За невыдачу формы СТД-Р работодателю грозит штраф до 70 тыс. рублей, а у работника без такой справки могут возникнуть проблемы при трудоустройстве. Рассказываем, что такое справка СТД-Р, какие сведения она содержит и как ее запросить работнику.
В 2020 году ввели новую форму отчетности о деятельности граждан, которые трудятся по трудовому договору. У работодателей появилась обязанность предоставлять справку по установленному образцу.
Форму СТД-Р ввели вместе с электронной книжкой. В этой форме указывают сведения о деятельности сотрудника в определенной организации: прием на работу, перевод на другую должность и увольнение.
Такая справка может заменить трудовую книжку в некоторых случаях. Однако важное отличие СТД-Р от трудовой в том, что в справке содержатся сведения только о текущем или последнем месте работы. При трудоустройстве на новое место сотрудник обязан предъявить форму СТД-Р.
Оформлять и предоставлять такой документ обязаны все организации, где сотрудники работают на основании трудового договора, в том числе по совместительству и удаленно.
Если работодатель принимает в компанию сотрудника с электронной трудовой книжкой, перед заключением договора последний обязан предоставить форму СТД-Р с последнего места работы.
Форма нужна для подтверждения данных о трудовой деятельности сотрудника с электронной трудовой книжкой. Соискателю этот документ может потребоваться при трудоустройстве.
Справку оформляют, если у работника электронная трудовая книжка. СТД-Р выдают при увольнении или по требованию работника.
Сроки выдачи документа:
- Если работник уходит в отпуск с последующим увольнением, то СТД-Р ему предоставляют за день до отпуска.
- После заявления сотрудника справку должны оформить в течение трех дней. По желанию работника ее могут выдать в бумажном или электронном виде.
По заявлению сотрудника справку могут выдать неограниченное количество раз. Работодатель может вносить данные в журнал учета.
Если у сотрудника есть только бумажная трудовая, СТД-Р выдают по усмотрению работодателя.
Сотрудник может получить документ по электронной почте, заказным письмом или лично.
Если сотрудник не забрал бумажную справку, ее высылают заказным письмом с отметкой о вручении. После отправки работодатель не несет ответственности за несвоевременную выдачу документа.
Чтобы получить справку, сотруднику нужно:
- написать заявление на имя работодателя;
- указать формат документа;
- передать заявление руководителю;
- получить справку в течение трех дней.
Заявление можно составить в свободной форме. Найти образец заявления на выдачу справки СТД-Р в бумажном виде можно здесь, а в электронном — здесь.
Справку СТД-Р можно получить не только у работодателя, но и в личном кабинете на сайте «Госуслуг». В этом случае работник получит выписку из электронной трудовой книжки. Такой документ называется СТД-СФР.
Справка содержит в себе сведения, которые фонд получает от работодателя. До 2023 года работодатель подавал сведения о работниках по форме СЗВ-ТД. Однако после объединения Пенсионного фонда России и Фонда социального страхования ввели новую форму отчетности. Теперь сведения о трудовой деятельности включают в состав Единой формы сведений (ЕФС-1) в раздел 1.
В отчете указывают все кадровые действия в отношении работника в отчетном периоде. В справке также указывают форму трудовой книжки сотрудника.
На «Госуслугах» все сведения о работнике формируются онлайн. Их можно скачать в формате pdf и распечатать или сохранить в электронном виде. Позднее их можно найти в разделе «История обращений».
Если у работника по каким-то причинам нет справки СТД-Р, после увольнения он может получить ее в личном кабинете на сайте СФР. Все данные, которые работодатель передавал в фонд, СФР хранит у себя и может предоставить при необходимости.
Справка о кадровых мероприятиях с работником называется СТД-СФР. В этой справке можно найти не только даты приема и увольнения с работы, но и заявления о переходе или отказе от перехода на цифровой способ учета.
На сайте Социального фонда в разделе «Электронная трудовая книжка» необходимо выбрать вкладку «Заказать справку (выписку) о трудовой деятельности» и нажать кнопку «Запросить».
Работодатель должен выбрать справку тем же способом, который выбрал сотрудник. Если последний не указал предпочтительный вариант, работодатель может выбрать бумажный или электронный формат справки для выдачи самостоятельно.
Бумажный СТД-Р руководитель должен заверить подписью и печатью организации.
Электронный вариант заверяют усиленной электронной подписью уполномоченного лица.
Справку можно выдать лично сотруднику на руки, направить ему заказным письмом с отметкой о вручении или по электронной почте.
СТД-Р выдают на бланке, утвержденном Приказом Министерства труда и социальной защиты от 20.01.2020 № 23н. В этом же документе прописаны правила заполнения формы.
Справку заполняют индивидуально для работника. В документе указывают сведения о его трудовой деятельности в период работы в конкретной компании. Эти сведения могут взять из трудовой книжки и форм СЗВ-ТД.
В первой части документа указывают:
- информацию о работнике — Ф. И. О., дату рождения, СНИЛС;
- информацию о работодателе — наименование, ИНН, КПП, номер в СФР;
- сведения о том, ведется ли трудовая книжка в электронном виде. В этом случае указывают данные заявления. Эти сведения вносит только тот работодатель, который получил соответствующее заявление от сотрудника.
В нижней части указывают все данные о трудовой деятельности работника в виде таблицы.
В графе № 3 можно указать только пять вариантов кадровых мероприятий:
- прием — прием на работу;
- перевод — перевод на другую службу;
- переименование — изменение данных страхователя;
- установление (присвоение) — установление или присвоение сотруднику новой профессии, специальности или квалификации;
- увольнение — увольнение с работы.
При возникновении ошибок или недостоверных данных информацию в СТД-Р нужно аннулировать.
Такая справка формируется на основании данных в ЕФС-1. Поэтому в первую очередь нужно исправить ошибку в ней и направить документ в СФР, а затем заново сформировать СТД-Р.
Если исправить только последнюю форму, могут возникнуть расхождения с данными Социального фонда и формой СТД-СФР.
Чтобы полностью аннулировать запись, в отношении кадрового мероприятия заполняются графы от 1 до 9, а в графе 10 ставят «Х».
Чтобы исправить запись, нужно отменить неправильную запись, поставив «Х» в графе 10, а затем внести в следующие строки верные данные.
Если работодатель не предоставит справку в установленные сроки, ему грозит административная ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ.
При первом нарушении должностному лицу грозит штраф от 1 тыс. до 5 тыс. рублей или предупреждение, ИП — штраф от 1 тыс. до 5 тыс. рублей, юрлицу — от 30 тыс. до 50 тыс. рублей.
При повторном нарушении должностному лицу грозит штраф от 10 тыс. до 20 тыс. рублей или дисквалификация на срок от года до трех лет, ИП — штраф от 10 тыс. до 20 тыс. рублей, а юрлицу — штраф от 50 тыс. до 70 тыс. рублей.
Если работник отказался от получения справки в последний день работы или не пришел в принципе, форму можно заверить подписью руководителя и печатью организации, а затем выслать заказным письмом с уведомлением о вручении. С момента направления письма работодатель не несет ответственности за просрочку о предоставлении данных.
Если последний день работы специалиста не совпадает с моментом увольнения, руководитель не несет ответственности за просрочку в выдаче СТД-Р. Такое возможно, если:
- сотрудника уволили за прогул;
- он осужден к наказанию и не может продолжать работать;
- уволили женщину, срок трудового договора которой продлили до окончания беременности или отпуска по беременности и родам.
В этом случае работодатель может направить справку по почте с уведомлением о вручении. При необходимости справку могут отдать в момент, когда работник придет на работу.
СТД-Р и СТД-СФР имеют отличия. Первая справка дает работнику данные о деятельности в конкретной организации. Во втором случае в справке указаны сведения о деятельности сотрудника во всех организациях, с которыми он заключал трудовой договор. По сути СТД-СФР полностью дублирует сведения электронной трудовой книжки.
- Форма СТД-Р содержит сведения о деятельности сотрудника в определенной организации и кадровых мероприятиях в отношении него: прием на работу, перевод на другую должность и увольнение.
- Оформлять и предоставлять такой документ обязаны все организации. Ее в обязательном порядке выдают сотрудникам с электронной трудовой книжкой при увольнении или по запросу работника. Если у сотрудника бумажная трудовая, СТД-Р работодатель выдает по своему усмотрению.
- Документ выдается в бумажном или электронном виде — зависит от запроса работника.
- Такой документ необходим при трудоустройстве соискателя на новое место работы.
- Форму СТД-Р можно запросить у работодателя, на сайте СФР или на «Госуслугах».
