Для ввода и хранения персональных данных (ПДн) в информационных системах персональных данных (ИСПДн), выводов результатов обработки ПДн в ИСПДн используются машинные носители ПДн.
Учету подлежат:
- съемные машинные носители информации (флэш-накопители, внешние накопители на жестких дисках и иные устройства);
- портативные вычислительные устройства, имеющие встроенные носители информации (ноутбуки, нетбуки, планшеты, сотовые телефоны, цифровые камеры, звукозаписывающие устройства и иные аналогичные по функциональности устройства);
- машинные носители информации, встроенные в корпус средств вычислительной техники (накопители на жестких дисках).
Учет машинных носителей ПДн включает присвоение регистрационных (учетных) номеров носителям. В качестве регистрационных номеров могут использоваться идентификационные (серийные) номера машинных носителей, присвоенных производителями этих машинных носителей информации, номера инвентарного учета, в том числе инвентарные номера технических средств, имеющих встроенные носители информации, и иные номера.
Машинные носители ПДн учитываются в журнале учета машинных носителей персональных данных до записи (нанесения) на них персональных данных.
При необходимости на данные машинные носители ПДн могут заводиться карточки учета выдачи.
Поступившие от других операторов машинные носители ПДн учитываются в журналах учета входящих документов с последующим переносом учета самих машинных носителей ПДн в журнал учета машинных носителей персональных данных с проставлением на них новых реквизитов. Временно поступившие носители учету в журнале учета машинных носителей персональных данных не подлежат.
Перед учетом все машинные носители ПДн должны быть проверены на техническую исправность. Использование технически неисправных машинных носителей ПДн не допускается.
Машинные носители ПДн перед выдачей их пользователям маркируются проставлением штампа и заполнением его следующих реквизитов: оператор, учетный номер, номер экземпляра и дата постановки на учет. При необходимости штамп может быть дополнен и другими реквизитами. Нанесенные данные заверяются подписью лица, производившего учет.
При невозможности проставления штампа допускается нанесение учетных данных заметным красителем на самом носителе или закрепление специального ярлыка, содержащего реквизиты штампа.
Маркировка оптических дисков осуществляется нанесением реквизитов штампа на нерабочую поверхность диска заметным красителем (маркером).