Продолжаем устанавливать требования, которыми обязан руководствоваться персонал организации. Ранее мы вели разговор про положения о подразделении – ЗДЕСЬ.
Сегодня – положения о виде деятельности.
Общие рассуждения на заданную тему
Положение о виде деятельности является локальным нормативным актом нашего гипотетического ООО «ООО», который определяет порядок осуществления определенного вида деятельности в организации. Такими видами деятельности могут быть, например: взаимодействие с ВП, проведение электронных торгов, снятие незавершенного производства и др.
Положения о виде деятельности входят в состав документации СМК ООО «ООО».
Положение о виде деятельности должно отвечать требованиям действующих документов по стандартизации, нормативных, организационно-распорядительных документов (в том числе ООО «ООО»), регламентирующие деятельность организации. При изменении этих документов необходимо вносить в положение соответствующие изменения или полностью перерабатывать.
Наименование положения должно отражать основное направление деятельности (функциональное направление), порядок осуществления оно (положение) регламентирует, со ссылкой на нормативный документ и (или) ДС (при наличии возможности).
Процедура управления положениями о виде деятельности состоит из следующих этапов:
- - разработка проекта Положения, в том числе идентификация (назначение идентификационного признака) и проверки на этапе разработки;
- - согласование;
- - утверждение;
- - регистрация;
- - распределение;
- - изготовление необходимого количества копий, их учет и рассылка;
- - актуализация;
- - отмена, изъятие из обращения и уничтожение.
Требования к построению и оформлению положений о виде деятельности
В положение о виде деятельности включают следующие элементы:
а) титульный лист;
б) общие положения;
в) нормативные ссылки;
г) обозначения и сокращения;
д) ответственность и контроль;
е) основные требования к осуществлению вида деятельности;
ж) учет, хранение и обращение;
з) внесение изменений;
и) распределение;
к) лист регистрации изменений.
Элементы перечислений б) – и) оформляются в виде разделов положения.
При необходимости, в Положение могут быть включены элемент «Содержание» и приложения. Их оформление должно соответствовать требованиям СТО по оформлению всех СТО организации.
Титульный лист положения о виде деятельности оформляется в соответствии с приложением QQQ, остальные листы - в соответствии с приложением WWW.
В разделе «Общие положения» указывают:
- - цель разработки Положения;
- - краткое описание вида деятельности, устанавливаемое Положением;
- - на кого распространяются устанавливаемые Положением требования;
- - перечень основных терминов и их определений.
В разделе «Нормативные ссылки» перечисляют организационно-правовые, директивные и нормативные документы (в том числе ДС), на которые имеются ссылки в данном Положении. Оформление раздела производится в соответствии с требованиями СТО по оформлению всех СТО, применительно к Положению.
В разделе «Ответственность и контроль» перечисляют лиц, на которых возложена ответственность за реализацию Положения и лиц, которым предоставлены полномочия по контролю реализации Положения.
Раздел, в котором устанавливают основные требования к осуществлению вида деятельности, именуют в соответствии с целью Положения.
При разработке данного раздела необходимо руководствоваться СТО по оформлению всех СТО применительно к положению о виде деятельности.
После изложения основных требований, в положение о виде деятельности включают элементы (в виде разделов):
- «Учет, хранение и обращение», в этом элементе указывают порядок учета, хранения и обращения Положения;
- «Внесение изменений», в этом элементе указывают порядок внесения изменений в Положение;
- «Распределение», в этом элементе перечисляют подразделения организации (должностные лица) и ВП, в которые (которым) распределяется Положение.
Элемент «Лист регистрации изменений» предназначен для учета и регистрации изменений, вносимых в Положение, ответственным за внесение изменений лицом – разработчиком документа. Оформление данного элемента производится в соответствии с приложением RRR.
Порядок разработки положений о виде деятельности
Разработку положений о виде деятельности производит работник организации по поручению руководителя организации.
Там, где уместно, допускается вместо положений о виде деятельности разработка инструкций о виде деятельности (например: инструкция по распределению калибров по инстанциям контроля и т.д.). Обозначение инструкции осуществляется аналогично положению с простановкой буквы «И» вместо «П». Остальные требования к инструкциям о виде деятельности – аналогичны требованиям для положений о виде деятельности.
Назначение идентификационного признака положениям о виде деятельности производится планово-экономическим отделом (ПЭО) путем присвоения инвентарного номера по журналу учета (приложение YYY).
Обозначение положений о виде деятельности производится следующим образом:
Проект положения о виде деятельности подлежит обязательному согласованию:
- - должностным лицом, если он является ответственным за реализацию Положения (если это лицо не является разработчиком Положения);
- - директором по качеству;
- - начальниками отдела кадров, ООТ, ПЭО, ЮО;
- - ВП, по его решению.
Проекты положений о виде деятельности направляются разработчиком на согласование во все согласующие инстанции. Согласующие подписи располагают на последнем листе документа, после подписи разработчика. Согласующую подпись начальника ВП располагают на титульном листе согласно СТО по оформлению всех СТО.
Согласующие подписи должностных лиц располагаются по уровням иерархии управления и их значимости в данном документе. Должностные лица, с которыми согласовывается документ, обязаны в трехдневный срок рассмотреть проект документа и направить разработчику. При отсутствии замечаний документ подписывается, а при наличии разногласий возвращается разработчику на доработку. Замечания и предложения оформляются на отдельном листе в рукописной форме, который прикладывается к проекту документа. Допускается замечания и предложения, исправления вносить непосредственно в проект документа.
Согласование проектов положений о виде деятельности проводятся в части:
- - соблюдения ДС, нормативных, распорядительных документов и действующего законодательства;
- - полноты и правильности установления основных требований;
- - полноты основных взаимосвязей в общем процессе управления организацией;
- - соответствия требованиям документации СМК;
- - содержания и оформления проекта Положения в целом.
Разработчик Положения, получив с замечаниями, исправлениями, предложениями проект от согласующей инстанции, при условии его согласия с замечаниями вносит их в проект документа и повторно направляет на согласование. При несогласии с замечаниями, разработчик путем личных контактов с согласующим лицом согласовывает документ путем подписи согласующего должностного лица.
Разногласия, возникающие при согласовании документа, разрешаются руководителем организации.
Разногласия, возникающие при согласовании документа ВП, разрешаются совместно руководителем организации и начальником ВП.
Утверждение положения о виде деятельности производится подписью руководителя организации на титульном листе документа.
Контрольный экземпляр Положения хранится в ПЭО. По мере необходимости положение о виде деятельности пересматривается и уточняется, решение о пересмотре принимается руководителем организации.
Основанием для внесения изменений в положение о виде деятельности является приказ руководителя организации, обусловленный изменением нормативной документации, совершенствованием структуры управления организации, переориентацией организации на освоение новых видов деятельности и касающиеся:
- - перераспределения отдельных функций в рамках действующей организационной структуры;
- - введения дополнительных функций или исключения имеющихся;
- - выявленных замечаний в процессе внешних и внутренних аудитов СМК;
- - требований ВП (если положение касается военной продукции);
- - инициативных предложений руководителей и исполнителей всех уровней, направленных на улучшения качества работы;
- - выявленных орфографических и иных ошибок в тексте.
Внесение изменений в Положение осуществляется путем его переработки.
Положение вводится в действие с даты его утверждения. Разработчик Положения в течение 10 календарных дней после введения Положения в действие обязан ознакомить персонал, упомянутый в Положении, с требованиями, изложенными в документе, под личную подпись в «Листе ознакомления». При необходимости, с Положением отдел кадров ООО «ООО» знакомит и персонал, вновь принимаемый на работу в организацию.
Размножение положений о виде деятельности производится по указанию руководителя организации. Как правило, копии Положения хранятся у соответствующих должностных лиц, контрольный экземпляр – в ПЭО. Копию Положения, согласованного ВП, разработчик Положения передаёт ВП.
Учет контрольных экземпляров производится ПЭО по журналу учета (приложение YYY).
Периодическая проверка положений о виде деятельности проводится во время проведения внутренних аудитов согласно СТО ….
При ликвидации функций, описываемых Положениями, они могут быть отменены без замены новыми. При этом документ считается отмененным с даты подписи соответствующего организационно - распорядительного документа.
Подлинники отмененных Положений должны храниться в ПЭО до истечения пяти лет с даты отмены.
Выданные ранее копии отмененных Положений уничтожаются установленным порядком.
Критериями оценки процедуры управления положениями о виде деятельности могут быть:
- - наличие Положения для каждого требуемого НД (ДС) вида деятельности;
- - наличие оформленной надлежащим образом документированной информации, предусмотренной стандартом.
Содержание стандартов организации, устанавливающих процедуру управления положениями о виде деятельности, можно посмотреть:
а) для СМК, сертифицированных на соответствие требованиям ГОСТ Р ИСО 9001–2015
- ЗДЕСЬ «СТО 8765RISO-137-2022 Управление документированной информацией. Положения о подразделении, должностные и рабочие инструкции, инструкции (положения) о виде деятельности»
б) для СМК, сертифицированных на соответствие требованиям ГОСТ Р ИСО 9001–015 и ГОСТ РВ 0015–002–2020
- ЗДЕСЬ «СТО 123456RW-137-2021 Управление документированной информацией. Положения о подразделениях, должностные и рабочие инструкции, инструкции (положения) о виде деятельности».
На канале "СМК-консультант" уже более 270 публикаций. Чтобы не запутаться, пользуйтесь перечнем опубликованных материалов (формат Word) - посмотреть или скачать ЗДЕСЬ.
25.10.2023
