Есть такая классическая техника планирования — “матрица Эйзенхауэра”. Она распределяет задачи на четыре группы по срочности и важности:
- Важные Срочные — это авралы и подгорающие дедлайны, они выполняются в первую очередь.
- Важные Несрочные — по идее, главные твои приоритеты. Сюда относится работа над длительными проектами и движение к целям. Избавляемся от всех других дел, чтобы сконцентрироваться на этой группе.
- Неважные Срочные — дела, требующие внимания прямо сейчас, но не приоритетные или то, что можно передать кому-нибудь другому. Основное правило тут: если можно делегировать — делегируй!
- Неважные Несрочные — вообще мусорная категория, это пожиратели времени. Если они появляются в твоей в матрице — что-то явно не в порядке.
Проблема с этой техникой в том, что фокус смещается на срочность, и большая часть задач неизбежно оказывается в первой категории. Мы попадаем в ловушку срочности: чем ближе дедлайн, тем более приоритетной кажется задача. В результате ежедневно разгребаем срочное, а до действительно важных дел руки доходят разве что чудом.
Расстановку приоритетов мы обсуждали буквально позавчера, а сегодня посмотрим, как обращаться со срочным, чтобы эти задачи не перетягивали на себя одеяло.
Для этого добавим ещё одну категорию: неотложное. Это вот чуть ли не скорую надо вызывать, если не сделаешь. То есть ситуация “пожар, бросаем всё и бежим тушить сиюминутно”. Такое, конечно, перемещается на первую строчку в списке дел и выталкивает всё остальное из квадрата срочно-важного в матрице Эйзенхауэра.
Смысл этой дополнительной категории в том, что безотлагательных задач на самом деле мало. Это, скорее, форс-мажоры. Зато всё остальное при таком подходе перестаёт давить срочностью, снимается ощущение ложной важности. Планирование становится более упорядоченным: ты можешь подыскать подходящее время и место, чтобы с этим разобраться. А избавившись от стремления запихнуть всё в один день, можно спокойно сосредоточиться на чём-то одном, без суеты.
Когда всё видится важным, невозможно выделить главное, а значит невозможно правильно распределить своё время и энергию. Простой вопрос “это срочно или неотложно” помогает избавиться от ощущения перегруженности и заставляет более тщательно расставлять приоритеты. С этим и эффективность растёт, и эмоциональное состояние улучшается. Да и вообще оказывается, что половина дел спокойно доживёт до следующей недели. Даже “надо было сделать ещё вчера” может подождать день-два, всё равно крайние сроки упущены ;)
А как у тебя со срочными задачами? Паникуешь или успеваешь спокойно разобраться?