Даже у самого профессионального и опытного организатора, который провел сотни больших и малых ивентов и может одной левой решить практически все проблемы, бывают ситуации, которые от него никак не зависят. Потому что мы живем в реальном мире, в котором могут подвести все — подрядчики, техника, собственная память. В таких ситуациях главное не растеряться, не впасть в состояние паники и не потерять контроль над ситуацией. Что же может случиться?
1. Отключили электричество
Стоит заранее узнать, есть ли у площадки, на которой вы проводите мероприятие, резервный генератор, который позволит вам хотя бы вернуть свет в залы. Также обязательно нужно уточнить у площадки, будет ли во время проведения вашего мероприятия дежурный технический специалист на площадке, и если нет, то кто отвечает за быстрое реагирование на подобные ситуации. Если срок возвращения света адекватный — сидеть и ждать. Предложить гостям воду и перекусить.
2. Не работает ноут/кликер/проектор
Если вы арендуете оборудование у площадки, то нужно уточнить и обсудить, когда было ТО оборудования, проверить как оно работает, увидеть своими глазами, что яркость проектора достаточная, ноутбук не тормозит, а видео в состоянии воспроизвестись.
Как будет решаться проблема, если что-то сломается? Обязательно обзаведитесь контактами специалистов, которые помогут вам решить технические трудности на площадке. Также стоит иметь под рукой телефоны компаний (внимание — желательно работающих 24/7, такие есть в крупных городах точно), которые готовы в ограниченные сроки привезти вам в аренду оборудование. Да, там может быть заоблачный коэффициент, но в такой ситуации важнее сохранить репутацию, чем сэкономить.
3. Не готова площадка
Когда вы договариваетесь с владельцем площадки, вы оговариваете, в какое время и в каком виде вы получите в свое пользование все нужные вам помещения. Если вы пришли, и вам передают в пользование не то, о чем вы договаривались, то вариантов немного. Или вы отказываетесь и уходите — но тогда вы срываете event. Или же вы оперативно решаете с площадкой, кто это все сейчас же уберет и приведет в порядок. Тут вам в помощь договор, который мы настоятельно рекомендуем всегда и со всеми заключать и в котором все должно быть прописано.
4. Подвела погода на мероприятии под открытым небом
То, с чем мало что можно сделать, если только вы не событие федерального значения, ради которого разгонят тучи над городом. Заранее предупреждайте всех, кто будет делать застройку, чтобы брали с собой побольше скотча и крепежей для фиксации зон при сильном ветре, чтобы продумывали шатры и тенты на случай дождя. Уделяйте особое внимание электричеству и безопасности. Сделайте такое мероприятие, с таким содержанием и оформлением, которое никто не захочет пропустить, даже если будет град и ураган. Но принципиально повлиять на стихию вы не сможете, примите этот факт.
5. Не приехал кто-то из подрядчиков или артистов
Например, вы не можете дозвониться до тех, кто везет вам кейтеринг на обеденный перерыв. Такое бывает крайне редко — потому, что каждый, с кем вы работаете, как правило, не в первый раз реализует заказ и дорожит своей профессиональной репутацией.
Нужно всегда закладывать в тайминг временной запас на пробки (рассчитывается он исходя из знания точки А, точки Б и понимания трафика в это время суток на маршруте между точками). В вашем телефоне всегда должны быть контакты запасных игроков любой сферы рынка, которым можно позвонить и заказать срочный кейтеринг или срочно привезти вам проектор с экраном. Да, это будет дороже и, вероятно, тайминг собьется, но если подвижки в расписании не будут критичны, то это обязательно надо сделать, чтобы сохранить репутацию.
Подытожим:
- Форс-мажором не является пускание на самотек процессов подготовки мероприятия, поиска и проверки подрядчиков, неправильное планирование и делегирование. Да, это все может привести к форс-мажорам — но изначально их зачастую можно легко избежать.
- Никогда не надо обещать то, что вы не можете гарантировать — починить, восстановить, исправить. Не давайте обещаний, которые не сможете сдержать по объективным причинам, не давайте напрасных надежд. Доверие к вам будет просто подорвано.
- Имейте под рукой телефоны поставщиков всего, что может вам пригодится, которые готовы работать в сжатые сроки. Естественно, с ними нужно предварительно связываться, чтобы уточнить, что нужное вам есть у них в наличии, они готовы его сами доставить в 3 часа ночи в дальний пригород и получить оплату наличными, а не по договору и счету с предварительным согласованием с юристами.
- Зачастую помогает банальный предварительный тест оборудования, качества интернет-соединения и прочих важных моментов, а не вера в то, что «как-нибудь оно само» и «в прошлый раз нормально было».
- Ведите черный список подрядчиков и спикеров.
- Всегда важно иметь запасные батарейки. Это очень важный пункт. Батарейки АА и ААА, по 2-3 упаковки каждых. И скотч. Это самые важные элементы, которые составляют основу «чемоданчика организатора».
_________________________
Event-Театр - театр о Вас и Вашем событии!
Рассказывайте свои задумки, и мы сделаем для вас уникальное событие
WhatsApp и Telegram +7 (906) 2 7777 22
Или заполните мини-бриф
Сайт: www.eventteatr.ru
