Обратная связь – это способ коммуникации, при котором каждая сторона имеет возможность делиться мнениями, идеями, пожеланиями.
Как правило, говоря об обратной связи, мы в первую очередь думаем о фидбэке руководителя сотруднику. И это неудивительно, ведь помощь сотрудникам в переходе на новый карьерный уровень зависит от способности руководителя определить конкретные области, требующие улучшения, и вдохновить работников на развитие.
Однако важно помнить, что обратная связь – это дорога с двусторонним движением.
Фидбэк важен как для сотрудников, так и для руководителя. Приходилось ли вам слышать истории знакомых руководителей о том, как сотрудник внезапно ушёл из команды, а никто и не понимает, почему? Корень проблемы здесь в отсутствии обратной связи: не обсудили, не договорились, не изменили ситуацию к лучшему.
Польза предоставления фидбэка очевидна. В ходе диалога руководитель даёт конструктивные комментарии сотрудникам по их работе, а сотрудники, в свою очередь, делятся мыслями, идеями и предложениями по улучшению рабочих процессов и окружения.
Обратная связь – дельный, но непростой инструмент, которым следует пользоваться правильно. В противном случае коммуникация может оказаться бесполезной или же вовсе навредить. Как избежать? Следовать нескольким принципам.
Принципы правильной обратной связи
- Конструктивность. Предлагайте улучшения и рекомендации вместо простого указания на ошибки.
- Конкретность. Указывайте на конкретные действия, ситуации или результаты, чтобы сотрудник мог лучше понять, в чём его факап.
- Объективность. Откажитесь от субъективных суждений и базируйте свою обратную связь на фактах и наблюдениях.
- Внимательность. Во время диалога важно не только слушать, но и слышать. Задавайте сотруднику вопросы, чтобы лучше понять точку зрения, и старайтесь выражать поддержку.
- Регулярность. Обратная связь должна быть постоянным процессом, а не случайным событием. Установите систему регулярных встреч для обмена мнениями.
- Благодарность. Не забывайте выражать признательность за сделанную работу и прогресс, даже при предоставлении критики.
Как предоставить обратную связь правильно
1. Первому игроку подготовиться
Предлагая сотрудникам конструктивную критику, вы хотите показать, что тщательно продумали этот вопрос. Задайте себе следующие вопросы: «Какие проблемы я хочу затронуть? Как я хотел бы улучшить работу этого сотрудника?»
2. Один за всех, и все за одного
Приведите конкретные примеры, которые помогут продемонстрировать, как работа сотрудника влияет на способность команды решать конкретные бизнес-задачи.
Например, если сотрудник имеет привычку пропускать сроки, вы можете сказать: «Когда вы не успеваете выполнить свою часть проекта, это сказывается на всех, потому что нам всем приходится задерживаться, чтобы выполнить свои обязательства перед клиентом».
3. Не токсично, а тактично
Старайтесь быть добрыми, но откровенными. Не стоит быть слишком суровым, но и приукрашивать свои высказывания тоже нельзя.
Расплывчатые формулировки вроде «Вы каждый день приходите с небольшим опозданием» могут вызвать у сотрудника лишь пожатие плечами и вопрос «Ну и что?». Напротив, чёткие формулировки («Я обеспокоен тем, что ваши хронические опоздания начинают негативно сказываться на вашей работе и репутации») не оставляют у сотрудника сомнений в том, в чём заключается проблема и почему её необходимо быстро решить.
4. Большое видится не всегда на расстоянии
В эпоху удалённой и гибридной работы может возникнуть соблазн отправить письмо по электронной почте, если возникла проблема. Такой подход может привести к обратным результатам. Письменная критика может показаться излишне холодной и формальной, а ещё вы рискуете начать длительную переписку. Если нет возможности встретиться очно, организуйте видеосвязь один на один.
5. Критикуешь – предлагай
Не ограничивайтесь рассмотрением проблемы – предлагайте решения. Если вам необходимо провести дополнительное обучение сотрудника или оптимизировать несовершенную систему, сделайте всё возможное, чтобы помочь сотруднику быстро устранить проблему.
6. Нет указаний – нет наказаний
Сотрудник должен покинуть встречу с чётким представлением о том, в чём его недостатки и что он может сделать, чтобы вернуться на путь истинный и позитивный. Покажите, что вы в него верите!
Но здесь, пожалуй, есть исключение. Если работник не предпринял никаких усилий, чтобы отреагировать на предыдущую критику, то вам, возможно, придётся принять более формальные меры.
7. Для хорошего обеда нужна приятная беседа
Двустороннее движение, помните? Предоставляя обратную связь сотрудникам, будьте готовы услышать их точку зрения. Возможно, вы узнаете о вполне обоснованных обстоятельствах, затрудняющих достижение сотрудником наилучших результатов.
Всегда подходите к разговору как член команды, а не как начальник или руководитель.
8. Включаем режим наблюдения и ожидания
Запланируйте последующую встречу, но не забудьте дать сотруднику разумное количество времени, чтобы он смог внести заметные изменения в свою работу.
Как получить обратную связь от сотрудников
Как уже говорилось в начале статьи, обратная связь необходима в коллективе каждому, независимо от занимаемой должности. Всем нам хочется услышать, какие мы молодцы, или рекомендации, как ими стать.
Руководителю тоже важно услышать фидбэк о своей работе, рабочей атмосфере и процессах, чтобы своевременно внести изменения для повышения эффективности работы своего отдела. Но вряд ли сотрудник решится сам оставить отзыв о работе руководителя. Попросите об обратной связи во время личных встреч или командных совещаний.
«Как вы знаете, я всегда ищу пути совершенствования как менеджер. Не могли бы вы дать мне обратную связь о том, что мне удаётся делать хорошо как руководителю? А может быть, мне следует делать больше?»
Главное – сделайте изменения, которые последовали за обратной связью, видимыми, чтобы сотрудники знали, что их мнение ценно.
Так, а как же обратную связь принимать?
Нередкий случай, когда даже самый деликатный комментарий о работе демотивирует сотрудника. Кто-то может решить, что он плохой человек, раз его критикуют, кто-то подумает, что вы цепляетесь к мелочам.
Поэтому так важно уметь не только давать обратную связь, но и принимать её. Вот несколько советов, как не скатиться в яму самобичевания, если вам устроили прожарку:
1. Отделять личность от должности как желток от белка для безе
Обратная связь о работе не характеризует вашу личность. Существуют факторы, которые действительно влияют на то, как вы справляетесь с задачами: время на выполнение, имеющиеся опыт и навыки. Вы не плохой человек, если у вас что-то не получается. Особенно с первого раза.
2. Фильтровать, что важно, а что нет
Не все комментарии к работе могут быть действительно полезными. Принимая обратную связь, важно критически её оценивать, ведь она может быть лишь мнением конкретного человека, но не иметь значения для работы.
3. Вам одно слово, а вы им десять
Вопросы помогают лучше понять, что именно необходимо изменить в работе. Иногда отзыв может быть довольно расплывчатым, поэтому важно просить о конкретике, чтобы учесть замечания в будущем.
- Твоя презентация недостаточно понятна для аудитории. Нужно поработать над структурой.
- Что конкретно нужно изменить в структуре? Может быть, добавить примеры?
Поверить в силу диалога может каждый, а вы начните действовать! Сделайте обратную связь рутинной нормой коллектива и наслаждайтесь слаженностью рабочих процессов.
