтобы принимать тактические и стратегические решения не «фонарно-потолочным» способом, а на основе расчётов.

Например, вам нужно взять кредит для покупки товаров. Если всё заранее не просчитать, процент банку может «съесть» всю наценку и будущие продажи этих товаров окажутся убыточными. Перед походом к банкирам нужно посчитать плановую маржинальность по данным управленческого учёта и сравнить её со ставкой по кредиту. Если маржинальность окажется ниже ставки, от кредита лучше отказаться, иначе и новый долг появится, и прибыль станет меньше.

Бухучет и налоговый учёт прежде всего закрывают требования госорганов.

Нормативные документы. Для управленческого учёта нет законов и других нормативных документов. Могут быть только внутренние регламенты, которые компании или ИП разрабатывают под себя. Со стороны никто вам не будет диктовать, что и как учитывать для целей управления.

Бухгалтерский и налоговый учёт строго регламентированы законом о бухучёте, Налоговым кодексом и множеством других документов.

Обязательность ведения. Управленческий учёт необязателен. Если его не вести, то налоговые инспекторы не накажут. Но может наказать сама жизнь, если работать вслепую, не опираясь на цифры.

Бухгалтерский и налоговый учёт нужно вести обязательно.

Отчётность. Для управленческого учёта вы сами решаете, какие отчёты вам нужны, как часто их формировать и кому отправлять. Их можно готовить по всей компании в целом, или по отдельным направлениям и подразделениям.

Бухгалтерскую и налоговую отчетность нужно готовить и сдавать обязательно.

Исходные данные. В управленческом учёте, кроме фактических используются плановые, нормативные, прогнозные величины. Например, в бюджет доходов и расходов закладываются плановые выручка и себестоимость. А в бюджете движения денежных средств ожидаемые операции с валютой пересчитываются по прогнозному курсу.

Бухгалтерский и налоговый учёт в большинстве случаев основываются на фактических значениях.

Использование двойной записи. В управленческом учёте записи по дебету и кредиту обычно не делают. Хотя можно объединить управленческий и бухгалтерский учёт в одной программе, тогда двойная запись поможет собрать нужные для управленческого учёта цифры. Например, с помощью правильно настроенной аналитики поделить затраты на переменные и постоянные, а в доходах показать выручку по точкам продаж.

Открытость информации. Данные управленческого учёта в открытом доступе не размещаются. Они есть только у руководителя и некоторых менеджеров.

Бухгалтерская отчётность доступна всем интересующимся и её можно найти в интернете на специальных сайтах. Информация из налоговых деклараций считается налоговой тайной, поэтому закрыта.

Какие управленческие отчёты пригодятся бизнесу

Отчётов может быть множество, чаще всего используют эти три:

Платёжный календарь. Содержит плановые денежные поступления и платежи. Поможет:

• заранее увидеть возможный кассовый разрыв;
• понять, когда есть свободные деньги, и запланировать их размещение на короткий банковский депозит.

Фрагмент платёжного календаря в сервисе «Моё дело Финансы»

Отчёт по продажам. Показывает объём продаж в количестве и в рублях, маржинальность по товарным группам и отдельным товарам. Поможет:

• спланировать ассортиментную линейку;
• оценить эффективность работы по точкам продаж;
• оптимизировать складские запасы;
• отследить потерянных клиентов.

Фрагмент отчёта по продажам в сервисе «Моё дело Финансы»

Бюджет доходов и расходов. Содержит плановые показатели выручки, себестоимости продаж, прочих доходов и расходов, валовой и чистой прибыли и прочие бизнес-метрики. Поможет:

• отследить невыполнение плана по доходам и прибыли и разобраться в причинах;
• подсчитать, как повлияют на прибыль изменения закупочной или продажной цен, количества продаж, постоянных расходов;
• спланировать денежные притоки и оттоки, оценить будущую дебиторку и кредиторку.

Фрагмент бюджета доходов и расходов в сервисе «Моё дело Финансы»

Как начать вести управленческий учёт

На начальном этапе управленческие отчёты можно формировать в Excel, в интернете есть готовые шаблоны документов. Готовить такую отчётность можно не на постоянной основе, а лишь под текущие запросы. При этом траты будут минимальными, а на выходе вы получите обоснованные решения по развитию бизнеса, цена которых иногда измеряется миллионами рублей и возможностью продолжать своё дело. Минус в том, что придётся закопаться в рутине данных, вводить формулы и проверять корректность отражения цифр в ячейках.

Есть удобная альтернатива — сервис для управленческого учёта «Моё дело Финансы», где можно сформировать управленческие отчёты в нужном разрезе и посмотреть аналитику в виде удобных графиков.

По сравнению с множеством разрозненных «экселевских» табличек, куда нужно вручную вносить данные в сервисе есть много преимуществ:

1. Сервис автоматически подгружает операции по финансам и учёту из бухгалтерии «Моё дело», 1С, Excel.
2. Можно разделить разделить пользователей по ролям и ограничить доступ к информации. Так вы убережёте секретную информацию — её увидят только определённые лица.
3. Обобщает информацию о нескольких ваших компаниях в одном окне. Вы узнаете консолидированные значения доходов, расходов, денежных потоков по всему бизнесу. Взаимные расчёты между юрлицами исключаются, поэтому цифры будут достоверными.

Заполните заявку — и получите возможность бесплатно протестировать сервис в течение двух недель.