Как вернуть сотрудников в офис. 11 эффективных методов

В этой статье я изложу по пунктам основные приемы и действия, которые помогут вашей компании вернуть сотрудников в офисы после массового вынужденного ухода на «удаленку» во время пандемии. Сразу оговорюсь, что не каждая компания должна ставить себе такую цель. Многие корпорации и небольшие фирмы наоборот путем применения гибридного или удаленного форматов работы повысили производительность труда, сократили затраты на содержание офисных площадей, сумели привлечь необходимые таланты из других регионов и стран. Дни, когда сотрудников соблазняли одним только бесплатным питанием, услугами прачечной и занятиями йогой проходят, хоть это и является сильнейшим стимулом, о чем я тоже упомяну ниже. Некоторые компании уже прибегают к угрозам. Это вынуждает некоторых работников решать, готовы ли они отказаться от гибкости, или придется им встать на путь поиска новой работы. Например, компания Zoom, чей инструмент видеоконференцсвязи помог обеспечить быстрый переход к удаленной работе во время пандемии, недавно попросила сотрудников, которые живут в радиусе 50 миль от офиса Zoom, начать приходить в офис по крайней мере два раза в неделю. Материнская компания Facebook Meta недавно пересмотрела свою политику возвращения в офис, предупредив сотрудников, что им может грозить увольнение, если они не будут приходить по крайней мере три дня в неделю. Проблема «полной удаленки» признается все большим количеством руководителей. Они заявляют о снижении производительности и меньшем количестве возможностей для спонтанного сотрудничества, наставничества и установления связей. Так об эффективности работы из офиса хотя бы в некоторые дни говорит представитель Amazon Роб Муньос: «С тех пор, как мы работаем вместе не менее трех дней в неделю, возникает больше энергии, сотрудничества и связей». Я разделяю точку зрения этих авторитетных экспертов. Действительно, работа из офиса в некоторые дни повышает уровень сотрудничества, помогает быстрее и легче решить вопросы, достичь консенсуса, стимулирует появление новых идей и воплощение их в жизнь. Я не сторонник работы 100% времени из офиса (если это позволяет специфика деятельности), так как это становится определенным бременем для людей в современной реальности. Поэтому оптимальной работой я считаю гибридный формат, когда от 20 до 80% рабочего времени сотрудники должны работать из офиса. И чтобы добиться этих показателей я предлагаю вам включить в свою стратегию следующие мероприятия: 1. Четко разработанный план. Не стоит наивно полагать, что хаотичное применение разных способов позволит достигнуть поставленных целей. Для начала вам нужно понять потребности сотрудников и сделать качественную карту мероприятий. 2. Новые внутренние политики и стандарты. Большинство людей боятся того, что им придется проводить в офисе целый рабочий день пять дней в неделю, и что они лишатся той гибкости, которую имеют сейчас. Определите то минимальное количество дней в неделю, которое вы считаете достаточным, в которые сотрудники должны работать из офиса. Зафиксируйте это в новых внутренних политиках. Это может быть не полная рабочая неделя, а 3 или 4 дня в неделю, или определённые недели или месяцы в году. Именно в течение этого времени сотрудники будут иметь возможность взаимодействовать лично, что является целью возвращения трудящихся в офис. Например, компания J.M. Smucker заставляет сотрудников находиться в ее штаб-квартире в Огайо в течение только 22 «основных» недель. При этом очень важно, чтобы эти дни были синхронизированы для участников рабочих команд и подразделений, чтобы люди действительно могли решать в очном формате свои вопросы, а не просто рассинхронно ходили в некоторые дни в офисы. Представитель Zoom Даниэль Стиклер заявила, что структурированный гибридный подход наиболее эффективен для компании, добавив, что это дает Zoom «лучшее положение для использования наших собственных технологий». Политика Meta в отношении возвращения в офис требует от команд уделять приоритетное внимание совместному времяпрепровождению, чтобы способствовать тесному сотрудничеству и динамичной культуре, сказал пресс-секретарь Дейв Арнольд. 3. Настройте прозрачный диалог с сотрудниками. Многие сотрудники не решаются возвращаться в офис, потому что боятся, не хотят, чувствуют, что их не слышат. Поэтому обязательно общайтесь с персоналом, спрашивайте их об их проблемах и сложностях, давайте им обратную связь и постарайтесь заставить их перестать думать о работе из офиса, как о чем-то страшном и противном. Подумайте о том, чтобы запланировать встречи (общекорпоративные и индивидуальные) с сотрудниками, чтобы они чувствовали себя услышанными и поддержанными. Выслушайте их опасения по поводу возвращения в офис и ответьте на них соответствующим образом. Кроме того, вам важно во время этих диалогов четко изложить свои доводы в пользу возвращения в офис. Информируйте своих сотрудников обо всех изменениях, чтобы они знали, чего они стоят и чего ожидать. 4. Самый неполярный среди сотрудников, но очень действенный способ – запрет на удаленную (а в некоторых случаях даже и на гибридную) работу. В этом случае работа из дома на постоянной основе становится недопустима, то есть отсутствие в рабочий день в офисе фактически будет считаться прогулом (за исключение случаев персональной договоренности с руководителями или представителями HR) со всеми вытекающими последствиями. К плюсам такого метода относится быстрота, эффективность, отсутствие дополнительных затрат. Среди минусов можно отметить ускоренное выгорание людей, рост текучести кадров. Если перестараться и не предусмотреть хотя бы гибридный формат (о чем писал выше), то последствием таких авторитарных мер может стать снижение бренда работодателя и рост напряжения в коллективе. Этот метод уже применяется повсюду, начиная с крупных консервативных компаний и государственных учреждений, завершая даже прогрессивными ИТ-компаниями. Например, Илон Маск предупредил, что сотрудники Tesla и SpaceX потеряют работу, если не вернутся в офис минимум на 40 часов в неделю. 5. Материальная мотивация. Способ опять относится к консервативным и, по моему мнению, очень спорным. Он заключается в том, что вы увеличиваете зарплату сотрудникам, которые ходят в офис. Это можно делать в форме ежемесячных или квартальных премий, которые выплачиваются только тем, кто работает из офиса, например: 1, 2, 5…10% в месяц от оклада. Либо пойти еще дальше и повышать зараплату пропорционально количеству дней, которые сотрудники работали из офиса: как вариант, за каждый день работы из офиса доплачивается 0,2% от оклада. Способ гарантированно рабочий, но имеет большое количество подводных камней. Первый самый очевидный минус такого способа – рост затрат компании на фонд заработной платы и премии. Если же вы будете перераспределять, например, премиальный фонд «удаленщиков» на эти цели, то получите вместо армии высокомотивированных сотрудников, толпу негативных людей, которые быстро начнут искать работу. Готовы ли вы к этому, ведь они будут заражать своим настроением и тех, кто ходит иногда в офис? Опять же, данная политика может негативно повилять на бренд работодателя. Также возможно, что затраты на подбор новых кадров еще больше утяжелит ваш бюджет. 6. Материальная «мягкая» мотивация. Это является одним из моих любимых методов. Например, если у вас есть компенсация питания (или сумма денег на покупки в магазинах вашего БЦ), то нужно ее начислять ежедневно с возможностью израсходовать только в вашем бизнес-центре (ну или напротив). Если сотрудник не пришел в офис в какой-то день, то лишился этого бонуса. Либо, например, вы заключаете договор со спортзалом (если у вас нет собственного в вашем офисе), и право посещения имеют только те сотрудники в этом месяц, которые в прошлом посещали офис 60%, или 70% дней в месяц (здесь уже как вы определите сами). К этому способу я также отношу оплату такси от дома до работы и назад Возможны еще и другие дополнительные «плюшки», которые лучше вам самим определить в зависимости от финансовых возможностей компании и профиля ваших сотрудников. Так как, например, в одних компаниях такси может быть крайне дорогим способом мотивации посещать офис, и одновременно бесполезным, так как нет огромного запроса со стороны сотрудников, а в другой компании это заставит 60-70-80% вернуться на свои рабочие места. Одним словом, вам надо сесть и понять, что для ваших сотрудников желанно, и в то же время эффективно для компании. Недостаток такого способа – возможный рост затрат, если вы их вводите впервые. С другой стороны, если они уже работали такие методы дополнительной компенсации труда, и вы лишаете каких-то бонусов удаленщиков, то вы хоть и экономите деньги, но получаете негативных немотивированных сотрудников, как и в описанном выше методе. Его плюсами являются рост удовлетворенности сотрудников, рост бренда работодателя. Уверен, что если вы впервые добавите страдникам бесплатные спорт и питание, то точно будет улучшаться вовлеченность персонала. 7. Дополнительные развлекательные мероприятия. Многие компании и так проводят дополнительные вовлекающие мероприятия у себя в офисах, даже не ставя перед собой целей завлечь сотрудников обратно в офис. Они проводились как до пандемии, так и проводятся сейчас. Однако важно, чтобы именно сейчас вы акцентировали на них внимание, подчеркивали, что они проводятся именно в офисе, что удобно их посещать, работая из офиса. К таким мероприятиям могут относиться лекции с приглашенными спикерами на самые различные темы, в том числе, не относящиеся к работе, музыкальные мастер-классы в течение рабочего дня, кинопоказы, «пивные пятницы». Покажите, что вы заботитесь о своих сотрудниках и цените их, приглашая их всей командой пообедать, устраивая вечеринки по случаю дня рождения в офисе, покупая бублики и фрукты или предпринимая другие подобные действия. 8. Дополнительные дни отпуска. Хороший метод, не сильно затратный для компании. Механика следующая: те, кто работают постоянно из офиса, получают дополнительных 10-15 дней к основному отпуску. Кто на гибриде, - например, 5-10, а кто полностью удаленно – только основной отпуск. Если честно, я сам не нахожу значительных недостатков этого способа. Конечно, отпуск – это тоже затраты для компании, но можно предположить, что люди, которые хорошо отдохнули и пришли в офис, полные сил, наверстают и покажут повышенную производительность. Минусом здесь будет все та же возможная негативная реакция сотрудников, работающих на полной «удаленке», но в отличие от «материальный мотивации» здесь она будет значительно меньше. 9. Осознанные программы, позволяющие сотрудникам в течение определенного количества дней в году работать из любого удобного им места. Например, это может быть 15 или 30 дней в год. По сути, это тот же гибридный формат работы с тем лишь отличием, что в идеале, как я писал выше, вам нужно прописать в политиках все ограничения касательно работы в гибридном формате работы. Часто это бывает работа в определенном радиусе от офиса, либо только в пределах страны работодателя и так далее. Этот шаг предполагает официальное послабление. Для тех же, кто хочет вернуть сотрудников на 100% в офис, этот метод будет очень действенным и по сути официально разрешает удаленку на определенное время в году. Значительных минусов здесь не зафиксировано, за исключением его эффективности. 10. Использование чувства социальной ответственности сотрудников. Проводите социальные мероприятия, которые будут подчеркивать важность и необходимость присутствия сотрудников в офисе. Таким путем пошла компания Salesforce, которая привлекает сотрудников обратно в офис, жертвуя 10 долларов местным благотворительным организациям каждый день, когда они приходят. Этот способ идентичен «материальной мотивации», только средства вы выплачиваете не сотрудникам, а в благотворительных целях. 11. Улучшение рабочей среды. Этот способ я оставил на последок, но считаю его одним из самых основных! Прежде чем просить своих сотрудников вернуться, взгляните на свой офис. Предоставляет ли он среду, в которую ваши сотрудники захотят вернуться? Способствует ли это продвижению преимуществ, которые вы обещаете? Если у вас офис, в котором не было ремонта лет 15-20, то не стоит даже надеяться, что сотрудники по доброй воле решат вернуться в офис. Сейчас на рынке труда идет огромная конкуренция между компаниями в части условий рабочей среды. Если у вас плохой офис, то начинать стоит именно с обновления рабочей среды! Если же вы имеете современный офис, получивший сертификат WELL, с огромным количеством различных инфраструктурных зон, мест для общения и прочих функциональных пространств, то вам нужно сделать больший упор на обучение людей, как получить максимальную пользу от правильного использования офиса. Не будем здесь сильно углубляться, но вот вам ключевые направления для уличения офисных пространств: • Обеспечение сотрудников новыми эргономичными стульями; • Озеленение офиса; • Внедрение изолированных мест для конфернц-коллов; • Создание зон для коллективной работы; • Создание зон переключения; • Обновление интерьера и так далее. Последнее. Примите тот факт, что гибкие форматы могут остаться с нами в большинстве компаний навсегда. Мы должны смотреть фактам в лицо. Многие сотрудники просто не вернуться в офис на полный рабочий день. Возможно, нам нужно изменить наше отношение к работе и навсегда перейти на более гибридный подход, например, предоставить людям свободу выбора, где они хотят работать, или назначать только определенные дни или время для пребывания в офисе. Поэтому, разрабатывая вашу стратегию, вы это должны учитывать, иначе вы можете совершить тотальную ошибку, сильно ухудшив климат в коллективе и в конечном итоге привести ваших сотрудников к полной демотивации.